Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del colegio

Una jornada de puertas abiertas escolar funciona mejor cuando las familias saben adónde ir desde el primer minuto y cada aula tiene una actividad preparada. Empieza fijando la fecha, el programa y el recorrido; después organiza las inscripciones, los permisos y los responsables. Reserva tiempo para probar la técnica y clasificar los materiales por aula. La entrada, las llaves, la señalización y las preferencias dietéticas suelen causar los problemas de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Distribuir las aulas y espacios
2 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Asignar guías
11
Hacer reservas
12
Confirmar proveedores
13
Crear el mapa y la ruta
2 personas
14
Diseñar los paneles informativos
2 personas
15
Preparar las actividades
4 personas
16
Copiar las hojas de trabajo
2 personas
17
Hacer etiquetas con nombres
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos
4 personas
21
Clasificar los materiales por aula
3 personas
22
Probar la técnica
2 personas
23
Gestionar llaves y acceso

Evento

24
Montar el mostrador de entrada
3 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar sillas
4 personas
27
Colgar la decoración
4 personas
28
Colocar carteles de visita guiada
2 personas
29
Montar los puestos
5 personas
30
Conectar la técnica
2 personas
31
Montar el punto de café
3 personas
32
Montar aperitivos
3 personas
33
Comprobar los baños
2 personas
34
Realizar rondas de seguridad
2 personas
35
Informar a los voluntarios
2 personas
36
Recibir a los visitantes
4 personas
37
Marcar las inscripciones
2 personas
38
Repartir el programa
2 personas
39
Realizar las visitas guiadas
4 personas
40
Aclarar las aulas
8 personas
41
Guiar las clases de prueba
6 personas
42
Guiar el talento de manualidades
3 personas
43
Coordinar los experimentos científicos
3 personas
44
Coordinar actividades deportivas
4 personas
45
Coordinar las actuaciones musicales
3 personas
46
Atender el rincón fotográfico
2 personas
47
Responder a las preguntas de los padres
3 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
53
Recoger objetos perdidos
54
Anunciar el programa de la noche
55
Apoyar las actuaciones
3 personas
56
Preparar el bufé de la noche
4 personas
57
Servir el buffet de la noche
4 personas
58
Reponer bebidas por la noche
2 personas
59
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

60
Apagar el equipo
2 personas
61
Recoger el buffet
4 personas
62
Lavar la vajilla
4 personas
63
Clasificar residuos
3 personas
64
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Limpiar los locales
5 personas
67
Limpiar la entrada y los pasillos
3 personas
68
Limpiar a fondo los baños
2 personas
69
Registrar objetos perdidos
70
Comprobar los materiales
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
73
Retirar los últimos residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesas de cervezacant. 6
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 8
Biombos para vestuarioscant. 4
Carpas de fiestacant. 2
Mantelescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 10
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Portátilescant. 4
Pantallascant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Teléfonos móvilescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 10
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 3
Globoscant. 300
Pizarrascant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Photowall
Decoración de mesacant. 20

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Aroscant. 12
Conoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 12
Pufscant. 12
Cuerda para tira y afloja

Material creativo

Lápices de colorescant. 30
Rotuladorescant. 30
Juegos de pinturacant. 12
Pincelescant. 60
Papel de dibujo A4cant. 500
Papel de colorescant. 300
Tijerascant. 30
Barras de pegamentocant. 30
Delantalescant. 30

Información

Folletos del programacant. 300
Pegatinas con nombrecant. 250
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 10
Formularios de inscripcióncant. 200
Sobrescant. 200
Pulserascant. 250

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Paños de microfibracant. 30
Papeleracant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Define cuánto dura cada visita y prepara una ruta que evite que varios grupos lleguen a la misma aula al mismo tiempo.
Abre el formulario con al menos 3 semanas de antelación y pide el número de asistentes, la hora preferida y las necesidades dietéticas. Usa esas respuestas para formar grupos y calcular aperitivos, bebidas y sillas.
Asigna un guía por grupo y un voluntario para la entrada, además de una persona de reserva por cada 4 o 5 responsables. Entrega a cada guía el mapa, la ruta y el horario antes de la jornada.
Prepara los materiales por aula y no los dejes en cajas mezcladas: coloca juntos los paneles, las hojas de trabajo y los elementos de cada actividad. Haz las copias y las etiquetas con nombres como mínimo 2 días antes.
Prueba micrófonos, altavoces, portátiles y pantallas la víspera, y comprueba cables, regletas y enchufes disponibles. Enfría las bebidas con tiempo y monta el mostrador de entrada, las mesas y la señalización al menos 60 minutos antes de recibir a las familias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas escolar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva las aulas, comprueba permisos y proveedores durante la primera semana, y abre las inscripciones unas 3 semanas antes de la fecha.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula 1 guía por grupo y 1 voluntario adicional para la entrada y las incidencias. Añade una persona de reserva por cada 4 o 5 responsables para cubrir ausencias y retrasos.
¿Cuándo hay que preparar las aulas y los materiales?: Clasifica los materiales por aula 1 o 2 días antes y deja únicamente el montaje final para la jornada. Las copias, etiquetas y paneles deben estar listos como mínimo 48 horas antes.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar la recepción?: Reserva al menos 60 minutos antes de la apertura para montar las mesas, colocar el mapa, preparar las listas y comprobar las llaves. Haz una prueba rápida de entrada con el equipo 30 minutos antes.

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