Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del ayuntamiento
Una jornada de puertas abiertas del ayuntamiento necesita más coordinación que una recepción normal: hay que controlar el recorrido, las visitas guiadas, el registro y la información pública. Esta checklist reúne 66 tareas y 59 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar el programa hasta preparar el café y comprobar las salas. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento, como los permisos, las acreditaciones, las cantidades de catering y el plan de evacuación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
3 personas
Definir los espacios y el recorrido
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Distribuir al personal y a los guías
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Reservar visitas guiadas
Confirmar acuerdos con proveedores
Enviar el programa a los participantes
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Preparar el contenido de los stands informativos
6 personas
Recopilar presentaciones y videos
3 personas
Redactar instrucciones para voluntarios
2 personas
Compartir el plan de seguridad y evacuación
2 personas
Comprobar las cantidades de catering
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los formularios de visitantes
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Preparar los materiales
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Desenvolver y presentar los aperitivos
3 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar los puntos de información
8 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
3 personas
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Revisar y reponer los baños
2 personas
Dar briefing al personal
12 personas
Evento
Abrir puertas y recepción
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Atender los puestos de información
10 personas
Realizar presentaciones
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Coordinar el punto de fotos
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar la señalización
Operar la técnica durante las presentaciones
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
3 personas
Acompañar a los visitantes de forma segura a la salida
4 personas
Seguimiento
Desmontar los stands de información
6 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Apagar el equipo
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Recoger la vajilla y la cristalería
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Archivar de forma segura los datos de inscripción
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 8
- Mantelcant. 18
- Burra de camerinocant. 2
Registro
- Mesa de registro
- Formularios de inscripcióncant. 150
- Credencialescant. 130
- Portabadgescant. 130
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Libro de visitas
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldas de banderinescant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Decoración de mesacant. 18
- Photowall
- Accesorios para fotoscant. 12
Señalización
- Señales direccionalescant. 20
- Pósteres del programacant. 12
- Carteles informativoscant. 20
- Pegatinas de flechascant. 30
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 3
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Cables de cargacant. 8
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 160
- Platoscant. 140
- Cubiertoscant. 140
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejas para repartircant. 12
- Abrebotellascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Cubo de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Aspiradoracant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Seguridad
- Linternascant. 6
- Chalecos fluorescentescant. 12
- Botiquín de primeros auxilios
- Alfombrillas para cablescant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el recorrido antes de abrir las inscripciones. Así sabrás cuántos grupos puedes recibir y cuánto personal necesitas en cada espacio.
- Comprueba los permisos y las notificaciones con varias semanas de margen. Una jornada abierta al público puede requerir revisar aforo, acceso, seguridad y uso de equipos audiovisuales.
- Envía el programa a los participantes antes de la jornada e indica la hora de llegada, el punto de registro y la duración de las visitas guiadas. Reserva los grupos con antelación para evitar colas en la entrada.
- Prepara la señalización pensando en alguien que llega por primera vez: coloca indicaciones desde el acceso hasta el registro, las salas, los aseos y la salida. Revisa el recorrido completo cuando las mesas, sillas y postes separadores ya estén colocados.
- Haz una comprobación final el día anterior: cantidades de catering, bebidas frías, formularios, acreditaciones, presentaciones, vídeos, micrófono, proyector, cables y regletas. Deja preparado también el café y el té para no depender de compras de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del ayuntamiento?
- Empieza a planificarla entre 6 y 8 semanas antes. Reserva pronto las visitas guiadas, confirma proveedores y deja al menos 2 semanas para publicar la convocatoria, gestionar inscripciones y recopilar preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y el programa?
- Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y cierra las inscripciones unos días antes del evento, según el aforo. Comparte el programa definitivo entre 3 y 7 días antes, cuando ya estén confirmados los horarios y el recorrido.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a la jornada?
- Comprueba las salas, la señalización, las mesas de registro, los formularios, las acreditaciones y todo el equipo audiovisual. Enfría las bebidas, revisa las cantidades de catering y deja listos los materiales de los stands y las instrucciones para voluntarios.
- ¿Cuánto personal hace falta para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula al menos una persona para el registro, un guía por cada grupo en movimiento y una persona de apoyo por zona o stand. Ajusta la cifra al número de visitantes y prepara sustituciones para cubrir pausas, incidencias y momentos de mayor llegada.
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