Cómo organizar una formación de ventas sin contratiempos
Una formación de ventas necesita más que una presentación y una sala con sillas. Primero cierras participantes, lugar, formador y programa; después preparas los casos prácticos, materiales y equipos. La última fase se centra en que la sala, la recepción, el café y la tecnología estén listos antes de que llegue el primer asistente. Este plan reúne 45 tareas y 36 elementos para controlar el proceso sin dejar decisiones clave para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Reservar el lugar
- 6
Confirmar al formador
- 7
Desarrollar el programa de formación
- 8
Preparar los casos de práctica
- 9
Finalizar la presentación
- 10
Imprimir los folletos
- 11
Hacer tarjetas con nombres
- 12
Recordar a los participantes
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
- 15
Preparar el catering
2 personas
- 16
Preparar el material de presentación
- 17
Preparar la sala de entrenamiento
3 personas
- 18
Montar mesas
2 personas
- 19
Colocar las sillas
2 personas
- 20
Probar la técnica
- 21
Preparar los rotafolios
- 22
Montar la mesa de recepción
- 23
Preparar café y té
Evento
- 24
Recepción de participantes
2 personas
- 25
Registrar la asistencia
- 26
Explicar los objetivos del entrenamiento
- 27
Presentar el módulo de ventas
- 28
Guiar los casos de práctica
2 personas
- 29
Servir snacks del descanso
2 personas
- 30
Rellenar las bebidas
- 31
Coordinar juegos de rol
2 personas
- 32
Montar el bufé de cena
2 personas
- 33
Servir la cena
2 personas
- 34
Recoger la vajilla
2 personas
- 35
Guiar el ejercicio de ventas en profundidad
2 personas
- 36
Hacer desarrollar planes de acción
- 37
Gestionar el cierre
Seguimiento
- 38
Empacar lo sobrante
2 personas
- 39
Apagar el equipo
- 40
Ordenar el espacio
3 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Limpiar el espacio
2 personas
- 43
Devolver los materiales
- 44
Archivar el material de participantes
- 45
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa de recepción
- Perchero
- Papeleracant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Atriles para rotafolioscant. 2
- Blocs de papel para rotafoliocant. 4
- Presentador inalámbrico
Artículos de oficina
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Portabadgescant. 24
- Carpetas de formacióncant. 24
- Documentos impresoscant. 30
- Notas adhesivascant. 12
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Rotuladores de papelógrafocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasos para aguacant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Termoscant. 3
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Pinzas de serviciocant. 4
Limpieza
- Palangana para lavar
- Paños de limpieza reutilizablescant. 8
Decoración
- Señales direccionalescant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes y las inscripciones antes de encargar el catering. Recoge las preferencias dietéticas con tiempo y confirma el número final para evitar compras insuficientes o sobrantes.
- Trabaja el programa antes de terminar la presentación. Reserva bloques concretos para los casos prácticos y prepara folletos, carpetas, documentos impresos y notas adhesivas según el número confirmado de asistentes.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas y presentador inalámbrico. No des por hecho que el cable o el adaptador estarán disponibles en el lugar.
- Monta la sala siguiendo el flujo de la jornada: recepción con tarjetas identificativas, mesas y sillas para trabajar, rotafolios visibles y una zona clara para café, té, agua y catering. Deja preparados bolígrafos, blocs y rotuladores en cada puesto.
- Envía un recordatorio final entre 24 y 48 horas antes con la hora, el lugar y cualquier indicación práctica. El día de la formación, registra la asistencia desde la recepción y comprueba que las bebidas estén frías y el café listo antes de abrir la puerta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de ventas?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar lugar, confirmar al formador y gestionar inscripciones. Deja cerrados el programa, los casos prácticos y los materiales como mínimo 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes para el catering?
- Pide las inscripciones y preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Confirma el número definitivo entre 48 y 72 horas antes, cuando ya puedas ajustar la compra y el servicio.
- ¿Cuándo se debe probar el proyector y la presentación?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes de la formación y repite una comprobación de 30 minutos el mismo día. Revisa también el HDMI, los alargadores, las regletas y el presentador inalámbrico.
- ¿Qué se prepara primero el día de la formación?
- Empieza entre 60 y 90 minutos antes con la sala, la mesa de recepción y la técnica. Después coloca las carpetas, documentos, blocs y bolígrafos, y prepara café, té, agua y bebidas antes de recibir a los participantes.
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