Checklist para organizar una feria de manualidades

Una feria de manualidades necesita más que mesas y expositores confirmados. Primero debes cerrar la sala, los permisos y el programa; después, coordinar inscripciones, talleres, catering y distribución del espacio. En los últimos días suelen olvidarse la información de accesibilidad, los carteles direccionales, los cargadores y la ubicación exacta de los stands. Esta checklist reúne el orden práctico para llegar al día de la feria con todo preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar el lugar y la sala
Comprobar permisos
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Preparar el programa del taller
2 personas
Enviar las condiciones para expositores
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar las inscripciones del taller
Confirmar definitivamente a los expositores
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
Reservar el material de alquiler
Asignar voluntarios
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Publicar información de accesibilidad
Calcular las cantidades de catering
Comprar materiales para el taller
2 personas
Imprimir programa y ruta
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Reunir la información de los expositores
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Comprobar la lista final de asistentes
Enviar por correo a los expositores la ubicación de los stands
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer las compras no perecederas
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Recibir el material de alquiler
2 personas
Preparar los kits del taller
3 personas
Imprimir listas de asistencia
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Hacer las compras perecederas
2 personas
Cargar el equipo de pago
Preparar los materiales por zona
3 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Numerar los stands de los expositores
2 personas
Montar las mesas del taller
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Exponer los materiales del taller
3 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reiniciar las salas de taller
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Guiar a los visitantes fuera de forma segura
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Recoger objetos perdidos
Empacar el material del taller
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Limpiar la sala y la cocina
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Enviar agradecimientos a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 24
Mesas de tallercant. 6
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 4
Mesa plegable de información
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Manteles individualescant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platos para postrecant. 100
Cucharillascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 12
Carteles de standcant. 30
Tarjetas de nombrecant. 40
Carteles direccionalescant. 20
Pósteres del programacant. 12
Credenciales de expositorcant. 40

Equipo

Caja registradoracant. 2
Máquina de selladocant. 2
Tablet para el registrocant. 2
Cargadorescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Hubs USBcant. 4
Soportes de presentacióncant. 8
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Etiquetadora
Laminadora

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Cuencos fríoscant. 6
Bandejascant. 6
Cubetas para lavarcant. 3
Papelelerascant. 8

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 4
Lámparas de emergenciacant. 4

Material de manualidades

Tijerascant. 24
Tapetes de cortecant. 12
Pistolas de pegamentocant. 12
Sets de pincelescant. 12
Delantales de pinturacant. 24
Paletas de mezclacant. 12
Pincelerascant. 24
Bandejas de trabajocant. 30

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Mantas ignífugascant. 2
Canaletas para cablescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Compras

Compras

Consejos

Cierra la sala y comprueba los permisos antes de invitar a los expositores. Reserva también las mesas de exposición, las mesas de taller y las sillas según la distribución prevista, no según una estimación general.
Envía las condiciones para expositores junto con el formulario de inscripción y fija una fecha límite. Confirma definitivamente a cada expositor al menos 7 días antes para poder rehacer el plano si alguien cancela.
Separa las inscripciones de visitantes de las del taller. Recoge las preferencias dietéticas con la inscripción y calcula el catering con la lista final de asistentes, idealmente entre 3 y 5 días antes.
Prepara el mapa, la ruta y los carteles direccionales antes de imprimir el programa. Incluye la ubicación de los stands en el correo a los expositores y deja una copia visible en la mesa de información.
Asigna voluntarios a funciones concretas y comprueba el equipo el día anterior: tablet de registro, cargadores, cables alargadores, regletas y caja registradora. Lleva tarjetas de nombre y credenciales separadas para que el registro no se bloquee al abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La sala y los permisos deben estar cerrados al principio; deja las confirmaciones finales, el plano y el catering para la última semana.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores?: Haz la confirmación definitiva al menos 7 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para ajustar la distribución de mesas, preparar las credenciales y enviar la ubicación de cada stand.
¿Cuánto catering necesito para una feria de manualidades?: Calcula las cantidades usando la lista final de asistentes y las preferencias dietéticas, entre 3 y 5 días antes. Para el primer tramo del evento, cuenta aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y añade opciones de café y postre si están previstas.
¿Qué debo preparar el día anterior a la feria?: Imprime el programa, la ruta y la señalización; prepara las tarjetas de nombre y reúne la información de los expositores. Comprueba también la tablet de registro, los cargadores, los alargadores y las regletas al menos 24 horas antes.

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