Eine Sportmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Sportmesse laufen Aussteller, Vorführungen, Beratung und Mitmachangebote gleichzeitig. Starte deshalb nicht mit dem Programm, sondern mit der Sporthalle, dem verfügbaren Platz und den benötigten Bereichen. Danach folgen Vereine und Sportanbieter, Standplan, Vorführzeiten und die Anmeldung der Besucher. Plane spätestens zwei Wochen vorher Helfer, Lieferungen, Beschilderung und medizinische Informationen ein, damit am Veranstaltungstag nicht alles am Registrierungstisch zusammenläuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Sporthalle reservieren
2
Sportvereine ansprechen
2 Personen
3
Sportanbieter anmelden
2 Personen
4
Ausstellerliste pflegen
5
Programm zusammenstellen
2 Personen
6
Vorführzeiten festlegen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Social-Media-Posts veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Lieferungen abstimmen
14
Sportmaterialien inventarisieren
2 Personen
15
Wettkampfregeln drucken
16
Lageplan erstellen
2 Personen
17
Standplätze zuweisen
18
Aussteller informieren
19
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
20
Namensschilder erstellen
2 Personen
21
Teilnehmerlisten drucken
22
Medizinische Informationen prüfen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Materialien sortieren
3 Personen
27
Sporthalle kontrollieren
2 Personen
28
Laderaum freimachen
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
32
Sportplätze abstecken
4 Personen
33
Sportmaterialien bereitlegen
4 Personen
34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
36
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
2 Personen
39
Soundsystem testen
2 Personen
40
Sicherheitsroute kontrollieren
2 Personen

Event

41
Aussteller empfangen
3 Personen
42
Besucher registrieren
4 Personen
43
Programm verteilen
2 Personen
44
Besucher begrüßen
2 Personen
45
Sportstände betreuen
8 Personen
46
Sportclinics betreuen
6 Personen
47
Vorführungen ankündigen
48
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
49
Ergebnisse festhalten
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet ordentlich halten
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Sportmaterial auffüllen
2 Personen
57
Erste Hilfe leisten
2 Personen
58
Fundgegenstände registrieren
59
Letzte Vorführung ankündigen
60
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

61
Aussteller ausladen lassen
4 Personen
62
Sportgeräte sammeln
4 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Kühlboxen leeren
2 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Sporthalle reinigen
5 Personen
68
Boden trocken reinigen
2 Personen
69
Materialien zurückbringen
3 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Namensschilder wegwerfen
73
Fundsachen bearbeiten
74
Dankesnachricht versenden
75
Fotos mit Zustimmung teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
Registrierungstisch
BarhockerAnz. 8
PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Mobile LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LadestationenAnz. 3
StoppuhrenAnz. 6
MegafoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
KabelkanäleAnz. 10
KlemmbretterAnz. 10
StifteAnz. 40

Sportmaterial

FußbälleAnz. 10
BasketbälleAnz. 8
VolleyballbälleAnz. 8
TennisbälleAnz. 24
TennisschlägerAnz. 12
BadmintonschlägerAnz. 12
ShuttlesAnz. 24
HockeyschlägerAnz. 12
HockeybälleAnz. 12
Yoga-MattenAnz. 20
FitnessmattenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
KegelAnz. 40
MarkierscheibenAnz. 40
WarnwestenAnz. 30
KoordinationsleiternAnz. 4
WiderstandsbänderAnz. 20
HandgewichteAnz. 12
DartscheibenAnz. 2
DartpfeileAnz. 12
TischtennisschlägerAnz. 8
TischtennisbälleAnz. 24
Tischtennisplatte
SporttaschenAnz. 6
MedaillenbänderAnz. 30
StoppuhrenAnz. 4
AnzeigetafelnAnz. 4
PfeifenAnz. 8
SporttapeAnz. 12
WasserkistenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteschalenAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12
BuffetdeckenAnz. 6
Einkäufe

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
SportposterAnz. 20
BannerAnz. 8
BallonbögenAnz. 3
NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 30
WegweiserAnz. 18

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 2

Tipps

Reserviere die Sporthalle zuerst und teile die Fläche anschließend in Registrierung, Ausstellerstände, Vorführfläche, Sportstationen und Verpflegung auf. Plane für den Registrierungstisch zusätzlich Platz für mindestens zwei Laptops oder Tablets und einen Drucker ein.
Sprich Sportvereine und Anbieter früh an und setze eine feste Anmeldefrist, etwa sechs Wochen vor der Messe. Führe danach eine aktuelle Ausstellerliste und verschicke Standplätze, Aufbauzeit und Lageplan spätestens 7 Tage vor Beginn.
Lege Vorführzeiten in Blöcken von 20 bis 30 Minuten fest und lasse zwischen zwei Programmpunkten mindestens 10 Minuten für Wechsel und Umbau. Funkmikrofone, mobile Lautsprecher, Beamer und Projektionsleinwand solltest du vorab gemeinsam testen.
Inventarisiere Sportmaterialien getrennt nach Station und Anbieter. Rechne bei Mitmachangeboten mit mindestens einem verantwortlichen Helfer je Station und lege Bälle, Schläger, Matten und Shuttles in beschriftete Aufbewahrungsboxen bereit.
Erfasse Ernährungswünsche und medizinische Informationen spätestens 7 Tage vor der Messe. Kühle die Getränke am Vorabend, bereite Snacks am Veranstaltungstag früh vor und plane für das erste Messe-Stundenfenster etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sportmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung der Sporthalle und der Ansprache von Vereinen und Anbietern. Sechs Wochen vor dem Termin sollte die Ausstelleranmeldung laufen, eine Woche vorher müssen Lageplan, Helferplan und Teilnehmerlisten feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Sportmesse?: Plane mindestens zwei Personen für Registrierung und Einlass, eine verantwortliche Person für die Technik und je eine Person pro gleichzeitig betreuter Sportstation ein. Bei fünf parallelen Stationen brauchst du damit zusätzlich mindestens fünf Stationshelfer.
Wie plant man die Vorführungen bei einer Sportmesse?: Plane einzelne Vorführungen mit 20 bis 30 Minuten Dauer und mindestens 10 Minuten Wechselzeit. Bei sechs Programmpunkten solltest du daher etwa drei bis vier Stunden inklusive Umbau und kurzen Pausen reservieren.
Wie viel Material braucht man für eine Sportmesse?: Erstelle für jede Sportstation eine eigene Materialliste und zähle alle Bälle, Schläger, Matten und Shuttles vor dem Aufbau. Halte mindestens 10 Prozent Ersatzmaterial bereit, wenn Besucher aktiv mitmachen dürfen, und prüfe zusätzlich Verlängerungskabel sowie Ladestationen.

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