Cómo organizar una feria deportiva sin perder el control

Una feria deportiva funciona mejor cuando primero aseguras el pabellón y después cierras clubes, expositores y programa. A partir de ahí, organiza las inscripciones, distribuye los puestos y asigna responsables para cada demostración y competición. El material deportivo, la señalización y la información médica deben estar comprobados antes de abrir las puertas. Reserva también tiempo para coordinar entregas, enfriar bebidas y preparar los aperitivos: suelen quedar para el final y provocan prisas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el pabellón deportivo
2
Contactar a clubes deportivos
2 personas
3
Inscribir a los proveedores deportivos
2 personas
4
Llevar la lista de expositores
5
Elaborar el programa
2 personas
6
Fijar los horarios de demostración
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Coordinar las entregas
14
Inventariar el material deportivo
2 personas
15
Imprimir las reglas de la competición
16
Hacer el plano
2 personas
17
Asignar los espacios de los puestos
18
Informar a los expositores
19
Preparar la señalización
2 personas
20
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
21
Imprimir las listas de participantes
22
Comprobar la información médica
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Clasificar los materiales
3 personas
27
Inspeccionar el polideportivo
2 personas
28
Despejar la zona de carga
2 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Montar los stands de los expositores
6 personas
32
Delimitar los campos deportivos
4 personas
33
Colocar el material deportivo
4 personas
34
Montar la mesa de registro
2 personas
35
Montar el bufé de catering
3 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Colgar señalización
2 personas
38
Colgar la decoración
2 personas
39
Probar el equipo de sonido
2 personas
40
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas

Evento

41
Recibir a los expositores
3 personas
42
Registrar a los visitantes
4 personas
43
Repartir el programa
2 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
45
Atender los stands deportivos
8 personas
46
Dirigir clínicas deportivas
6 personas
47
Anunciar las demostraciones
48
Supervisar las competiciones
4 personas
49
Llevar los resultados
2 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Mantener el buffet ordenado
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Reponer material deportivo
2 personas
57
Prestar primeros auxilios
2 personas
58
Registrar objetos perdidos
59
Anunciar la última demostración
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

61
Descargar a los expositores
4 personas
62
Reunir material deportivo
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
5 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el pabellón deportivo
5 personas
68
Limpiar el suelo en seco
2 personas
69
Devolver los materiales
3 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Retirar la decoración
2 personas
72
Desechar las tarjetas con nombres
73
Gestionar objetos perdidos
74
Enviar mensaje de agradecimiento
75
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 80
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Impresora
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Estaciones de cargacant. 3
Cronómetroscant. 6
Megáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Canaletas para cablescant. 10
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 40

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 10
Balones de baloncestocant. 8
Balones de voleibolcant. 8
Pelotas de teniscant. 24
Raquetas de teniscant. 12
Raquetas de bádmintoncant. 12
Shuttlescant. 24
Palos de hockeycant. 12
Pelotas de hockeycant. 12
Esterillas de yogacant. 20
Colchonetas de fitnesscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 40
Chalecoscant. 30
Escaleras de agilidadcant. 4
Bandas de resistenciacant. 20
Mancuernascant. 12
Dianas de dardoscant. 2
Dardoscant. 12
Paletas de ping-pongcant. 8
Pelotas de ping-pongcant. 24
Mesa de ping-pong
Bolsas de deportecant. 6
Cintas de medallacant. 30
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4
Silbatoscant. 8
Cinta deportivacant. 12
Cajas de aguacant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 6

Catering

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas térmicascant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Manteles de buffetcant. 6
Compras

Decoración

Guirnaldascant. 8
Pósteres deportivoscant. 20
Bannerscant. 8
Arcos de globoscant. 3
Tarjetas de nombrecant. 100
Números de mesacant. 30
Carteles direccionalescant. 18

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas fríascant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 2

Consejos

Cierra el pabellón antes de invitar a clubes y proveedores. Necesitas conocer el tamaño, los horarios disponibles y las zonas que podrás dividir para puestos, demostraciones y registro.
Elabora el programa con horas concretas y deja margen entre demostraciones. Comparte los horarios con los expositores y confirma quién necesita micrófono, altavoz, proyector o una zona específica.
Haz el plano antes de montar mesas, sillas y carpas. Asigna cada puesto por escrito y envía la ubicación a los expositores para evitar cambios y consultas durante la instalación.
Asigna voluntarios por función y turno, no solo por nombre. Prevé al menos una persona para el registro, otra para orientar al público y responsables de material durante cada bloque deportivo.
Comprueba el material con una lista y una prueba real el día anterior. Revisa balones, raquetas, palos, esterillas, cronómetros, cables, regletas y equipos de sonido; también imprime las reglas y las listas de participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria deportiva?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva el pabellón en la primera semana, contacta con clubes y proveedores durante las 2 siguientes y cierra el programa y las inscripciones como mínimo 10 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria deportiva?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes imprimir las listas, revisar la información médica y ajustar grupos, horarios, puestos y necesidades de material.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria deportiva?: Calcula 1 voluntario para el registro, 1 para información y al menos 1 responsable por cada zona activa. Para una feria con 4 zonas simultáneas, prepara como mínimo 6 personas por turno y una persona coordinadora.
¿Cuándo se debe comprobar el material deportivo?: Haz un inventario completo 3 días antes y una prueba final el día anterior. Comprueba también las conexiones eléctricas, los altavoces, los micrófonos, los cronómetros y las estaciones de carga antes de que lleguen los participantes.

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