So organisierst du einen Liederabend

Ein Liederabend gelingt, wenn Programm, Raum und Technik früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ort und Ablauf fest, bevor du Auftritte und Anmeldungen verbindlich sammelst. Danach planst du Sitzplätze, Liedtexte, Musikdateien und die Präsentation so, dass am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss. Besonders oft werden Techniktests, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Standort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Künstler und Betreuer kontaktieren
2 Personen
5
Auftritte und Lieder sammeln
2 Personen
6
Liederabend ankündigen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anmeldungen bestätigen
11
Endgültige Gästeliste erstellen
12
Auftritte in den Zeitplan setzen
2 Personen
13
Liedtexte prüfen
2 Personen
14
Liedtexte ausdrucken
2 Personen
15
Musikdateien sammeln
16
Präsentationsfolien vorbereiten
2 Personen
17
Technik zu Hause testen
2 Personen
18
Künstlerinformationen versenden
19
Cateringmengen berechnen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Lagerbestände sortieren
2 Personen
23
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Programm und Schilder drucken
26
Ausrüstung bereitstellen
2 Personen

Event

27
Saal öffnen
2 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Stühle in Theaterbestuhlung aufstellen
3 Personen
30
Empfangstisch einrichten
2 Personen
31
Buffettische einrichten
3 Personen
32
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
33
Getränke kalt stellen
2 Personen
34
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
35
Liedtexte auf die Stühle legen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
2 Personen
37
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
38
Mikrofone anschließen
2 Personen
39
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
40
Musik und Folien testen
2 Personen
41
Tretende Gäste empfangen
2 Personen
42
Soundcheck durchführen
3 Personen
43
Künstlerbriefing geben
2 Personen
44
Eingang und Garderobe öffnen
2 Personen
45
Gäste empfangen
3 Personen
46
Programm vorstellen
47
Eröffnungslied begleiten
3 Personen
48
Erste Auftritte begleiten
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Pause ankündigen
52
Buffet auffüllen
2 Personen
53
Zweite Auftritte begleiten
3 Personen
54
Publikum zum Mitsingen animieren
2 Personen
55
Abschlusslied aufführen
3 Personen
56
Dankesrede halten
57
Verabschiedung und Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

58
Fundsachen sammeln
2 Personen
59
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
60
Essensreste sicher verpacken
2 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
63
Beamer und Leinwand aufräumen
2 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
68
Saal reinigen
3 Personen
69
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
70
Bestände und Schäden prüfen
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
73
Fundsachen bearbeiten
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
HockerAnz. 6
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 70
BuffetischeAnz. 3

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 80
TortenplattenAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
TeelöffelAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
MikrofonkabelAnz. 3
Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 6
Keyboard
Keyboardständer
NotenständerAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 4
LampenständerAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 3
BallonsAnz. 40
PapiergirlandenAnz. 6
KleberAnz. 4
AbsperrbandAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
TablettsAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
BrotkörbeAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllsackhalterAnz. 4
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3
HandtuchspenderAnz. 3

Büro

RegistrierungsformulareAnz. 80
StiftesetsAnz. 10
NamensaufkleberAnz. 80
KlemmbretterAnz. 4
NotizblöckeAnz. 4
Drucker
DruckpapierAnz. 2
LaminierhüllenAnz. 20
KlebebandAnz. 4
ScherenAnz. 4
StifteAnz. 12
Kasse oder Geldkasse
LiederbücherAnz. 80

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Reserviere die Location erst, wenn klar ist, wie viele Stühle, Tische und Plätze für Auftritte tatsächlich gebraucht werden.
Sammle Anmeldungen mit einer festen Frist, zum Beispiel 14 Tage vor dem Liederabend. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und bestätige die Teilnahme, bevor du die endgültige Gästeliste erstellst.
Plane die Auftritte nicht nur nach Namen, sondern mit festen Zeitfenstern. Prüfe Liedtexte, Musikdateien und Präsentationsfolien mindestens eine Woche vorher und drucke die benötigten Texte anschließend aus.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Laptop, Projektor und HDMI-Verbindung zu Hause. Vor Ort solltest du zusätzlich Verlängerungskabel, Mikrofonständer und Kabelwege mindestens 60 Minuten vor Beginn prüfen.
Berechne das Catering erst mit der bestätigten Gästezahl und kaufe Kühlprodukte spätestens am Vortag. Stelle Buffetische, Geschirr, Karaffen und Thermoskannen so bereit, dass der Empfang nicht den ersten Auftritt blockiert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Liederabend organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Künstlerkontakten. Die endgültige Gästeliste und der konkrete Auftrittsplan sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Liederabend verschicken?: Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bestätigen und Cateringmengen zu berechnen.
Wie lange vorher muss die Technik für einen Liederabend getestet werden?: Teste die komplette Technik mindestens 7 Tage vorher zu Hause und wiederhole den Funktionstest am Veranstaltungsort 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Prüfe besonders Mikrofone, Lautsprecher, Projektor, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel.
Wann sollte man Liedtexte und Programm drucken?: Prüfe die Liedtexte und den Ablauf spätestens eine Woche vorher. Drucke Programm, Schilder und endgültige Liedtexte 2 bis 3 Tage vor dem Liederabend, damit kurzfristige Änderungen noch möglich sind.

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