Organiser une porte ouverte dans un magasin de meubles

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez le programme au moins 3 semaines à l’avance et indiquez une heure d’arrivée, les temps forts et la fin prévue des visites. Cela permet aussi d’organiser les présentations de produits dans le bon ordre.
• Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. À ce moment-là, mettez à jour la liste des visiteurs, recueillez les besoins alimentaires et calculez les quantités de boissons et d’en-cas.
• Préparez les informations pratiques au plus tard 3 jours avant l’ouverture : itinéraire, stationnement, adresse exacte et consignes d’accueil. Ces indications évitent que l’équipe doive répondre aux mêmes questions pendant les premières arrivées.
• Testez la technique la veille, notamment les ordinateurs portables, les terminaux de paiement, les enceintes, les rallonges et les multiprises. Prévoyez également une vérification des prix promotionnels et des étiquettes avant l’installation finale.
• Installez l’accueil, les tables, les chaises et le comptoir traiteur avant le jour J si possible. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et gardez un espace dégagé pour que les visiteurs circulent entre les meubles présentés.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une porte ouverte en magasin ?

Commencez environ 3 semaines avant la date prévue pour fixer le programme, préparer les invitations et sélectionner les produits présentés. Terminez les confirmations, les achats et les tests techniques pendant les 3 derniers jours.

Quand faut-il envoyer les invitations pour une porte ouverte ?

Envoyez-les 2 à 3 semaines avant l’événement afin de laisser le temps de s’inscrire. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant pour ajuster le traiteur, les boissons, les sièges et la liste des visiteurs.

Quelle quantité de boissons prévoir pour une porte ouverte ?

Comptez généralement 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajustez ce calcul selon la durée des visites et prévoyez séparément les boissons chaudes, l’eau et les boissons sans alcool.

Quand installer le magasin avant une journée portes ouvertes ?

Faites le nettoyage approfondi et préparez les présentations la veille. Installez les tables, les chaises, l’accueil et la table traiteur avant l’arrivée des visiteurs, puis effectuez un dernier contrôle environ 60 minutes avant l’ouverture.