Organiser une braderie sans rien laisser au dernier moment

Une braderie se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, obtenir les autorisations, puis remplir les emplacements avant de gérer la logistique. Le plan des stands, la circulation et les besoins électriques doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Les oublis les plus fréquents concernent les informations des exposants, les numéros de stand, les rallonges et les solutions prévues en cas de pluie. Voici une méthode concrète pour avancer étape par étape.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Attribuer les emplacements
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Rassembler les informations sur les allergènes
10
Faire les réservations
11
Créer le plan
2 personnes
12
Coordonner l’itinéraire de circulation
2 personnes
13
Informer les exposants
2 personnes
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Prévoir un contact de premiers secours
17
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
18
Suivre les prévisions météo
19
Rappeler les exposants
20
Faire les courses
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Préparer les caisses
2 personnes
23
Préparer les colis pour les exposants
2 personnes
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Installer les barrières
4 personnes
26
Monter les tentes
6 personnes
27
Installer les stands du marché
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Placer les panneaux d’information
2 personnes
33
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
34
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Remplir les glacières
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

38
Tenir les caisses
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Accueillir les exposants
2 personnes
41
Tenir le point d'information
2 personnes
42
Enregistrer les objets trouvés
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Réapprovisionner les articles de toilette
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Vérifier la place et les parcours
2 personnes
51
Allumer l’éclairage
52
Annoncer le dernier tour de vente
53
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

54
Fermer les caisses
2 personnes
55
Faire le check-out des exposants
2 personnes
56
Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
58
Démonter les stands du marché
6 personnes
59
Démonter les tentes
6 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Retirer les câbles électriques
2 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Évacuer les déchets
2 personnes
68
Gérer les objets trouvés
69
Ranger le matériel de vente
2 personnes
70
Traiter les paiements en attente
2 personnes
71
Remercier les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 30
Tentes de réceptionqté 8
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de caisseqté 2
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Cintresqté 100
Caisses de rangementqté 20
Parasolsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Mégaphone à main
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 3
Nappesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Numéros de standqté 30
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 6
Passe-câblesqté 12
Cônes de signalisationqté 16
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Ciseauxqté 8
Pains de glaceqté 24
Plateaux en aluminiumqté 30
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Serpillièresqté 6
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu, les autorisations et l’assurance. Prévois au moins 6 à 8 semaines pour traiter les demandes administratives et confirmer les règles d’occupation du site.
Fixe une date limite d’inscription des exposants, idéalement 3 semaines avant la braderie. Demande dès l’inscription leurs dimensions, leurs besoins électriques et leurs informations sur les allergènes s’ils vendent de la nourriture.
Dessine le plan avant d’attribuer les emplacements. Sépare les stands, les zones de passage et l’itinéraire des véhicules, puis envoie à chaque exposant son numéro et ses consignes au moins 7 jours avant l’événement.
Prépare le matériel par exposant plutôt qu’en vrac : numéro de stand, tables ou mobilier prévu, caisse de rangement et informations pratiques. Vérifie aussi les terminaux de paiement, les multiprises et les rallonges à enrouleur avant le montage.
Organise le jour J avec des responsabilités horaires. Prévois un responsable de site, des bénévoles pour l’accueil et la circulation, un contact de premiers secours, puis fais une inspection complète du terrain avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une braderie de taille moyenne. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de recruter les exposants, de créer le plan et de réserver le matériel.
Quand faut-il inviter les exposants à une braderie ?: Lance les invitations 4 à 6 semaines avant la date, avec une clôture des inscriptions environ 3 semaines avant. Vous pourrez ensuite attribuer les emplacements et confirmer les besoins de chaque exposant.
Quand envoyer le plan des stands aux exposants ?: Envoyez le plan définitif et les numéros de stand au moins 7 jours avant la braderie. Indiquez aussi l’horaire d’installation, l’itinéraire d’accès, les règles de circulation et les points d’alimentation électrique.
Que prévoir pour une braderie en cas de pluie ?: Décidez au plus tard 3 jours avant l’événement quelles tentes, bâches ou protections seront utilisées. Suivez les prévisions chaque jour pendant la dernière semaine et prévenez les exposants dès qu’une modification du montage est nécessaire.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.