Einen Tag der offenen Tür an der Schule organisieren
Ein Tag der offenen Tür an der Schule gelingt, wenn Besucherinnen und Besucher von der Einladung bis zum Ausgang klar geführt werden. Legen Sie zuerst Datum, Programm, Räume und Zuständigkeiten fest; danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen und die Einteilung der Helfer. In den letzten Tagen zählen vor allem Raumpläne, beschriftete Materialien, getestete Technik und vorbereitete Getränke. Dieser Ablauf zeigt, was Sie wann erledigen sollten und welche Kleinigkeiten am Veranstaltungstag oft fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume und Flächen einteilen
2 Personen
- 3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 10
Guides einteilen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Lieferanten bestätigen
- 13
Lageplan und Route erstellen
2 Personen
- 14
Infotafeln gestalten
2 Personen
- 15
Aktivitäten vorbereiten
4 Personen
- 16
Arbeitsblätter kopieren
2 Personen
- 17
Namensaufkleber erstellen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 21
Materialien nach Raum sortieren
3 Personen
- 22
Technik testen
2 Personen
- 23
Schlüssel und Zugang organisieren
Event
- 24
Eingangstresen einrichten
3 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 28
Hinweisschilder für Führungen aufstellen
2 Personen
- 29
Stände einrichten
5 Personen
- 30
Technik anschließen
2 Personen
- 31
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 32
Snacks auslegen
3 Personen
- 33
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 34
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 36
Besucher empfangen
4 Personen
- 37
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 38
Programm verteilen
2 Personen
- 39
Führungen durchführen
4 Personen
- 40
Klassenzimmer erklären
8 Personen
- 41
Schnupperstunden betreuen
6 Personen
- 42
Basteltalent betreuen
3 Personen
- 43
Wissenschaftsexperimente betreuen
3 Personen
- 44
Sportaktivitäten betreuen
4 Personen
- 45
Musikauftritte betreuen
3 Personen
- 46
Fotoecke besetzen
2 Personen
- 47
Fragen der Eltern beantworten
3 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 53
Fundsachen sammeln
- 54
Abendprogramm ankündigen
- 55
Auftritte unterstützen
3 Personen
- 56
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
- 57
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 58
Getränke am Abend auffüllen
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Buffet aufräumen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 63
Abfall trennen
3 Personen
- 64
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Räume reinigen
5 Personen
- 67
Eingang und Flure reinigen
3 Personen
- 68
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
- 69
Fundgegenstände registrieren
- 70
Materialien prüfen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
- 73
Restmüll entsorgen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 120
- BiertischeAnz. 6
- KlappischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 8
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
- PartyzelteAnz. 2
- TischdeckenAnz. 20
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- SchälchenAnz. 80
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 10
- WasserkannenAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- LaptopsAnz. 4
- BildschirmeAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- MobiltelefoneAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 10
- RührschüsselnAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- InduktionsplattenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonbögenAnz. 3
- BallonsAnz. 300
- KreidetafelnAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- Fotowand
- TischdekorationAnz. 20
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 8
- BasketbälleAnz. 4
- ReifenAnz. 12
- KegelAnz. 30
- SpringseileAnz. 12
- BeanbagsAnz. 12
- Tauziehseil
Kreatives Material
- BuntstifteAnz. 30
- FilzstifteAnz. 30
- MaltsetsAnz. 12
- PinselAnz. 60
- A4-ZeichenpapierAnz. 500
- BuntpapierAnz. 300
- ScherenAnz. 30
- KlebestifteAnz. 30
- SchürzenAnz. 30
Informationen
- ProgrammflyerAnz. 300
- NamensaufkleberAnz. 250
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 10
- AnmeldeformulareAnz. 200
- UmschlägeAnz. 200
- ArmbänderAnz. 250
Reinigung
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 30
- AbfallbehälterAnz. 12
- DesinfektionsspenderAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Planen Sie Programm und Räume mindestens 6 Wochen vorher. Legen Sie für jede Aktivität einen Raum, eine verantwortliche Person und eine maximale Gruppengröße fest, bevor Sie Einladungen verschicken.
- Öffnen Sie das Anmeldeformular spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Fragen Sie dabei nicht nur nach der Personenzahl, sondern auch nach Ernährungswünschen und besonderen Anforderungen.
- Teilen Sie Guides und freiwillige Helfer spätestens 7 Tage vorher in Schichten ein. Planen Sie am Eingang mindestens 2 Personen gleichzeitig ein, damit Anmeldung, Namensaufkleber und Fragen nicht an einer Person hängen bleiben.
- Erstellen Sie Lageplan, Route und Infotafeln spätestens 3 Tage vorher. Sortieren Sie Arbeitsblätter und Materialien nach Raum und stellen Sie pro Raum eine vollständige Kiste bereit, statt alles am Eingang zu stapeln.
- Testen Sie Technik und Zugang am Vortag. Prüfen Sie Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptops, Bildschirme und Verlängerungskabel gemeinsam vor Ort; kühlen Sie Getränke und richten Sie Eingangstresen und Tische erst danach endgültig ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür an der Schule planen?
- Beginnen Sie etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Raumaufteilung und Genehmigungen. Einladungen sollten ungefähr 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Helferplanung noch möglich sind.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür?
- Rechnen Sie pro gleichzeitig geöffnetem Bereich mit mindestens einer zuständigen Person und planen Sie zusätzlich 2 Personen für den Eingang ein. Für Pausen und Ausfälle sollten Sie etwa 10 bis 15 Prozent Ersatz einteilen.
- Wann sollte man die Technik für den Tag der offenen Tür testen?
- Führen Sie den vollständigen Techniktest am Vortag durch und prüfen Sie Mikrofone, Lautsprecher, Laptops, Bildschirme und Verlängerungskabel in den tatsächlichen Räumen. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Kontrolle etwa 60 Minuten vor dem Einlass.
- Wie viel Getränke und Geschirr braucht man für einen schulischen Tag der offenen Tür?
- Planen Sie für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und stellen Sie zusätzlich Wasser in Kannen bereit. Bei Geschirr sollten Sie mindestens 10 Prozent mehr wiederverwendbare Becher, Tassen und Teller einplanen als die erwartete Besucherzahl.
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