Organiser une formation en gestion de projet, étape par étape

Une formation en gestion de projet réussie commence par des objectifs d’apprentissage précis, puis se construit autour d’un programme d’entraînement réaliste. Réservez la salle et confirmez le coach avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les jours précédant la session, finalisez les participants, leurs besoins alimentaires et les supports de cours. Le jour J, prévoyez du temps pour tester la projection, installer les tables et accueillir chaque participant sans retarder le démarrage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir les objectifs d'apprentissage
2
Établir le programme d’entraînement
3
Réserver le lieu de formation
4
Confirmer le coach
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Déterminer les quantités de catering
9
Commander le catering
10
Finaliser la liste des participants
11
Envoyer un rappel
12
Élaborer le support de formation
13
Préparer les exercices pratiques
14
Imprimer les feuilles de travail
15
Créer des badges nominatifs
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier la présentation
18
Tester l’ordinateur portable et le projecteur
2 personnes
19
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

20
Ouvrir la salle d'entraînement
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
22
Installer la présentation et les paperboards
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Enregistrer les participants
2 personnes
25
Accueillir les participants
26
Donner l’introduction à la formation
27
Animer le premier bloc de formation
28
Assurer la pause café
2 personnes
29
Animer le deuxième bloc de formation
30
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
31
Servir le dîner
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Animer le troisième bloc d’entraînement
34
Encadrer la mission pratique
2 personnes
35
Clôture et traitement des questions
36
Enregistrer la présence

Suivi

37
Vider la salle d'entraînement
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Nettoyer l’espace
2 personnes
41
Emballer le matériel
2 personnes
42
Stocker le matériel restant
43
Restituer le matériel emprunté
44
Partager le matériel de présentation en numérique
45
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Table des entraîneurs
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Présentateur sans fil
Enceinte Bluetooth

Présentation

Panneau de paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Stylosqté 25
Blocs-notesqté 25
Badges nominatifsqté 25
Classeursqté 25
Papier d’impressionqté 250
Post-itqté 10
Ruban de papierqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verresqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Couverts de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6

Courses

Courses

Conseils

Commencez par limiter les objectifs d’apprentissage à quelques compétences mesurables, puis répartissez-les dans un programme avec des exercices pratiques. Sans cette étape, le support de formation risque de devenir trop théorique.
Réservez la salle et confirmez le coach avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi la disposition des tables, des chaises et de la table d’inscription : elle influence directement les échanges et l’accueil.
Clôturez les inscriptions assez tôt pour finaliser la liste des participants et le catering. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez un rappel quelques jours avant la formation.
Préparez les supports avant la dernière journée : présentation, feuilles de travail, badges nominatifs, blocs-notes et stylos. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les oublis ou les inscriptions de dernière minute.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs et les rallonges avant l’arrivée du groupe. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour installer la présentation, les paperboards, le café et la table d’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une formation en gestion de projet ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la formation, afin de laisser le temps de s’inscrire. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la session pour commander le catering et préparer les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle de formation ?: Prévoyez au minimum 30 minutes avant l’arrivée des participants, et plutôt 45 à 60 minutes si vous installez un vidéoprojecteur, des paperboards et plusieurs tables. Faites le test technique avant l’ouverture de la salle.
Quand commander le catering pour une formation ?: Commandez-le après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant la formation. Utilisez la liste finale des participants et les besoins alimentaires recueillis pour éviter les quantités ou menus inadaptés.
Que faut-il tester avant une formation en gestion de projet ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, les rallonges et les multiprises au moins la veille. Le jour même, ouvrez la présentation et vérifiez le son avant l’arrivée du premier participant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.