Projektmanagementtraining organisieren: der praktische Ablauf
Eine Projektmanagementtraining steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Zuerst legst du die Lernziele fest, danach baust du das Trainingsprogramm und sicherst Trainer sowie Schulungsort. Anschließend folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Catering. In der letzten Woche prüfst du Präsentation, Technik und Unterlagen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen funktionierenden Check-in, vorbereitete Arbeitsplätze und einen Techniktest vor dem Eintreffen der Teilnehmenden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Lernziele festlegen
- 2
Trainingsprogramm erstellen
- 3
Trainingsort reservieren
- 4
Trainer bestätigen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Cateringmengen festlegen
- 9
Catering bestellen
- 10
Teilnehmerliste abschließen
- 11
Erinnerung senden
- 12
Schulungsmaterial ausarbeiten
- 13
Praxisaufgaben vorbereiten
- 14
Arbeitsblätter ausdrucken
- 15
Namensschilder erstellen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Präsentation prüfen
- 18
Laptop und Beamer testen
2 Personen
- 19
Materialien bereitstellen
2 Personen
Event
- 20
Trainingsraum öffnen
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Präsentation und Flipcharts aufstellen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 24
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 25
Teilnehmer begrüßen
- 26
Trainings-Einführung geben
- 27
Erstes Trainingsblock leiten
- 28
Kaffeepause organisieren
2 Personen
- 29
Zweite Trainingssession durchführen
- 30
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 31
Abendessen servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Den dritten Trainingsblock leiten
- 34
Praxisauftrag betreuen
2 Personen
- 35
Abschluss und Fragen klären
- 36
Anwesenheit erfassen
Nachbereitung
- 37
Trainingsraum räumen
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Raum reinigen
2 Personen
- 41
Geräte einpacken
2 Personen
- 42
Übriges Material einlagern
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
- 44
Präsentationsmaterial digital teilen
- 45
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Registrierungstisch
- Trainer-Tisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Beamerleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloser Presenter
- Bluetooth-Lautsprecher
Präsentation
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-PapierAnz. 2
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 8
- StifteAnz. 25
- NotizblöckeAnz. 25
- NamensschilderAnz. 25
- OrdnerAnz. 25
- DruckpapierAnz. 250
- KlebezettelAnz. 10
- PapierklebebandAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- GläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- ServierbesteckAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- MüllsackhalterAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 2
- SpülbeckenAnz. 2
- PutzlappenAnz. 6
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit den Lernzielen, bevor du Inhalte ausarbeitest. Formuliere drei bis fünf konkrete Ergebnisse, die Teilnehmende am Ende des Trainings erreichen sollen, und richte Übungen und Arbeitsblätter daran aus.
- Reserviere den Trainingsraum erst dann endgültig, wenn Tischanordnung, Beamerleinwand und ausreichend Stromanschlüsse geprüft sind. Plane mindestens einen HDMI-Adapter und ein Verlängerungskabel als Reserve ein.
- Schließe die Teilnehmerliste etwa sieben Tage vor dem Termin. Dann kannst du Namensschilder, Ordner, Ausdrucke sowie die Cateringmengen zuverlässig vorbereiten und Ernährungswünsche berücksichtigen.
- Teste Laptop, Beamer, Präsentation und kabellosen Presenter am Vortag gemeinsam. Öffne die Präsentation einmal vollständig und speichere zusätzlich eine PDF-Version auf einem zweiten Datenträger.
- Öffne den Raum mindestens 45 Minuten vor Beginn. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder, Notizblöcke und Stifte bereit, baue Flipchart und Whiteboard auf und richte Kaffee, Tee, Tassen und Gläser vor dem Check-in her.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Projektmanagementtraining planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Lernziele, Programm, Trainer, Raum, Einladungen und Catering ohne kurzfristige Engpässe koordinieren.
- Wann sollte man die Einladungen zur Projektmanagementtraining verschicken?
- Versende die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist rund zehn Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Catering rechtzeitig feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Projektmanagementtraining?
- Plane mindestens 45 Minuten für den Aufbau ein, bei unbekannter Technik besser 60 Minuten. Darin enthalten sind Tisch- und Stuhlaufstellung, Präsentation, Flipcharts, Registrierung und ein kurzer Beamer-Test.
- Was muss man bei einer Projektmanagementtraining am Vortag prüfen?
- Prüfe Präsentation, Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Adapter, Stromversorgung und Presenter. Kontrolliere außerdem die Ausdrucke, Namensschilder, Praxisaufgaben und die finalen Cateringangaben spätestens am Vortag.
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