Cómo organizar una fiesta de barrio sin improvisar

Una fiesta de barrio se organiza en este orden: fecha y programa, permisos, proveedores, vecinos, inscripciones y distribución de la calle. Después se cierra el número de asistentes para calcular comida, bebidas, mesas y sillas. La barbacoa, la refrigeración y el sonido requieren más preparación de la que parece, sobre todo si hay corte de calle. Este plan te ayuda a llegar al día del evento con responsables asignados y los suministros listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Comprobar permiso y notificación
3
Solicitar el corte de calle
4
Ajustar la música y el nivel de sonido
2 personas
5
Reservar proveedores y material
2 personas
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Informar personalmente a los vecinos
2 personas
11
Determinar el número final de visitantes
2 personas
12
Hacer la distribución de la calle
2 personas
13
Reservar la barbacoa y la refrigeración
14
Probar los altavoces y el micrófono
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Hacer la planificación de la barbacoa
2 personas
17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
18
Comprobar la ruta de la vallada
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Preparar las llaves y los datos de contacto
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas y comida
2 personas
23
Lavar frutas y verduras
2 personas
24
Preparar ensaladas y salsas
3 personas
25
Clasificar la decoración
2 personas
26
Cargar el equipo

Evento

27
Montar mesas y sillas
4 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colocar vallas de delimitación
3 personas
30
Colgar la iluminación
3 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Conectar el equipo de música
2 personas
33
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
34
Colocar la barbacoa de forma segura
3 personas
35
Montar mesas de buffet
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
39
Montar el punto de café y té
2 personas
40
Comprobar los baños
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
42
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas
44
Recibir a los invitados
3 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Coordinar actividades
4 personas
48
Proporcionar la música
49
Rellenar las bebidas
3 personas
50
Reponer el bufé
3 personas
51
Encender la barbacoa
2 personas
52
Preparar la barbacoa
4 personas
53
Servir platos de barbacoa
4 personas
54
Mantener separados los platos vegetarianos
2 personas
55
Mantener disponible la información sobre alérgenos
56
Recoger la vajilla
2 personas
57
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
58
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
59
Anunciar la última ronda
60
Cerrar la música
61
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

62
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
63
Recoger alimentos y bebidas
3 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Desmontar las carpas
4 personas
68
Retirar la iluminación
3 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Retirar las vallas de delimitación
3 personas
71
Limpiar la calle y las aceras
4 personas
72
Clasificar los materiales
2 personas
73
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
74
Limpiar el equipo
2 personas
75
Devolver los materiales
2 personas
76
Recoger las compras sobrantes
2 personas
77
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
78
Realizar la última ronda por la calle
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de cervezacant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 150
Tazascant. 50
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Decoraciones de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Pizarrascant. 4

Equipo

Barbacoascant. 2
Botellas de gascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cajas para acumuladores de fríocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Farolescant. 8
Bateríascant. 24

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Juego de kubb
Cuerdas para saltarcant. 4
Tiza para aceracant. 6

Seguridad

Vallas de separacióncant. 8
Cinta de advertenciacant. 2
Extintorescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el programa y los permisos. Comprueba con antelación si necesitas notificar el evento y solicita el corte de calle antes de contratar proveedores o enviar las invitaciones.
Informa personalmente a los vecinos, también a quienes no vayan a asistir. Hazlo con varios días de margen y explica los horarios de la música, el acceso y la retirada de la vallada.
Cierra el número final de visitantes antes de hacer la compra. Usa las inscripciones y las preferencias dietéticas para ajustar la comida, la vajilla, las mesas y las sillas, en lugar de calcular solo a ojo.
Prueba altavoces, micrófono, mesa de mezclas y cables antes de montar la calle. Ajusta el nivel de sonido durante la prueba, porque hacerlo cuando ya empieza la fiesta suele causar retrasos y molestias.
Deja para el día anterior las tareas que sí pueden esperar: enfriar bebidas y comida, lavar frutas y verduras, preparar ensaladas y salsas y clasificar la decoración. Prepara también las llaves y los teléfonos de contacto para que los voluntarios no dependan de una sola persona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de barrio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, consultar permisos, solicitar el corte de calle y reservar material. Deja cerrados los asistentes, proveedores y voluntarios al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que solicitar el corte de calle para una fiesta de barrio?: Solicítalo en cuanto tengas una fecha y un horario provisional, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Los plazos cambian según el municipio, así que confirma el procedimiento antes de enviar las invitaciones.
¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la fiesta. Ese dato permite calcular la compra, la barbacoa, las bebidas, la vajilla y la distribución de mesas y sillas.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior puedes enfriar bebidas y comida, lavar frutas y verduras, preparar ensaladas y salsas y clasificar la decoración. Reserva al menos 3 horas para estas tareas y deja listas las llaves y los contactos de proveedores y voluntarios.

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