Organiser un salon du sport sans rien laisser au hasard

Un salon du sport se prépare d’abord comme un événement de circulation : les clubs, les exposants, les démonstrations et les visiteurs doivent savoir où aller et à quelle heure. Commencez par réserver le gymnase, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les besoins des clubs, le matériel sportif, les bénévoles et la signalétique. Les oublis les plus fréquents concernent les informations médicales, les branchements électriques et les horaires de livraison.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le gymnase
2
Contacter les clubs sportifs
2 personnes
3
Inscrire les prestataires sportifs
2 personnes
4
Tenir à jour la liste des exposants
5
Établir le programme
2 personnes
6
Planifier les horaires des démonstrations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Planifier les livraisons
14
Inventorier le matériel sportif
2 personnes
15
Imprimer le règlement de la compétition
16
Créer le plan
2 personnes
17
Attribuer les emplacements
18
Informer les exposants
19
Préparer la signalétique
2 personnes
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les listes de participants
22
Vérifier les informations médicales
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Trier les matériaux
3 personnes
27
Vérifier le gymnase
2 personnes
28
Dégager la zone de chargement
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Aménager les stands des exposants
6 personnes
32
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
33
Préparer le matériel sportif
4 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Installer la décoration
2 personnes
39
Tester le système de son
2 personnes
40
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes

Événement

41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Assurer la présence aux stands sportifs
8 personnes
46
Accompagner les cliniques sportives
6 personnes
47
Annoncer les démonstrations
48
Encadrer les matchs
4 personnes
49
Suivre les résultats
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Compléter le matériel sportif
2 personnes
57
Fournir les premiers secours
2 personnes
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Annoncer la dernière démonstration
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

61
Aider les exposants à décharger
4 personnes
62
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le gymnase
5 personnes
68
Nettoyer le sol à sec
2 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Jeter les badges nominatifs
73
Gérer les objets trouvés
74
Envoyer un message de remerciement
75
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Stations de rechargeqté 3
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Goulottes de câblesqté 10
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 40

Matériel de sport

Ballons de footballqté 10
Ballons de basketqté 8
Ballons de volley-ballqté 8
Balles de tennisqté 24
Raquettes de tennisqté 12
Raquettes de badmintonqté 12
Navettesqté 24
Cannes de hockeyqté 12
Balles de hockeyqté 12
Tapis de yogaqté 20
Tapis de fitnessqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Giletsqté 30
Échelles d’agilitéqté 4
Bandes de résistanceqté 20
Poids à mainqté 12
Cibles de fléchettesqté 2
Fléchettesqté 12
Raquettes de tennis de tableqté 8
Balles de tennis de tableqté 24
Table de ping-pong
Sacs de sportqté 6
Rubans de médailleqté 30
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 8
Ruban de sportqté 12
Caisses d’eauqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Couverts de serviceqté 12
Nappes de buffetqté 6
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches sportivesqté 20
Bannièresqté 8
Arches de ballonsqté 3
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 30
Panneaux indicateursqté 18

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 2

Conseils

Réservez le gymnase au moins 3 mois à l’avance et demandez immédiatement les horaires d’accès, de montage et de remise des clés. Sans cette information, l’installation des tables, tentes et équipements risque de déborder sur l’accueil du public.
Validez le programme des démonstrations 4 à 6 semaines avant le salon. Prévoyez pour chaque passage une durée, un responsable, un espace dégagé et un microphone ou une enceinte si le public doit suivre les explications.
Demandez aux clubs et aux exposants leurs besoins précis au plus tard 3 semaines avant l’événement : tables, chaises, prises, espace de rangement et matériel sportif. Reportez-les sur un plan numéroté, puis envoyez l’emplacement attribué à chacun.
Traitez les inscriptions chaque semaine et imprimez une première liste des participants 48 heures avant l’ouverture. Gardez une version numérique sur deux ordinateurs ou tablettes et prévoyez une table d’inscription clairement visible dès l’entrée.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec au moins une personne à l’accueil, une pour les démonstrations et une pour la logistique. Préparez les badges, le règlement, les horaires et les informations médicales avant leur arrivée, plutôt que le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du sport ?: Comptez idéalement 3 à 6 mois. La réservation du gymnase et le contact avec les clubs commencent en premier, tandis que le programme, les inscriptions et le recrutement des bénévoles se consolident dans les 6 dernières semaines.
Quand faut-il contacter les clubs sportifs et les exposants ?: Contactez-les environ 3 mois avant le salon et fixez une date limite de réponse à 6 ou 8 semaines. Demandez ensuite leurs besoins matériels et alimentaires au moins 3 semaines avant l’événement.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon du sport ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les démonstrations et 1 pour la logistique par créneau de 2 à 3 heures. Ajoutez une personne dès que plusieurs espaces fonctionnent en même temps ou que les inscriptions sont nombreuses.
Que préparer la veille d’un salon du sport ?: Installez la signalétique, vérifiez les branchements, refroidissez les boissons et regroupez les badges, listes, règlements et chronomètres la veille. Gardez le matin de l’événement pour les dernières vérifications et l’accueil des clubs, pas pour imprimer tout le matériel.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.