Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control

Una feria de empleo combina empresas expositoras, centros de formación, candidatos, puestos y sesiones informativas. Empieza fijando fecha, horario y recinto; después confirma quién participa y abre las inscripciones. Cuando conozcas el número de asistentes, podrás distribuir los puestos, calcular el catering y cerrar las necesidades técnicas. Las comprobaciones finales deben hacerse con varios días de margen, no la víspera.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2
Reservar el recinto y la distribución de la sala
3
Comprobar permisos y seguros
4
Contactar a los empleadores participantes
2 personas
5
Invitar a escuelas y centros de formación
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar promoción en redes sociales
9
Distribuir carteles
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Actualizar la lista de participantes
13
Enviar la confirmación a los participantes
14
Enviar información a los expositores
15
Crear la distribución de los puestos
2 personas
16
Calcular las cantidades de catering
17
Reservar el catering
18
Pedir la reserva de bebidas y snacks
19
Crear archivos de impresión para la señalización
20
Imprimir el programa y el plano
2 personas
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Recopilar presentaciones y archivos
23
Comprobar la técnica y los puntos de corriente
2 personas
24
Recoger los materiales
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
28
Despejar el suelo del salón
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
5 personas
30
Montar los stands de los expositores
6 personas
31
Montar un espacio de presentación sin escenario
3 personas
32
Colgar señalización
2 personas
33
Colocar números de stand
2 personas
34
Preparar el material de registro
2 personas
35
Montar el punto de café y té
2 personas
36
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
37
Conectar la técnica
2 personas
38
Probar micrófonos y presentaciones
2 personas
39
Recibir a los expositores
3 personas
40
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas

Evento

41
Recibir a los visitantes
4 personas
42
Registrar inscripciones
3 personas
43
Repartir el programa
2 personas
44
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
45
Apoyar a los expositores
2 personas
46
Anunciar presentaciones
47
Coordinar presentaciones
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar puntos de residuos
2 personas
52
Comprobar los baños periódicamente
53
Registrar objetos perdidos
54
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
56
Despedir a los expositores
3 personas

Seguimiento

57
Apagar la técnica
2 personas
58
Reunir materiales del stand
4 personas
59
Desmontar mesas y sillas
5 personas
60
Retirar la decoración
2 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Limpiar la sala
3 personas
64
Limpiar la cocina y el punto de catering
2 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Devolver los materiales
2 personas
67
Devolver el equipo prestado
2 personas
68
Recoger el stock sobrante
2 personas
69
Procesar los datos de asistencia
70
Enviar un correo de agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 38
Sillascant. 120
Mesas altascant. 8
Mesa de inscripción
Sillas de oficinacant. 35

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cargadorescant. 6
Pulsadores de presentacióncant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos para alimentoscant. 6
Cuencoscant. 16
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 6

Decoración

Mantelescant. 38
Carteles con número de standcant. 35
Bannerscant. 6
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Portapapelescant. 35
Portalápicescant. 35

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Catering

Dispensadores térmicos de bebidascant. 4
Dispensadores de aguacant. 2
Neverascant. 2
Mesas de serviciocant. 4
Cestas de pancant. 8
Cajas de bebidascant. 12
Compras

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 150
Pulserascant. 350
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 40
Papel A4cant. 3
Carpetascant. 40
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Portapapelescant. 30
Material de escrituracant. 4
Credenciales temporalescant. 50
Papel de impresión para planoscant. 300
Sobrescant. 100
Bridascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3

Consejos

Cierra primero la lista de empresas y centros de formación. Pide a cada expositor su nombre, persona de contacto, necesidades de espacio y archivos para presentaciones antes de preparar el plano.
Abre las inscripciones con información práctica: horario, acceso, sesiones y formulario. Revisa la lista al menos una vez por semana y envía la confirmación cuando los datos estén completos.
Diseña la distribución de los puestos antes de encargar el catering. Reserva espacio para la mesa de inscripción, pasillos cómodos, mesas altas y la zona de proyección; deja también una ruta libre para cables y corriente.
Haz una prueba técnica en el recinto, no solo en una oficina. Comprueba portátiles, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, alargadores, regletas y cargadores al menos 24 horas antes.
Calcula comida y bebida con la cifra confirmada de asistentes, incluyendo preferencias dietéticas. Prepara la señalización, el programa, el plano y las tarjetas de nombre con varios días de margen para poder corregir nombres o cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva pronto el recinto y contacta a las empresas; deja las dos últimas semanas para confirmar asistentes, cerrar el plano, imprimir materiales y revisar la parte técnica.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de empleo?: Ábrelas aproximadamente 6 semanas antes y mantén la lista actualizada cada semana. Envía la confirmación cuando tengas los datos necesarios y cierra el recuento definitivo entre 5 y 7 días antes para calcular el catering.
¿Cómo se distribuyen los puestos en una feria de empleo?: Coloca los puestos en un plano antes de montar la sala y deja pasillos suficientemente amplios para la circulación. Reserva una zona visible para inscripción, separa el área de presentaciones y comprueba que cada expositor tenga acceso a corriente si la necesita.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una feria de empleo?: Haz una revisión completa 24 horas antes: equipos, cables, corriente, señalización, plano, programa, tarjetas de nombre y materiales de los expositores. Confirma también las cantidades de catering y cualquier preferencia dietética registrada.

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