Cómo organizar una formación en gestión de proyectos
Una formación en gestión de proyectos necesita más que un buen contenido: el programa, la sala y los materiales deben estar listos en el orden correcto. Empieza por definir los objetivos de aprendizaje y conviértelos en un programa con ejercicios prácticos. Después confirma al formador, cierra las inscripciones y prepara la logística. Esta guía te ayuda a detectar a tiempo los fallos habituales, desde los adaptadores de vídeo hasta las preferencias dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Registrar los objetivos de aprendizaje
- 2
Elaborar el programa de entrenamiento
- 3
Reservar ubicación de entrenamiento
- 4
Confirmar al formador
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Determinar las cantidades del catering
- 9
Pedir el catering
- 10
Cerrar la lista de participantes
- 11
Enviar recordatorio
- 12
Desarrollar material de formación
- 13
Preparar tareas prácticas
- 14
Imprimir hojas de trabajo
- 15
Hacer tarjetas con nombres
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Comprobar la presentación
- 18
Probar el portátil y el proyector
2 personas
- 19
Preparar los materiales
2 personas
Evento
- 20
Abrir la sala de entrenamiento
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 22
Colocar la presentación y los rotafolios
2 personas
- 23
Preparar café y té
2 personas
- 24
Registrar a los participantes
2 personas
- 25
Dar la bienvenida a los participantes
- 26
Dar la introducción al entrenamiento
- 27
Impartir el primer bloque de entrenamiento
- 28
Organizar la pausa del café
2 personas
- 29
Dar el segundo bloque de formación
- 30
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 31
Servir la cena
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Impartir el tercer bloque de entrenamiento
- 34
Supervisar la actividad práctica
2 personas
- 35
Cierre y atención de preguntas
- 36
Registrar la asistencia
Seguimiento
- 37
Vaciar la sala de entrenamiento
3 personas
- 38
Lavar la vajilla
2 personas
- 39
Recoger la basura
2 personas
- 40
Limpiar el espacio
2 personas
- 41
Empacar el equipo
2 personas
- 42
Guardar el material sobrante
- 43
Devolver el material prestado
- 44
Compartir el material de presentación digitalmente
- 45
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa de registro
- Mesa de entrenadores
- Taburetescant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla para proyector
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Presentador inalámbrico
- Altavoz Bluetooth
Presentación
- Atril de hojascant. 2
- Papel para rotafoliocant. 2
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Bolígrafoscant. 25
- Bloc de notascant. 25
- Tarjetas de nombrecant. 25
- Carpetascant. 25
- Papel de impresióncant. 250
- Notas adhesivascant. 10
- Cinta de papelcant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasoscant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Cubiertos de serviciocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Soportes para bolsas de basuracant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
- Fregaderoscant. 2
- Paños de limpiezacant. 6
Compras
- Compras
Consejos
- Define primero los objetivos de aprendizaje y utiliza entre 3 y 5 resultados concretos para comprobar que el programa cubre lo que los participantes deben saber hacer al terminar.
- Cierra la lista de participantes antes de calcular el catering. Recoge las preferencias dietéticas y confirma las cantidades cuando ya no esperes cambios importantes en las inscripciones.
- Prepara el contenido práctico con varios días de margen: desarrolla el material de formación, imprime las hojas de trabajo y organiza carpetas, bolígrafos, blocs y tarjetas con nombres antes del día del curso.
- Haz una prueba técnica completa al menos un día antes. Conecta el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los adaptadores y las regletas; no des por hecho que todo encajará en la sala.
- Abre la sala con tiempo suficiente para colocar mesas, sillas, la mesa de registro y los rotafolios. Antes de que lleguen los participantes, comprueba la presentación y deja listo el café, el té y la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en gestión de proyectos?
- Empieza con al menos 4 semanas de antelación para definir objetivos, reservar la sala y confirmar al formador. Deja la última semana para cerrar inscripciones, pedir el catering, imprimir materiales y enviar el recordatorio.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?
- Ciérrala entre 5 y 7 días antes de la formación. Así puedes preparar las tarjetas con nombres, ajustar el catering y organizar las carpetas sin rehacerlo todo el día anterior.
- ¿Cuándo se debe probar el portátil y el proyector?
- Haz una prueba completa como mínimo 1 día antes y repítela al abrir la sala. Lleva el cable HDMI, el adaptador, los alargadores y las regletas; son elementos pequeños que suelen faltar cuando empieza la sesión.
- ¿Qué cantidad de catering hay que pedir para una formación?
- Calcula las cantidades a partir de la lista de participantes ya cerrada y añade un pequeño margen para cambios de última hora. Confirma también las preferencias dietéticas al menos 5 días antes de hacer el pedido.
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