Organiser les portes ouvertes de l’école, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires d’arrivée, les visites, les activités et l’heure de fin. Ouvrez ensuite les inscriptions et prévoyez une date limite située au moins 5 jours avant l’événement pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
• Dessinez le parcours visiteur salle par salle, avec un point d’entrée, des panneaux visibles et au moins un guide par zone très fréquentée. Testez le trajet avec une personne qui ne connaît pas l’école : en 10 minutes, vous repérerez les couloirs mal signalés et les portes difficiles à trouver.
• Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par mission unique. Prévoyez au minimum deux personnes à l’accueil pendant la première heure, quand les familles arrivent en même temps, puis confirmez à chacun son lieu et son horaire 3 jours avant.
• Préparez le matériel par salle la veille : feuilles de travail, badges, tables, chaises, écrans, ordinateurs et rallonges doivent être regroupés dans leur espace d’utilisation. Testez les microphones, haut-parleurs et présentations au moins 2 heures avant l’ouverture.
• Ne gardez pas l’accueil et les boissons pour la dernière demi-heure. Installez le comptoir, refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille ; prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure et vérifiez que les carafes, gobelets et tasses sont accessibles sans bloquer l’entrée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser les portes ouvertes d’une école ?

Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de fixer le programme, vérifier les autorisations, répartir les salles, envoyer les invitations et organiser les bénévoles.

Comment organiser le parcours des visiteurs dans l’école ?

Définissez un point d’entrée et une sortie, puis attribuez chaque étape à une salle précise. Faites un test complet 2 à 3 jours avant et placez un guide dans chaque zone où les visiteurs peuvent hésiter.

Quand fermer les inscriptions aux portes ouvertes ?

Fermez le formulaire environ 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi compter les participants, regrouper les besoins alimentaires, préparer les badges et ajuster les quantités d’en-cas et de boissons.

Que préparer la veille des portes ouvertes ?

Triez le matériel par salle, installez les tables, préparez les panneaux et vérifiez les clés et l’accès. Refroidissez les boissons et contrôlez la technique la veille, puis faites un dernier test au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

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