Cómo organizar una feria sin dejar cabos sueltos

Organizar una feria empieza mucho antes de montar las carpas. Primero fija la fecha y la ruta, tramita los permisos y confirma el seguro; después coordina expositores, puestos de comida, asociaciones y voluntariado. El plano de los puestos, el tráfico y la electricidad deben estar cerrados antes de enviar las confirmaciones. En los últimos días, revisa el tiempo, prepara un paquete para cada puesto y comprueba que todo el material esté listo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Solicitar permiso
3
Comprobar el seguro
4
Solicitar el corte de calle
5
Invitar a los expositores
2 personas
6
Contactar a asociaciones locales
2 personas
7
Contactar con los puestos de comida
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar confirmación a los participantes
12
Hacer el plano
2 personas
13
Distribuir el plan de tráfico
14
Inscribir voluntarios
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Reservar suministros
17
Reservar recogida de residuos
18
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Llamar de nuevo a los expositores
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Comprobar los materiales
3 personas
23
Preparar paquetes por puesto
3 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Imprimir planos
26
Preparar la caja registradora
2 personas
27
Preparar la reunión del equipo
28
Despejar la calle
4 personas
29
Colocar vallas de tráfico
4 personas
30
Montar los puestos
6 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Tender los cables de alimentación
3 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Montar el mostrador de información
2 personas
36
Montar el mostrador de catering
3 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Enfriar bebidas
2 personas
39
Colgar listas de precios
2 personas
40
Recibir a los expositores
3 personas
41
Asignar espacios de stand
3 personas
42
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
43
Realizar briefing al personal

Evento

44
Atender el mostrador de información
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Servir las bebidas
3 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Recoger la vajilla
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Mantener libres las vías de paso
2 personas
54
Encender la iluminación
55
Informar a los responsables de los stands
56
Anunciar la última ronda de ventas
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
58
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

59
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Desmontar los puestos
6 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Enrollar los cables eléctricos
3 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
68
Contar los materiales
2 personas
69
Limpiar los artículos prestados
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Guardar el stock restante
2 personas
72
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Bancos plegablescant. 12
Percheroscant. 8
Mesas altascant. 4
Cajas de almacenajecant. 12
Taburetescant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas de bateríacant. 12
Baterías recargablescant. 8
Datáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfonoscant. 2
Linternas de manocant. 4
Escalerascant. 2
Carros de manocant. 2
Carretescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cuencoscant. 60
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 20
Banderascant. 30
Bannerscant. 8
Globoscant. 200
Cinta para globoscant. 4
Mantelescant. 20
Pizarrascant. 12
Tiza para aceracant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Atriles indicadorescant. 6
Números de mesacant. 24
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 30

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 16
Soportes para lámparascant. 6
Bateríascant. 48

Limpieza

Papeleracant. 12
Tapas de cubos de basuracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Vallas de tráficocant. 20
Vallas de control de multitudescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Conoscant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: la fecha, el recorrido, el permiso, el seguro y el corte de calle condicionan todo lo demás. No invites a expositores hasta saber qué espacio puedes ofrecerles.
Cierra las inscripciones con una fecha límite concreta, por ejemplo 3 semanas antes. Pide entonces las preferencias dietéticas, asigna los espacios y envía a cada participante su confirmación y las instrucciones de llegada.
Haz el plano con medidas reales de carpas, puestos, mesas y zonas de paso. Distribuye el plan de tráfico al menos 7 días antes y deja una copia impresa para coordinación, voluntariado y puestos.
Comprueba los puntos de electricidad antes del montaje: cuenta cables alargadores, regletas, baterías recargables y lámparas de batería por zona. Los datáfonos y las máquinas de café suelen necesitar una revisión aparte.
Reserva la recogida de residuos y prepara un paquete etiquetado para cada puesto el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo, revisa vasos, tazas, platos y cubiertos, y vuelve a llamar a los expositores 24 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. Los permisos, el seguro y el corte de calle pueden tardar varias semanas, y necesitas margen para confirmar expositores y proveedores.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los puestos?: Cierra las inscripciones unas 3 semanas antes. Así puedes recoger preferencias dietéticas, asignar espacios, terminar el plano y enviar las confirmaciones con tiempo.
¿Cuándo se prepara el plano de una feria?: Prepara un primer plano cuando conozcas los puestos confirmados y ciérralo al menos 7 días antes. Incluye carpas, mesas, electricidad, accesos y recorridos de tráfico.
¿Qué se revisa el día antes de una feria?: El día anterior comprueba materiales, electricidad, residuos, bebidas y paquetes por puesto. También confirma la llegada de los expositores y lleva planos impresos, walkie-talkies, megáfonos y linternas para la coordinación.

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