Organiser une formation à la vente, étape par étape

Une formation à la vente se prépare d’abord sur le contenu, puis sur la logistique. Commencez par confirmer les participants, le lieu et le coach afin de fixer un programme réaliste. Préparez ensuite les cas d’entraînement, la présentation et les dossiers remis le jour même. La veille, vérifiez la salle, le matériel audiovisuel, les badges, les boissons et les besoins alimentaires. Le matin, prévoyez une arrivée assez tôt pour tester la technique et installer l’accueil avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver le lieu
6
Confirmer le coach
7
Élaborer le programme d’entraînement
8
Préparer les cas d’entraînement
9
Finaliser la présentation
10
Imprimer les supports
11
Créer des badges nominatifs
12
Rappeler les participants
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
15
Préparer le service traiteur
2 personnes
16
Préparer le matériel de présentation
17
Aménager la salle d’entraînement
3 personnes
18
Installer les tables
2 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Tester la technique
21
Installer les paperboards
22
Aménager la table d'accueil
23
Préparer le café et le thé

Événement

24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Enregistrer la présence
26
Expliquer les objectifs de l’entraînement
27
Présenter le module de vente
28
Encadrer les cas pratiques
2 personnes
29
Servir les snacks de pause
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Animer les jeux de rôle
2 personnes
32
Installer le buffet du dîner
2 personnes
33
Servir le dîner
2 personnes
34
Rassembler la vaisselle
2 personnes
35
Animer un exercice de vente approfondi
2 personnes
36
Faire élaborer les plans d’action
37
Assurer la clôture

Suivi

38
Emballer les restes
2 personnes
39
Éteindre l’équipement
40
Ranger la salle
3 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Nettoyer l’espace
2 personnes
43
Retourner les matériels
44
Archiver le matériel des participants
45
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d’accueil
Portant à vêtements
Poubellesqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Pieds de flipchartqté 2
Blocs de paperboardqté 4
Présentateur sans fil

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 24
Badges nominatifsqté 24
Porte-badgesqté 24
Dossiers de formationqté 24
Documents imprimésqté 30
Notes adhésivesqté 12
Marqueursqté 12
Marqueurs pour paperboardqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à eauqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Thermosqté 3
Carafes d'eauqté 4
Glacièresqté 2
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Bac à vaisselle
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 8

Décoration

Panneaux directionnelsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de participants au moins deux semaines avant la formation. Cela permet d’adapter les cas d’entraînement, d’imprimer les dossiers et de préparer les badges sans travail de dernière minute.
Confirmez le coach et le programme avant de finaliser la présentation. Gardez un créneau précis pour les exercices de vente, les retours du groupe et les questions, plutôt que de remplir toute la journée de contenu.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le présentateur sans fil et les rallonges la veille. Un deuxième test 60 minutes avant l’accueil permet de repérer un câble manquant ou une multiprise inaccessible.
Préparez les supports par participant, avec un dossier de formation, les documents imprimés, un bloc-notes et un stylo. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et installez les badges sur la table d’accueil avant l’ouverture.
Refroidissez les boissons et préparez le café, le thé, les tasses, les verres et les carafes d’eau avant l’arrivée du groupe. Vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant afin de transmettre un nombre fiable au service traiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à la vente ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le coach, traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et finaliser les supports.
Quand confirmer le nombre de participants ?: Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la formation. Faites ensuite un dernier rappel 2 à 3 jours avant pour limiter les absences et ajuster les dossiers, les badges et le service traiteur.
Combien de temps avant faut-il installer la salle de formation ?: Arrivez au moins 90 minutes avant le début. Comptez environ 30 minutes pour les tables et les chaises, 30 minutes pour la technique et les paperboards, puis 30 minutes pour l’accueil et les boissons.
Que faut-il vérifier la veille d’une formation à la vente ?: Contrôlez les inscriptions, le programme, les cas d’entraînement, les documents imprimés et les badges. Testez aussi toute la chaîne vidéo et prévoyez au moins un câble HDMI, une rallonge et une multiprise de secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.