So organisierst du einen Flohmarkt ohne Leerlauf

Bei einem Flohmarkt entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbautag. Lege zuerst Datum, Strecke und Verkehrsführung fest, bevor du Stände zusagst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherungsprüfung und die Einladung der Standbetreiber. In den letzten zwei Wochen werden Anmeldungen, Standplätze, Helfer und Lieferungen verbindlich. Plane außerdem Strom, Abfall, Wetter und die Ausgabe von Material pro Stand ein – diese Punkte werden am häufigsten zu spät geklärt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Straßensperrung beantragen
5
Standbetreiber einladen
2 Personen
6
Lokale Vereine ansprechen
2 Personen
7
Foodstände ansprechen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Standplätze zuweisen
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmerbestätigung versenden
12
Lageplan erstellen
2 Personen
13
Verkehrsplan verteilen
14
Freiwillige anmelden
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Lieferungen reservieren
17
Abfallentsorgung reservieren
18
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Aussteller nachtelefonieren
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien prüfen
3 Personen
23
Pakete pro Stand zusammenstellen
3 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Lagepläne ausdrucken
26
Kasse vorbereiten
2 Personen
27
Crew-Briefing vorbereiten
28
Straße freimachen
4 Personen
29
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
30
Stände aufbauen
6 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Stromkabel verlegen
3 Personen
34
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
35
Informationsstand einrichten
2 Personen
36
Cateringtheke einrichten
3 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Getränke kühlen
2 Personen
39
Preisliste aufhängen
2 Personen
40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Standplätze zuweisen
3 Personen
42
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
43
Crew-Briefing abhalten

Event

44
Infostand besetzen
2 Personen
45
Besucher begrüßen
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke servieren
3 Personen
48
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Geschirr einsammeln
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten kontrollieren
53
Laufwege freihalten
2 Personen
54
Beleuchtung einschalten
55
Standbetreiber informieren
56
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
58
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

59
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
61
Stände abbauen
6 Personen
62
Dekoration entfernen
3 Personen
63
Stromkabel aufrollen
3 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
68
Materialien zählen
2 Personen
69
Ausgeliehene Sachen reinigen
2 Personen
70
Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Restbestand einlagern
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 20
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 6
KlappbänkeAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
StehtischeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
HockerAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
BatterielampenAnz. 12
AkkusAnz. 8
KartenlesegeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
MegafoneAnz. 2
HandlampenAnz. 4
LeiternAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
KabelrollenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 20
FahnenAnz. 30
BannerAnz. 8
BallonsAnz. 200
BallonbandAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
KreidetafelnAnz. 12
KreideAnz. 12
WegweiserAnz. 12
WegweisersockelAnz. 6
TischnummernAnz. 24
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 30

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 16
LampenstativeAnz. 6
BatterienAnz. 48

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülleimerdeckelAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandfegerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

VerkehrsbarrierenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
KegelAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen und eine mögliche Straßensperrung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, ob für Verkaufsstände, Foodstände oder Stromanschlüsse zusätzliche Vorgaben gelten.
Lege Standplätze erst fest, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. Erstelle danach einen Lageplan mit Standnummern und verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens 7 Tage vor dem Flohmarkt.
Plane pro Stand ein eigenes Materialpaket und beschrifte es mit der Standnummer. So gehen Kleinteile wie Kabel, Tischzubehör oder Aufbewahrungsboxen beim Aufbau nicht zwischen den Ständen verloren.
Teile Helfer in feste Zeitfenster für Aufbau, Einweisung, Verkehr, Nachtelefonieren und Abbau ein. Kontrolliere Stromanschlüsse und Kabelrollen vor der Öffnung; fehlende Verlängerungen lassen sich während des Verkaufs nur schwer ersetzen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über zusätzliche Partyzelte, Beleuchtung und Schutz für empfindliche Ware. Stelle Getränke und Kühlboxen am Vorabend bereit, nicht erst während des Aufbaus.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen Flohmarkt anmelden?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen, Versicherung und einer möglichen Straßensperrung. Die Anmeldefrist für Standbetreiber sollte etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin enden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Flohmarkt?: Für einen kleinen Flohmarkt solltest du mindestens 1 Helfer pro 10 bis 15 Stände einplanen, zusätzlich eine verantwortliche Person für Strom, Verkehr und Notfälle. Für Aufbau und Abbau brauchst du meist ein eigenes Team von mindestens 4 Personen.
Wann sollte man die Standplätze beim Flohmarkt einteilen?: Weise die Standplätze nach Ende der Anmeldung zu, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Verschicke Lageplan und Standnummer spätestens 7 Tage vorher, damit Rückfragen noch geklärt werden können.
Was muss man am Tag vor einem Flohmarkt vorbereiten?: Bereite Materialpakete, Lagepläne und Beschilderung vor, stelle Getränke kalt und prüfe Tische, Kabel, Beleuchtung und Transportmittel. Eine letzte Wetter- und Lieferkontrolle am Vorabend spart am Aufbautag mindestens 30 bis 60 Minuten.

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