Checklist para organizar una feria de jardinería sin olvidar nada
Una feria de jardinería necesita más que expositores y plantas: hay que coordinar 63 tareas y prever 59 tipos de material. Empieza fijando la fecha, el programa y las inscripciones; después cierra proveedores, permisos, distribución y aparcamiento. Durante la última semana, confirma el tiempo, las necesidades dietéticas y la información de cada stand. El día anterior, revisa el recinto, monta carpas y mesas y deja preparada la señalización para que la apertura no dependa de improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Inscribir stands de feria
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
2 personas
Hacer reservas
Hacer un plano del recinto
2 personas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Preparar el plan de aparcamiento
Diseñar la señalización
Hacer carteles del programa
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar a los responsables de los stands
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar la decoración
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Instalar de forma segura los puntos de electricidad
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Numerar las mesas de parto
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar la lista de registro
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Comprobar los stands de la feria
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Anunciar el programa
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Encender la iluminación
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar caja e inscripción
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Desconectar la iluminación
2 personas
Retirar los platos y los cubos de basura
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 18
- Mesas bistrocant. 8
- Sillascant. 90
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de recepción
- Papeleracant. 8
- Bases para sombrillascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 160
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Mesa de mezclas
- Cajas de cajacant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Pizarrascant. 8
- Macetascant. 12
- Manteles runnerscant. 18
- Portanombrescant. 30
- Carteles direccionalescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de exteriorcant. 6
- Linternas a pilascant. 10
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 3
- Esponjascant. 8
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Material de jardín
- Mesas para la exposición de jardineríacant. 6
- Mesas para plantascant. 8
- Escalones para plantascant. 4
- Regaderacant. 4
- Mangueras de jardíncant. 2
- Carretillascant. 2
- Rastrillocant. 2
- Cucharacant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Guantes de trabajocant. 8
- Bases para sombrillascant. 4
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones de los stands con al menos 2 semanas de antelación. Así puedes asignar puestos, dibujar el plano del recinto y detectar necesidades de electricidad antes de montar.
- Haz el plano separando recepción, expositores, comida, circulación y aparcamiento. Reserva pasillos suficientemente amplios para el público y comprueba que cada carpa tenga una ubicación marcada.
- Revisa los permisos y confirma a los proveedores como mínimo 7 días antes. La autorización, el suministro eléctrico y las reservas son detalles que suelen quedarse para el final y pueden bloquear el montaje.
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y prepara un plan para las carpas. Además de mesas y sillas, revisa bases para sombrillas, cables alargadores, regletas y puntos de electricidad seguros.
- Haz la compra y reúne los materiales el día anterior. Cuenta vasos reutilizables, platos, cubiertos, termos, jarras de agua, acumuladores de frío y papeleras; el café y el agua suelen agotarse antes de lo previsto.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de jardinería?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, abrir inscripciones, confirmar proveedores, comprobar permisos y preparar el plano del recinto sin trabajar con prisas.
- ¿Cuándo debo cerrar la inscripción de los stands?
- Cierra las inscripciones al menos 2 semanas antes de la feria. Necesitas esos días para asignar puestos, informar a los responsables y ajustar mesas, carpas, sillas y conexiones eléctricas.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de jardinería?
- Revisa el pronóstico, la lista de la compra, los permisos, el plano y la señalización. También conviene inspeccionar el recinto y dejar reunidos carpas, mesas, sillas, material de servicio y equipos de sonido.
- ¿Cuándo se montan las carpas y los stands?
- El montaje debe hacerse antes de la apertura, preferiblemente el día anterior si el recinto lo permite. Marca primero las ubicaciones, instala las carpas de forma segura y después coloca mesas, sillas, señalización y electricidad.
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