Zo organiseer je een projectmanagementtraining
Een projectmanagementtraining staat of valt met een duidelijke volgorde. Begin met de leerdoelen en bouw daar het programma, de praktijkopdrachten en de materialen omheen. Regel daarna de trainer, locatie en deelnemers, zodat je catering en opstelling op echte aantallen kunt afstemmen. Test laptop, beamer en aansluitingen vooraf en plan op de trainingsdag tijd voor registratie, koffie en een rustige start.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Leerdoelen vastleggen
- 2
Trainingsprogramma opstellen
- 3
Trainingslocatie reserveren
- 4
Trainer bevestigen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Cateringhoeveelheden bepalen
- 9
Catering bestellen
- 10
Deelnemerslijst afronden
- 11
Herinnering versturen
- 12
Trainingsmateriaal uitwerken
- 13
Praktijkopdrachten voorbereiden
- 14
Werkbladen printen
- 15
Naamkaartjes maken
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Presentatie controleren
- 18
Laptop en beamer testen
2 personen
- 19
Materialen klaarzetten
2 personen
Event
- 20
Trainingsruimte openen
2 personen
- 21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 22
Presentatie en flip-overs plaatsen
2 personen
- 23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 24
Deelnemers registreren
2 personen
- 25
Deelnemers verwelkomen
- 26
Trainingsintroductie geven
- 27
Eerste trainingsblok geven
- 28
Koffiepauze verzorgen
2 personen
- 29
Tweede trainingsblok geven
- 30
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
- 31
Diner serveren
2 personen
- 32
Dranken bijvullen
- 33
Derde trainingsblok geven
- 34
Praktijkopdracht begeleiden
2 personen
- 35
Afronding en vragen behandelen
- 36
Aanwezigheid registreren
Nazorg
- 37
Trainingsruimte leeghalen
3 personen
- 38
Servies afwassen
2 personen
- 39
Afval verzamelen
2 personen
- 40
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 41
Apparatuur inpakken
2 personen
- 42
Overgebleven materiaal opslaan
- 43
Geleende materialen retourneren
- 44
Presentatiemateriaal digitaal delen
- 45
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Registratietafel
- Trainerstafel
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Beamerscherm
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapteraantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draadloze presenter
- Bluetoothspeaker
Presentatie
- Flip-overbordaantal 2
- Flip-overpapieraantal 2
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 8
- Pennenaantal 25
- Notitieblokkenaantal 25
- Naamkaartjesaantal 25
- Mappenaantal 25
- Printpapieraantal 250
- Plakbriefjesaantal 10
- Papiertapeaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Glazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerbestekaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Vuilniszakhoudersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 2
- Afwasbakkenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 6
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg de leerdoelen vast voordat je het trainingsprogramma uitwerkt. Koppel per onderdeel minstens één praktijkopdracht, zodat deelnemers niet alleen luisteren maar projectkeuzes oefenen.
- Bevestig de trainer en reserveer de trainingslocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag bij de aanmelding direct dieetwensen uit en sluit de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf.
- Plan de techniekstest niet op de ochtend zelf. Controleer laptop, beamer, scherm, HDMI-kabel, adapter, verlengkabels en stekkerdozen minstens één werkdag eerder.
- Maak de ruimte klaar voor zowel presentatie als oefening: zet tafels en stoelen op, plaats flip-over en whiteboard en leg per deelnemer een naamkaartje, pen en notitieblok klaar.
- Stuur de herinnering uiterlijk 48 uur voor de training. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route-informatie, eventuele voorbereiding en wanneer koffie en registratie beginnen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een projectmanagementtraining organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met leerdoelen, trainer en locatie. Verstuur de uitnodiging daarna en rond de deelnemerslijst, catering en materialen uiterlijk 1 week voor de training af.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?
- Reken voor een kleine groep op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, presentatie, materialen, koffie en registratie. Open de ruimte minimaal 30 minuten vóór de eerste deelnemer arriveert.
- Wanneer test je de beamer en laptop voor een training?
- Test laptop, beamer, scherm, HDMI-aansluiting en adapters minstens één werkdag vooraf. Doe op de trainingsdag nog een korte controle van beeld, geluid en stroom voordat de ontvangst begint.
- Wanneer bestel je catering voor een projectmanagementtraining?
- Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 dagen vooraf. Houd de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en het programma bij de bestelling bij de hand.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!