Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una tienda de muebles

Una jornada de puertas abiertas en una tienda de muebles necesita más que una buena exposición. Primero define el recorrido y el programa para visitantes; después gestiona las invitaciones, las inscripciones y las preferencias dietéticas. En paralelo, prepara las demostraciones de producto, los precios promocionales y la información de aparcamiento. El día anterior deben estar resueltos la limpieza, la técnica, el catering y la distribución de mesas, sillas y recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Registrar el programa para visitantes
2 personas
2
Diseñar invitaciones
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Actualizar la lista de visitantes
7
Determinar las cantidades del catering
2 personas
8
Hacer reservas
9
Comprobar la ruta a la tienda
10
Preparar la información de aparcamiento
11
Seleccionar presentaciones de productos
2 personas
12
Comprobar los precios promocionales
2 personas
13
Preparar etiquetas de precios
2 personas
14
Crear un mapa para los visitantes
15
Hacer la compra
2 personas
16
Preparar el material promocional
2 personas
17
Probar la técnica
2 personas
18
Llenar las neveras portátiles
2 personas
19
Preparar aperitivos
3 personas
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Limpiar a fondo la tienda
3 personas
22
Montar mesas
3 personas
23
Colocar las sillas
2 personas
24
Montar el mostrador de recepción
2 personas
25
Montar la mesa de catering
3 personas
26
Colgar la decoración
2 personas
27
Colocar carteles y señalización
2 personas
28
Preparar los productos para la venta
3 personas
29
Preparar las salas de demostración
3 personas
30
Configurar la música y la iluminación
2 personas
31
Probar la caja y el datáfono
2 personas
32
Hacer briefing al equipo
6 personas
33
Comprobar puertas y entrada
2 personas

Evento

34
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
35
Registrar inscripciones
2 personas
36
Guiar a los visitantes
4 personas
37
Dar información sobre el producto
4 personas
38
Servir aperitivos
2 personas
39
Rellenar las bebidas
2 personas
40
Mantener ordenada la mesa de catering
41
Vaciar los contenedores de basura
42
Comprobar los baños
43
Reponer existencias
2 personas
44
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

45
Cerrar la caja
2 personas
46
Recoger material promocional
2 personas
47
Lavar la vajilla
2 personas
48
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
49
Retirar la decoración
2 personas
50
Limpiar la tienda
3 personas
51
Guardar los restos refrigerados
2 personas
52
Retirar los residuos
2 personas
53
Comprobar los materiales
2 personas
54
Devolver el material prestado
2 personas
55
Separar los materiales dañados
56
Anotar las consultas pendientes de los clientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 30
Carpa plegablecant. 2
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas para servircant. 12
Jarras para servircant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Datáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces móvilescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 8
Guirnaldascant. 6
Photowall
Soportes de presentacióncant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Cuboscant. 3
Chistescant. 3
Sets de escobacant. 3
Aspiradorascant. 2
Paños de microfibracant. 24

Catering

Compras

Promoción

Folletoscant. 500
Valescant. 200
Bolígrafos de la empresacant. 100
Bolsas de manocant. 150
Pegatinas con nombrecant. 200
Portapapelescant. 6
Formularios de inscripcióncant. 250
Portapapelescant. 6
Etiquetas de preciocant. 100
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresión A4cant. 2
Cartuchos de tintacant. 2
Carteles de aceracant. 4
Carteles direccionalescant. 12

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 4
Bateríascant. 24

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de apertura, las presentaciones de producto y la duración aproximada de cada parte para que puedas calcular aforo, catering y personal.
Envía las invitaciones con al menos 14 días de antelación y actualiza la lista de visitantes cada vez que alguien confirme o cancele. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, no el día del evento.
Diseña el recorrido como si el visitante entrara por primera vez: recepción, mapa de la tienda, zonas de producto y punto de catering. Reserva al menos 15 minutos antes de la apertura para comprobar que las etiquetas de precios y los materiales promocionales están colocados.
Prueba la técnica completa el día anterior: portátiles, altavoces, cables, regletas y datáfonos. Una prueba de 30 minutos evita descubrir durante la presentación que falta un adaptador o que el equipo no tiene batería.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con tiempo, pero monta la mesa de catering cerca de la apertura. Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja una zona clara para recoger vasos y platos usados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Dedica la primera semana al programa, las presentaciones y el recorrido; envía las invitaciones al menos 14 días antes y reserva el catering en cuanto tengas una previsión de asistentes.
¿Cuánto catering necesito para una jornada de puertas abiertas?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por visitante. Añade aperitivos para aproximadamente 6-8 unidades por persona si no habrá una comida completa, y aumenta la cantidad un 10 % cuando la lista de asistentes aún no esté cerrada.
¿Cuándo debo preparar la tienda para el evento?: Haz la limpieza a fondo y monta la distribución principal el día anterior. El mismo día, reserva entre 60 y 90 minutos para colocar recepción, mesas, sillas, etiquetas, mapa, catering y materiales promocionales.
¿Cómo organizo el recorrido de visitantes en una tienda de muebles?: Divide el recorrido en 3 o 4 zonas y asigna una presentación breve a cada una. Coloca el mapa en recepción, deja entre 10 y 15 minutos por presentación y evita cruces entre grupos dejando al menos 5 minutos entre salidas.

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