Eine Pferdemesse Schritt für Schritt organisieren
Eine Pferdemesse steht und fällt mit der Vorbereitung der Aussteller und einem klaren Ablauf am Veranstaltungstag. Beginne mit Ort und Datum, sprich frühzeitig Standbetreiber an und öffne danach die Anmeldung für Aussteller und Besucher. Sobald die Zusagen vorliegen, planst du Standplätze, Lageplan, Verpflegung und Beschilderung. Am Aufbautag zählen freie Laufwege, funktionierende Technik und ein besetzter Informationstresen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum bestätigen
- 2
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Messeinformationen veröffentlichen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 8
Standbetreiber bestätigen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Besucherregistrierung abschließen
- 12
Liste der Standbetreiber drucken
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Lageplan drucken
- 15
Einkaufsliste prüfen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Werbematerial bereitlegen
- 18
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Das Aufbauteam einweisen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Standwände aufstellen
4 Personen
- 23
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 24
Laufwege freimachen
2 Personen
- 25
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 26
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 27
Namensschilder bereitlegen
- 28
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 29
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 30
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 31
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 32
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 33
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 34
Toiletten kontrollieren
- 35
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 36
Aussteller empfangen
3 Personen
- 37
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen
- 38
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Event
- 39
Eingang öffnen
3 Personen
- 40
Besucher registrieren
3 Personen
- 41
Besucher begrüßen
2 Personen
- 42
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 43
Pläne verteilen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Snacks servieren
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
- 48
Abfallstationen leeren
2 Personen
- 49
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 50
Bestand prüfen
- 51
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 52
Abschlussmeldung machen
- 53
Ausgang begleiten
2 Personen
- 54
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
- 56
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
2 Personen
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
- 61
Böden reinigen
3 Personen
- 62
Toiletten reinigen
2 Personen
- 63
Fundsachen sammeln
- 64
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen
- 65
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Reste aufräumen
2 Personen
- 68
Aussteller im Nachgang benachrichtigen
- 69
Besucher nachbefragen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 70
- Informationsstand
- HockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- TransportwagenAnz. 2
- StandwändeAnz. 16
- TischdeckenAnz. 24
- PräsentationsregaleAnz. 10
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- LaptopsAnz. 2
- Drucker
- KartenterminalsAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- HandlampenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-BaustrahlerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaraffeAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
Dekoration
- PferdeposterAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 8
- Dekorative StrohballenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischschilderAnz. 24
- NamensschilderAnz. 120
- ArmbänderAnz. 300
- WegweiserAnz. 12
- StandnummernAnz. 24
- KlemmbretterAnz. 6
- MarkerAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 50
- KlebebandrollenAnz. 12
- ScherenAnz. 6
- SeilrollenAnz. 4
- DruckpapierAnz. 3
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtuchhalterAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Standflächen erst fest, wenn du die wichtigsten Zusagen gesammelt hast. Plane zusätzlich breite Laufwege ein und nummeriere jeden Stand vor dem Aufbau, damit Aussteller nicht vor Ort suchen müssen.
- Schließe die Ausstelleranmeldung mindestens 7 Tage vor der Messe. Danach kannst du Namensschilder, Standbetreiberliste und Lageplan drucken, statt Änderungen am Veranstaltungstag nachzuarbeiten.
- Prüfe Strom und Kabel vor dem Aufbau: Verlängerungskabel, Kabelkanäle und LED-Baustrahler müssen dort liegen, wo Kaffeemaschinen, Laptops oder Kartenterminals genutzt werden. Teste jedes Gerät einmal vollständig.
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Messe und reserviere die Verpflegung anschließend verbindlich. Für Kaffee und Wasser brauchst du neben Kaffeemaschinen und Wasserkochern auch ausreichend Tassen, Gläser und Thermoskannen.
- Bereite den Eingang vor, bevor die ersten Besucher eintreffen. Eingangstresen, Besucherregistrierung, Namensschilder, Lageplan und die Liste der Standbetreiber gehören zusammen an einen gut sichtbaren Informationspunkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Pferdemesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und der Ansprache der Standbetreiber. Für Anmeldungen, Standplanung und Drucksachen solltest du mindestens 7 Tage Puffer vor dem Messetag einplanen.
- Wann muss die Anmeldung für Aussteller geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung mindestens 7 Tage vor der Pferdemesse. So bleiben dir mehrere Arbeitstage, um Standplätze zuzuweisen, Aussteller zu bestätigen und den Lageplan zu erstellen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Pferdemesse?
- Plane für den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden ein, bei vielen Standwänden oder mehreren Bereichen länger. Tische, Stühle, Standwände, Standnummern und Laufwege sollten vor dem Öffnen vollständig geprüft sein.
- Was muss am Eingang einer Pferdemesse bereitliegen?
- Richte mindestens 60 Minuten vor Einlass den Eingangstresen mit Besucherregistrierung, Namensschildern und Lageplan ein. Lege außerdem die gedruckte Standbetreiberliste und Werbematerial an den Informationsstand.
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