Checklist para organizar una formación en gestión de proyectos
Organizar una formación en gestión de proyectos requiere coordinar objetivos, contenidos, participantes y logística sin dejar nada para el último momento. Esta checklist reúne 45 tareas y 41 materiales, desde reservar la sala y confirmar al formador hasta probar el proyector y preparar el registro. Úsala como guía de principio a fin: primero define el programa y las inscripciones, después prepara los materiales y finalmente revisa la sala, el catering y la tecnología.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Registrar los objetivos de aprendizaje
Elaborar el programa de entrenamiento
Reservar ubicación de entrenamiento
Confirmar al formador
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
Pedir el catering
Cerrar la lista de participantes
Enviar recordatorio
Desarrollar material de formación
Preparar tareas prácticas
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Comprobar la presentación
Probar el portátil y el proyector
2 personas
Preparar los materiales
2 personas
Evento
Abrir la sala de entrenamiento
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar la presentación y los rotafolios
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
Dar la introducción al entrenamiento
Impartir el primer bloque de entrenamiento
Organizar la pausa del café
2 personas
Dar el segundo bloque de formación
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
2 personas
Rellenar las bebidas
Impartir el tercer bloque de entrenamiento
Supervisar la actividad práctica
2 personas
Cierre y atención de preguntas
Registrar la asistencia
Seguimiento
Vaciar la sala de entrenamiento
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Guardar el material sobrante
Devolver el material prestado
Compartir el material de presentación digitalmente
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa de registro
- Mesa de entrenadores
- Taburetescant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla para proyector
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Presentador inalámbrico
- Altavoz Bluetooth
Presentación
- Atril de hojascant. 2
- Papel para rotafoliocant. 2
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Bolígrafoscant. 25
- Bloc de notascant. 25
- Tarjetas de nombrecant. 25
- Carpetascant. 25
- Papel de impresióncant. 250
- Notas adhesivascant. 10
- Cinta de papelcant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasoscant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Cubiertos de serviciocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Soportes para bolsas de basuracant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
- Fregaderoscant. 2
- Paños de limpiezacant. 6
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra los objetivos de aprendizaje y el programa antes de enviar las invitaciones. Así los participantes saben qué esperar y puedes preparar las tareas prácticas y las hojas de trabajo con tiempo.
- Envía el recordatorio cuando falten entre 3 y 5 días e incluye la hora, la ubicación, el programa y cualquier indicación necesaria. Cierra la lista de participantes antes de calcular el catering definitivo.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el adaptador y el presentador inalámbrico al menos 24 horas antes. Lleva también regletas y alargadores: suelen faltar cuando la sala tiene pocos enchufes.
- Prepara las tarjetas con nombres, carpetas, bolígrafos, blocs y hojas impresas el día anterior. Cuenta cada material por participante y añade un pequeño margen para reemplazos o asistentes de última hora.
- Abre la sala entre 60 y 90 minutos antes de comenzar. Coloca mesas y sillas, comprueba la presentación, prepara rotafolios y pizarra, y deja listo el café, el té, las tazas, los vasos y el resto del menaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una formación en gestión de proyectos?
- Envíalas entre 2 y 4 semanas antes de la formación. Reserva los últimos 3 a 5 días para cerrar inscripciones, confirmar preferencias dietéticas y mandar un recordatorio.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala de formación?
- Abre y prepara la sala entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. La prueba completa del portátil, el proyector y los cables conviene hacerla el día anterior.
- ¿Cuántos materiales de formación necesito por participante?
- Prepara una carpeta, un bloc de notas, un bolígrafo, las hojas de trabajo y una tarjeta con el nombre por persona. Añade entre un 5 % y un 10 % extra para sustituciones o cambios de última hora.
- ¿Cuándo debo calcular y pedir el catering?
- Haz el cálculo después de cerrar la lista de participantes y recoger las preferencias dietéticas. Pide el catering con al menos 3 días de antelación para poder ajustar cantidades y opciones especiales.
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