Cómo organizar una feria sin perder el control

Organizar una feria empieza mucho antes de montar los puestos. Primero fija la fecha y el lugar, confirma permisos, seguro y proveedores; después convierte las inscripciones en un plano claro y una ruta de circulación segura. Las semanas previas sirven para cerrar necesidades eléctricas, alergias, reservas y turnos de voluntariado. El día anterior, prepara cajas, materiales y paquetes para cada expositor, y deja la inspección final y las barreras para el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Contactar a los proveedores
2 personas
5
Invitar a los vendedores del mercado
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reunir información sobre alérgenos
10
Hacer reservas
11
Hacer el plano
2 personas
12
Coordinar la ruta del tráfico
2 personas
13
Informar a los responsables de los stands
2 personas
14
Reclutar voluntarios
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Gestionar el contacto de primeros auxilios
17
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
18
Seguir la previsión del tiempo
19
Recordar a los expositores
20
Hacer la compra
2 personas
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Preparar las cajas registradoras
2 personas
23
Preparar paquetes para los expositores
2 personas
24
Inspeccionar el recinto
2 personas
25
Colocar las barreras
4 personas
26
Montar tiendas
6 personas
27
Montar puestos de mercado
6 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Conectar los cables de alimentación
2 personas
30
Colgar la iluminación
3 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colocar los paneles informativos
2 personas
33
Colocar señalizadores
2 personas
34
Preparar puntos de residuos
2 personas
35
Montar el punto de café
2 personas
36
Llenar las neveras portátiles
2 personas
37
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

38
Atender las cajas
2 personas
39
Recibir a los visitantes
4 personas
40
Dar la bienvenida a los expositores
2 personas
41
Atender el punto de información
2 personas
42
Registrar objetos perdidos
43
Servir café y té
3 personas
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
47
Comprobar los baños
48
Reponer artículos de higiene
49
Apoyar a los expositores
2 personas
50
Comprobar la plaza y las rutas de paso
2 personas
51
Encender la iluminación
52
Anunciar la última ronda de ventas
53
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

54
Cerrar las cajas
2 personas
55
Registrar la salida de los expositores
2 personas
56
Guardar los restos de forma segura
3 personas
57
Recoger mesas y sillas
5 personas
58
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
59
Desmontar las tiendas
6 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Retirar los cables de alimentación
2 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Limpiar el recinto
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Inventariar materiales
2 personas
66
Devolver los objetos prestados
2 personas
67
Retirar los residuos
2 personas
68
Gestionar objetos perdidos
69
Guardar el material de venta
2 personas
70
Gestionar los pagos pendientes
2 personas
71
Agradecer a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 30
Carpas de fiestacant. 8
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas de cajacant. 2
Papeleracant. 12
Percheroscant. 8
Perchascant. 100
Cajas de almacenamientocant. 20
Sombrillascant. 4

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Megáfono de mano
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 3
Mantelescant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 6
Números de standcant. 30
Pizarrascant. 10
Rotuladores de tizacant. 12

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12
Conos de tráficocant. 16
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 8
Tijerascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejas de aluminiocant. 30
Recipientes herméticoscant. 20

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Fregonascant. 6
Botellas de spray de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto, los permisos y el seguro antes de invitar a los vendedores. Reserva al menos 6 semanas para reunir documentación y corregir requisitos del lugar.
Pide a cada expositor sus necesidades de espacio, electricidad y alimentación en el momento de la inscripción. Usa esa información para asignar puestos numerados y dibujar un plano, en lugar de improvisar la distribución el mismo día.
Calcula la electricidad por zonas: comprueba cada punto, lleva cables alargadores, regletas y enrollacables, y separa las líneas de máquinas de café, terminales de pago e iluminación. Prueba todo con 24 horas de antelación.
Asigna los voluntarios por turnos de 3 a 4 horas y entrega a cada responsable un contacto de primeros auxilios, un megáfono o una batería externa cuando corresponda. Confirma los turnos y las instrucciones 3 días antes.
No dejes el montaje para la apertura: inspecciona el recinto el día anterior, coloca carteles, números de stand, papeleras y barreras, y revisa la previsión meteorológica 48 horas antes. Así sabrás si necesitas recolocar carpas, sombrillas o mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, comprobar el seguro, contactar con proveedores, invitar a los vendedores y cerrar las inscripciones sin montar el plano a última hora.
¿Cuándo se debe hacer el plano de los puestos?: Haz un primer plano cuando falten unas 3 semanas y ciérralo 7 días antes. Para entonces deberías conocer el tamaño de cada puesto, sus preferencias eléctricas y cualquier necesidad dietética o de accesibilidad.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada 10 puestos durante las horas de mayor afluencia, además de una persona coordinadora. Divide la cobertura en turnos de 3 a 4 horas para evitar que el equipo llegue agotado al cierre.
¿Cuándo hay que comprobar la electricidad y el tiempo?: Comprueba los puntos de electricidad y prueba cables, regletas y terminales 24 horas antes. Consulta la previsión 48 horas antes y vuelve a revisarla la mañana del evento para ajustar carpas, sombrillas, iluminación y circulación.

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