Zo organiseer je een liedjesavond zonder technische verrassingen

Begin met het programma en de beschikbare ruimte, niet met de boodschappen. Leg vast hoeveel optredens en samenzangmomenten je plant, wie begeleidt en hoe laat de avond eindigt. Regel daarna de locatie, artiesten en uitnodigingen, zodat je op tijd weet hoeveel mensen komen. In de laatste weken controleer je liedteksten, muziekbestanden, slides en techniek. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onduidelijke tekst of te krap tijdschema de avond stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
3
Reservering van de locatie maken
4
Artiesten en begeleiders benaderen
2 personen
5
Optredens en liedjes verzamelen
2 personen
6
Liedjesavond aankondigen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Optredens in tijdschema zetten
2 personen
13
Liedteksten controleren
2 personen
14
Liedteksten printen
2 personen
15
Muziekbestanden verzamelen
16
Presentatieslides voorbereiden
2 personen
17
Techniek thuis testen
2 personen
18
Artiesteninformatie versturen
19
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
23
Koelproducten gekoeld bewaren
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Programma en bordjes printen
26
Apparatuur klaarzetten
2 personen

Event

27
Zaal openen
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen in theateropstelling zetten
3 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
31
Buffettafels inrichten
3 personen
32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes op schalen leggen
3 personen
35
Liedteksten op stoelen leggen
3 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
38
Microfoons aansluiten
2 personen
39
Projector en scherm opstellen
2 personen
40
Muziek en slides testen
2 personen
41
Optredende gasten ontvangen
2 personen
42
Soundcheck uitvoeren
3 personen
43
Artiestenbriefing geven
2 personen
44
Entree en garderobe openen
2 personen
45
Gasten ontvangen
3 personen
46
Programma toelichten
47
Openingslied begeleiden
3 personen
48
Eerste optredens begeleiden
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Pauze aankondigen
52
Buffet aanvullen
2 personen
53
Tweede optredens begeleiden
3 personen
54
Publiek laten meezingen
2 personen
55
Slotlied uitvoeren
3 personen
56
Bedankwoord uitspreken
57
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

58
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
59
Servies en glazen verzamelen
3 personen
60
Etensresten veilig verpakken
2 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
63
Projector en scherm opruimen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
70
Voorraad en schade controleren
2 personen
71
Overgebleven eten verdelen
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen afhandelen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Krukkenaantal 6
Garderoberek
Kledinghangersaantal 70
Buffettafelsaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Theelepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Microfoonkabelsaantal 3
Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 6
Keyboard
Keyboardstandaard
Muziekstandaardsaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4
Lampstandaardsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3
Ballonnenaantal 40
Papieren slingersaantal 6
Plakgumaantal 4
Afzetlintaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Broodmandenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3

Kantoor

Registratieformulierenaantal 80
Pennensetsaantal 10
Naamstickersaantal 80
Klembordenaantal 4
Notitieblokkenaantal 4
Printer
Printpapieraantal 2
Lamineerhoezenaantal 20
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Stiftenaantal 12
Kassa of geldkist
Liedboekjesaantal 80

Catering

Boodschappen

Tips

Plan optredens in blokken van ongeveer 20 tot 30 minuten en zet pauzes vooraf in het tijdschema. Houd per optreden enkele minuten over voor wisselen van microfoon, muziekbestand of presentatie.
Vraag artiesten en begeleiders uiterlijk twee weken vooraf om hun definitieve liedjes, begeleiding en technische wensen. Stuur daarna één overzicht met aanvangstijd, volgorde en benodigdheden.
Test laptop, mengpaneel, actieve speakers, microfoons, projector en projectiescherm thuis én nogmaals op locatie. Controleer daarbij alle HDMI-kabels, microfoonkabels, verlengkabels en stekkerdozen.
Print liedteksten en het programma uiterlijk één dag van tevoren. Print per deelnemer één tekst en leg extra exemplaren klaar; liedteksten op alleen een laptop zijn lastig te volgen tijdens het zingen.
Bereken catering op basis van de definitieve gastenlijst en houd rekening met dieetwensen. Zet houdbare voorraad apart, bewaar koelproducten gekoeld en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een liedjesavond?: Reken voor een avond met meerdere optredens op ongeveer 3 tot 4 uur, inclusief één of twee pauzes. Plan per optreden 5 minuten wisseltijd, zodat het programma niet uitloopt.
Wanneer moet ik de liedjes voor een liedjesavond verzamelen?: Vraag de liedjes en begeleiding minimaal 2 weken vooraf op. Controleer de teksten en muziekbestanden uiterlijk 3 dagen voor de avond, zodat ontbrekende bestanden nog vervangen kunnen worden.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een liedjesavond?: Gebruik minimaal 2 microfoons als er afwisselend wordt gezongen en gepresenteerd. Voor duo’s of samenzang zijn 3 microfoons praktischer; test ook per microfoon de kabel en standaard.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een liedjesavond?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding met dieetwensen. Stuur een bevestiging zodra de locatie en het programma vaststaan en sluit de gastenlijst uiterlijk 1 week voor de avond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.