Cómo organizar una feria de caballos sin perder el control
Una feria de caballos combina expositores, visitantes, puestos, información y bastante movimiento durante el montaje. Empieza por confirmar el lugar y la fecha, y después trabaja en este orden: expositores, inscripciones, distribución de espacios, compras y montaje. Los problemas suelen aparecer cuando se cierra tarde el registro, faltan datos de los participantes o las rutas quedan bloqueadas por mesas, cables y materiales. Este plan te ayuda a llegar al día de la feria con cada función asignada y cada zona preparada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar lugar y fecha
- 2
Contactar con los expositores
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Publicar la información de la feria
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 8
Fijar los soportes de los puestos
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Hacer reservas
- 11
Cerrar el registro de visitantes
- 12
Imprimir la lista de expositores
- 13
Preparar acreditaciones
2 personas
- 14
Imprimir el plano
- 15
Comprobar la lista de la compra
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Preparar el material promocional
- 18
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Instruir al equipo de montaje
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Montar los paneles del stand
4 personas
- 23
Colgar los números de stand
2 personas
- 24
Despejar las rutas de paso
2 personas
- 25
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 26
Preparar el material de registro
2 personas
- 27
Colocar las acreditaciones
- 28
Colocar la señalización
2 personas
- 29
Comprobar la iluminación
2 personas
- 30
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 31
Enfriar las bebidas
2 personas
- 32
Montar el punto de café
2 personas
- 33
Preparar aperitivos
3 personas
- 34
Comprobar los baños
- 35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 36
Recibir a los expositores
3 personas
- 37
Indicar a los expositores sus stands
2 personas
- 38
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 39
Abrir la entrada
3 personas
- 40
Registrar a los visitantes
3 personas
- 41
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 42
Apoyar a los expositores
2 personas
- 43
Repartir planos
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
- 48
Vaciar puntos de residuos
2 personas
- 49
Comprobar los baños entre medias
- 50
Comprobar el inventario
- 51
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 52
Dar el anuncio de cierre
- 53
Guiar la salida
2 personas
- 54
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 55
Desmontar los materiales del stand
4 personas
- 56
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 57
Retirar la decoración
2 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
2 personas
- 60
Limpiar el rincón del café
2 personas
- 61
Limpiar los suelos
3 personas
- 62
Limpiar los baños
2 personas
- 63
Recoger objetos perdidos
- 64
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
- 65
Devolver los materiales
3 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Recoger los restos
2 personas
- 68
Enviar seguimiento a los expositores
- 69
Enviar un seguimiento a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 70
- Punto de información
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 2
- Carros de transportecant. 2
- Paredes para standscant. 16
- Mantelescant. 24
- Expositores de presentacióncant. 10
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Portátilescant. 2
- Impresoras
- Terminales de pagocant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Linternas de manocant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LED de obracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarracant. 6
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Pósters de caballoscant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Fardos de paja decorativoscant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles de mesacant. 24
- Credencialescant. 120
- Pulserascant. 300
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de standcant. 24
- Portapapelescant. 6
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 50
- Rollos de cinta adhesivacant. 12
- Tijerascant. 6
- Rollos de cuerdacant. 4
- Papel de impresióncant. 3
Limpieza
- Aspiradorascant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de microfibracant. 24
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de papel de cocinacant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el lugar, la fecha y las condiciones de montaje. Reserva al menos 4 horas antes de la apertura para recibir materiales, montar mesas, sillas, paredes de los stands y el mostrador de entrada.
- Contacta con los expositores antes de abrir las inscripciones al público. Pídeles sus necesidades de espacio, electricidad y mobiliario, y asigna los puestos con un plano para evitar cambios durante el montaje.
- Cierra el registro de visitantes con tiempo suficiente para preparar acreditaciones, la lista de expositores y el plano. Como referencia, deja entre 24 y 48 horas para imprimir y revisar todo.
- Haz la compra después de comprobar la lista completa, no por partes. Además del mobiliario, revisa especialmente cables alargadores, regletas, canaletas, terminales de pago, neveras, termos y recipientes para café y agua.
- Da al equipo instrucciones concretas antes de abrir la ubicación: quién monta cada zona, quién despeja las rutas y quién atiende el punto de información. Reserva al menos 30 minutos para una comprobación final de accesos, señalización, iluminación y puestos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de caballos?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios expositores. Intenta confirmar el lugar y la fecha durante la primera semana, y abre las inscripciones cuando tengas clara la distribución básica.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria de caballos?
- Cierra el registro de visitantes entre 24 y 48 horas antes, según el tiempo que necesites para preparar acreditaciones, listas y el plano. Las inscripciones de expositores conviene cerrarlas al menos 7 días antes para asignar los puestos sin prisas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar los puestos?
- Calcula como mínimo 4 horas para colocar mesas, sillas, paredes de los stands, números, mostrador y materiales. Añade 30 minutos finales para despejar rutas, ordenar cables y comprobar que cada expositor tiene el espacio asignado.
- ¿Qué se suele olvidar en una feria de caballos?
- Suelen faltar cables alargadores, regletas, canaletas para cables, señalización, acreditaciones y una lista impresa de expositores. Comprueba estos elementos 48 horas antes y vuelve a revisarlos al cargar los materiales.
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