Zo organiseer je een paardenbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, datum en capaciteit; die bepalen hoeveel standhouders en bezoekers je kunt ontvangen. Benader daarna standhouders, open de inschrijving en publiceer alle beursinformatie op één plek. Werk vervolgens de aanmeldingen, standindeling, registratie en catering uit. Op de beursdag draait alles om een duidelijke plattegrond, vrije looproutes en een entreebalie die vóór de eerste bezoekers klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Standhouders benaderen
2 personen
3
Inschrijfformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Beursinformatie publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Standplaatsen toewijzen
2 personen
8
Standhouders bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen maken
11
Bezoekersregistratie afsluiten
12
Standhouderslijst afdrukken
13
Naambadges voorbereiden
2 personen
14
Plattegrond afdrukken
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Promotiemateriaal klaarleggen
18
Materialen naar locatie brengen
3 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Opbouwteam instrueren
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Standwanden opstellen
4 personen
23
Standnummers ophangen
2 personen
24
Looproutes vrijmaken
2 personen
25
Entreebalie inrichten
2 personen
26
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
27
Naambadges klaarleggen
28
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
29
Verlichting controleren
2 personen
30
Stroompunten controleren
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Toiletten controleren
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Standhouders ontvangen
3 personen
37
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
38
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

39
Entree openen
3 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Standhouders ondersteunen
2 personen
43
Plattegronden uitdelen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
48
Afvalpunten legen
2 personen
49
Toiletten tussendoor controleren
50
Voorraad controleren
51
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
52
Eindmededeling doen
53
Uitgang begeleiden
2 personen
54
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

55
Standmaterialen afbreken
4 personen
56
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
57
Decoratie verwijderen
2 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
61
Vloeren schoonmaken
3 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
64
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
65
Materialen terugbrengen
3 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Restanten opruimen
2 personen
68
Standhouders naberichten
69
Bezoekers naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 70
Informatiebalie
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Transportkarrenaantal 2
Standwandenaantal 16
Tafelkledenaantal 24
Presentatierekkenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptopsaantal 2
Printers
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Handlampenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkanaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Paardenpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Decoratieve strobalenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Tafelbordjesaantal 24
Naambadgesaantal 120
Polsbandjesaantal 300
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Clipboardsaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 50
Plakbandrollenaantal 12
Scharenaantal 6
Touwrollenaantal 4
Printpapieraantal 3

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de aanmeldingen binnen zijn. Houd rekening met tafels, standwanden, kledingrekken en voldoende ruimte voor looproutes; een plattegrond achteraf aanpassen kost vaak meer tijd dan verwacht.
Sluit de bezoekersregistratie op tijd af en druk daarna de standhouderslijst, plattegrond en naambadges af. Plan hiervoor minstens één werkdag, zodat wijzigingen niet tussen opbouw en opening hoeven te gebeuren.
Controleer stroom en kabels vóór de opbouw. Tel per zone de stekkerdozen, verlengkabels en kabelgoten en test laptops, printers en betaalterminals voordat standhouders arriveren.
Regel koffie en water niet pas tijdens de opbouw. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen en een schenkkan op een vaste plek en verwerk dieetwensen vóór je boodschappen doet.
Geef het opbouwteam een korte briefing voordat tafels, stoelen en standwanden worden geplaatst. Wijs één persoon aan voor vragen over standnummers en één persoon voor portofooncontact tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paardenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en standhouders. Open daarna de inschrijving en leg de definitieve indeling uiterlijk 1 tot 2 weken voor de beurs vast.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een paardenbeurs?: Reken voor een beurs met tafels, stoelen, standwanden, bewegwijzering en entreebalie op minimaal 3 uur opbouwtijd. Reserveer extra tijd als stroompunten, plattegronden of standnummers nog niet gecontroleerd zijn.
Wanneer druk je de standhouderslijst en plattegrond af?: Druk beide documenten af nadat de bezoekersregistratie is afgesloten en de standplaatsen definitief zijn. Doe dat bij voorkeur 1 werkdag voor de beurs, zodat je nog een kleine correctieronde kunt uitvoeren.
Hoeveel drank heb je nodig voor een paardenbeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Stem de totale hoeveelheid af op de verwachte bezoekersduur en houd extra water achter de hand voor standhouders en opbouwteams.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.