Eine Berufsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Berufsmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob Aussteller, Schulen und Besucher gut zusammenfinden. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten, Raum und Zuständigkeiten fest. Danach folgen Arbeitgeber, Einladungen und Anmeldungen; erst mit verlässlichen Zahlen planst du Standflächen, Catering und Namensschilder. In den letzten Tagen geht es vor allem um Technik, Unterlagen, Beschilderung und einen klaren Aufbauplan für den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2
Location und Raumaufteilung reservieren
3
Genehmigungen und Versicherungen prüfen
4
Teilnehmende Arbeitgeber ansprechen
2 Personen
5
Schulen und Ausbilder einladen
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung in sozialen Medien posten
9
Poster verteilen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Teilnehmerliste aktualisieren
13
Bestätigung an Teilnehmer senden
14
Informationen für Aussteller senden
15
Standaufteilung erstellen
2 Personen
16
Cateringmengen berechnen
17
Catering reservieren
18
Getränke- und Snackvorrat bestellen
19
Druckdateien für die Beschilderung erstellen
20
Programm und Lageplan drucken
2 Personen
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Präsentationen und Dateien sammeln
23
Technik und Stromanschlüsse prüfen
2 Personen
24
Materialien abholen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
28
Hallboden freiräumen
3 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
30
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
31
Podiumfreien Präsentationsbereich einrichten
3 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Standnummern anbringen
2 Personen
34
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
35
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
36
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
37
Technik anschließen
2 Personen
38
Mikrofone und Präsentationen testen
2 Personen
39
Aussteller empfangen
3 Personen
40
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen

Event

41
Besucher empfangen
4 Personen
42
Anmeldungen erfassen
3 Personen
43
Programm verteilen
2 Personen
44
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
45
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
46
Präsentationen ankündigen
47
Präsentationen betreuen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Abfallstationen leeren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
53
Verlorene Gegenstände erfassen
54
Besucherfragen beantworten
2 Personen
55
Letzte Besucher informieren
2 Personen
56
Aussteller verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

57
Technik ausschalten
2 Personen
58
Standmaterial sammeln
4 Personen
59
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
60
Dekoration entfernen
2 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Müll einsammeln
3 Personen
63
Saal reinigen
3 Personen
64
Küche und Cateringstation reinigen
2 Personen
65
Toiletten reinigen
2 Personen
66
Materialien zurückbringen
2 Personen
67
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
69
Anwesenheitsdaten verarbeiten
70
Dankesmail an Aussteller senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 38
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 8
Anmeldetisch
BürostühleAnz. 35

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadegeräteAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Lebensmittel abwiegenAnz. 6
SchälchenAnz. 16
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 38
StandnummernschilderAnz. 35
BannerAnz. 6
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KlemmbretterAnz. 35
StiftehalterAnz. 35

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Catering

Thermische GetränkespenderAnz. 4
WasserspenderAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
ServiertischeAnz. 4
BrotkörbeAnz. 8
GetränkekistenAnz. 12
Einkäufe

Büro

NamensschilderAnz. 150
ArmbänderAnz. 350
KugelschreiberAnz. 60
NotizblöckeAnz. 40
A4-PapierAnz. 3
MappenAnz. 40
KlebebandrollenAnz. 8
SchreibbretterAnz. 30
SchreibmaterialAnz. 4
Temporäre BadgesAnz. 50
Druckpapier für LagepläneAnz. 300
UmschlägeAnz. 100
KabelbinderAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
WischsetsAnz. 2
PutzeimerAnz. 3

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Raumaufteilung und der Ansprache der Arbeitgeber. Prüfe dabei früh, ob Genehmigungen und Versicherungen für den Veranstaltungsort nötig sind.
Plane die Kommunikation in zwei Richtungen: Schulen und Ausbilder brauchen Ablauf und Anmeldung, Aussteller zusätzlich Standfläche, Aufbauzeit, Stromanschlüsse und Hinweise zu Präsentationen.
Schließe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor der Messe für die Mengenplanung. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle Getränke und Snacks erst anhand dieser aktuellen Zahl.
Erstelle den Standplan nicht erst beim Aufbau. Nummeriere die Plätze, drucke Lageplan und Programm vorab und bereite Namensschilder so vor, dass Änderungen am Veranstaltungstag schnell ergänzt werden können.
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone und Präsentationsklicker mindestens einen Tag vorher. Lege Verlängerungskabel, Ladegeräte und Ersatzlösungen bereit, damit ein fehlender Anschluss nicht den Ablauf stoppt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Berufsmesse organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für die Ansprache von Arbeitgebern und Schulen, Anmeldungen, Raumplanung und Drucksachen brauchst du mehrere feste Vorläufe.
Wie viele Aussteller passen auf eine Berufsmesse?: Das hängt von der verfügbaren Standfläche und der Raumaufteilung ab. Plane pro Arbeitgeber einen klar abgegrenzten Platz und schließe die Einteilung spätestens 7 Tage vor der Messe ab, wenn die Anmeldungen feststehen.
Wann muss das Catering für eine Berufsmesse bestellt werden?: Bestelle Catering und Getränkevorrat, sobald die Teilnehmerzahl belastbar ist, meist etwa 7 Tage vorher. Berücksichtige dabei Aussteller, Helfer und erwartete Besucher getrennt, statt nur die Anmeldungen zu zählen.
Was muss man am Tag vor der Berufsmesse prüfen?: Kontrolliere mindestens 1 Tag vorher die Technik, Stromanschlüsse, Präsentationsdateien, Beschilderung und alle Unterlagen. Lege außerdem Namensschilder, Lageplan und Programm nach Reihenfolge des Aufbaus bereit.

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