Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un parque de vacaciones

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el visitante sabe desde el principio qué puede ver, a qué hora y dónde debe ir. Empieza cerrando la fecha, el programa y el sistema de inscripción; después organiza las visitas guiadas, el recorrido por el recinto y la llegada en coche. En los últimos días, confirma proveedores, revisa el pronóstico y prepara por separado la recepción, las actividades infantiles y el catering. Así evitas colas, grupos sin guía y bebidas que llegan tarde o no se pueden mantener frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Redactar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Reservar visitas guiadas
8
Confirmar entregas
9
Crear el mapa y la ruta
2 personas
10
Planificar la ruta de estacionamiento
2 personas
11
Imprimir el programa de actividades
12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
13
Instruir a los guías
3 personas
14
Preparar las actividades infantiles
3 personas
15
Recoger material promocional
2 personas
16
Comprobar el inventario
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Recoger productos refrigerados
2 personas
19
Enfriar las bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos
4 personas
21
Porcionar el catering
3 personas
22
Distribuir materiales por correo
3 personas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Inspeccionar el recinto
2 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Montar el mostrador de información
2 personas
28
Montar el buffet de catering
4 personas
29
Montar el rincón infantil
3 personas
30
Marcar puntos del recorrido
2 personas
31
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
32
Colocar señales de ruta
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Conectar los altavoces
2 personas
35
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
36
Reponer los baños
2 personas
37
Preparar aperitivos y bebidas
4 personas

Evento

38
Atender la mesa de registro
2 personas
39
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
40
Repartir el programa
2 personas
41
Guiar el tráfico de aparcamiento
2 personas
42
Realizar la primera visita guiada
2 personas
43
Dar una segunda visita guiada
2 personas
44
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Comprobar los baños
2 personas
50
Atender el mostrador de información
2 personas
51
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
52
Hacer la tercera visita guiada
2 personas
53
Dar la cuarta visita guiada
2 personas
54
Reponer el material de actividades
2 personas
55
Coordinar el punto de fotos
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
57
Cerrar catering
3 personas
58
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

59
Retirar la decoración
3 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Desmontar las carpas
4 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Recoger vajilla y vasos
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Clasificar y retirar residuos
3 personas
66
Guardar el catering en frío
2 personas
67
Limpiar el recinto
3 personas
68
Limpiar a fondo los baños
2 personas
69
Devolver los materiales
2 personas
70
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
71
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
72
Retirar los carteles de ruta
2 personas
73
Guardar el material promocional
74
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 14
Punto de información
Taburetes para niñoscant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Catering

Jarras de aguacant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Barras de pastelcant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Mangas de vientocant. 4

Información

Paneles informativoscant. 8
Señales de rutacant. 12
Señales de aparcamientocant. 6
Folletos del programacant. 250
Planoscant. 250
Tarjetas de nombrecant. 40
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8
Formularios de inscripcióncant. 250

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 8
Burbujascant. 12
Lápices de colorescant. 30
Libros para colorearcant. 150
Juegoscant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Cubetas para lavarcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de cocinacant. 10
Sartenescant. 2
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Compras

Compras

Consejos

Define franjas concretas para las visitas guiadas y limita el número de personas por grupo. Deja al menos 10 minutos entre grupos para que los guías puedan terminar una visita y volver al punto de encuentro.
Publica un mapa sencillo con la entrada, el aparcamiento, el punto de información y la ruta de visita. Comprueba el recorrido a pie antes del evento y señaliza los cruces donde un grupo pueda perderse.
Cierra las inscripciones con varios días de antelación y pregunta entonces por alergias o dietas. Esa información debe llegar al responsable del catering antes de comprar y porcionar la comida.
Planifica la llegada como una actividad independiente: asigna la ruta de estacionamiento, prepara las tarjetas de nombre e imprime el programa. Si el programa solo está en línea, algunos visitantes llegarán sin saber dónde empieza su visita.
Revisa el tiempo el día anterior y reserva tiempo para montar las carpas antes de recibir al público. Enfría las bebidas con antelación y coloca el café, el agua y los aperitivos en puntos separados para evitar una sola cola en la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza a cerrar fecha, programa y reservas al menos 4 semanas antes. Deja la última semana para confirmar entregas, recoger preferencias dietéticas, revisar el inventario y enviar las instrucciones finales a guías y proveedores.
¿Cómo organizar las visitas guiadas en una jornada de puertas abiertas?: Crea turnos con una hora de inicio clara y un límite de participantes por grupo. Reserva unos 10 minutos entre visitas y entrega a cada guía el mismo recorrido, el mapa y la información práctica para responder preguntas.
¿Cuánta comida y bebida preparar para una jornada de puertas abiertas?: Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua y café según la duración del programa. Prepara los aperitivos en porciones antes de abrir y compra un margen del 10 % para cubrir inscripciones de última hora.
¿Cuándo hay que montar las carpas y preparar el recinto?: Haz una inspección del recinto y comprueba el pronóstico 24 horas antes. Monta las carpas, mesas, punto de información y señalización con varias horas de margen, para poder corregir la ruta o trasladar una actividad si cambia el tiempo.

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