Organiser un forum des métiers, étape par étape

Un forum des métiers se prépare d’abord avec un calendrier clair, puis avec un suivi précis des exposants, des écoles et des visiteurs. Commence par fixer les horaires et la configuration de la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, coordonne les participants, le plan des stands, la restauration et la technique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins électriques, les badges, les fichiers de présentation et les informations pratiques envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
3
Vérifier les permis et les assurances
4
Contacter les employeurs participants
2 personnes
5
Inviter les écoles et les formateurs
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Distribuer les affiches
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Mettre à jour la liste des participants
13
Envoyer la confirmation aux participants
14
Envoyer les informations aux exposants
15
Établir le plan des exposants
2 personnes
16
Calculer les quantités de catering
17
Réserver le catering
18
Commander les stocks de boissons et de snacks
19
Créer les fichiers d’impression pour la signalisation
20
Imprimer le programme et le plan
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Rassembler les présentations et les fichiers
23
Vérifier la technique et les prises électriques
2 personnes
24
Récupérer le matériel
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer la table d'inscription
2 personnes
28
Libérer le sol de la salle
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Aménager les stands des exposants
6 personnes
31
Aménager un espace de présentation sans scène
3 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Placer les numéros des stands
2 personnes
34
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
37
Brancher la technique
2 personnes
38
Tester les microphones et les présentations
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
45
Soutenir les exposants
2 personnes
46
Annoncer les présentations
47
Animer les présentations
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Enregistrer les objets trouvés
54
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Dire au revoir aux exposants
3 personnes

Suivi

57
Éteindre la technique
2 personnes
58
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Collecter les déchets
3 personnes
63
Nettoyer la salle
3 personnes
64
Nettoyer la cuisine et le point de restauration
2 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger les stocks restants
2 personnes
69
Traiter les données de présence
70
Envoyer un e-mail de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 38
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Table d'inscription
Chaises de bureauqté 35

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeursqté 6
Cliques de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux pour les alimentsqté 6
Petits bolsqté 16
Pincesqté 8
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 38
Panneaux numérotés des standsqté 35
Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Presse-papiersqté 35
Pots à stylosqté 35

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Distributeurs de boissons thermiquesqté 4
Distributeurs d'eauqté 2
Réfrigérateursqté 2
Tables de serviceqté 4
Corbeilles à painqté 8
Casiers de boissonsqté 12
Courses

Bureau

Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 350
Stylos à billeqté 60
Blocs-notesqté 40
Papier A4qté 3
Chemisesqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Planchettes à écrireqté 30
Matériel d’écritureqté 4
Badges temporairesqté 50
Papier d'impression pour les plansqté 300
Enveloppesqté 100
Serre-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3

Conseils

Bloque la date, les horaires d’ouverture et le plan de salle avant de contacter les employeurs. Prévoyez une table d’inscription et un emplacement identifiable pour chaque exposant.
Lance les invitations et le formulaire d’inscription assez tôt pour pouvoir relancer les écoles et les entreprises. Mets à jour la liste des participants chaque semaine, puis envoie une confirmation avec les horaires et l’accès.
Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription et calcule les quantités de restauration à partir du nombre confirmé. Pour les boissons du premier accueil, compte environ deux à trois consommations par personne et prévois une marge pour les intervenants.
Récupère les présentations et teste la technique avant l’ouverture : ordinateurs, vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, microphones et prises électriques. Prévois au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée, plutôt que de les chercher le jour même.
Prépare les badges, le programme, le plan des exposants et la signalétique au plus tard la veille. Garde une copie des fichiers sur deux supports et vérifie que chaque stand dispose des tables, chaises et chargeurs nécessaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un forum des métiers ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les employeurs, inviter les écoles, ouvrir les inscriptions et réserver la restauration. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests techniques.
Quand faut-il contacter les entreprises pour un forum des métiers ?: Contactez-les dès que la date, les horaires et le lieu sont fixés, idéalement 10 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse 4 à 6 semaines avant le forum afin de finaliser le plan des exposants.
Combien de prises électriques prévoir pour un forum des métiers ?: Comptez au minimum une prise disponible par ordinateur, vidéoprojecteur, écran, haut-parleur ou machine utilisée. Ajoutez une rallonge et une multiprise par espace de présentation, puis testez toute l’installation la veille.
Quand imprimer les badges et le plan des exposants ?: Imprimez une première version 3 à 5 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Gardez quelques badges vierges et imprimez une version corrigée si un exposant change de nom ou d’emplacement le jour précédent.

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