Comment organiser un salon du cheval, étape par étape

Un salon du cheval se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par confirmer le lieu et la date, avant de contacter les exposants et d’ouvrir les inscriptions. La réussite dépend surtout du suivi des emplacements, de l’accueil et du montage des stands. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les badges, le plan et le matériel technique suffisamment tôt pour éviter les urgences la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Contacter les exposants
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier les informations du salon
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Attribuer les emplacements
2 personnes
8
Confirmer les exposants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire les réservations
11
Clôturer l’enregistrement des visiteurs
12
Imprimer la liste des exposants
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer le plan
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Préparer le matériel promotionnel
18
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Briefer l’équipe de montage
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer les cloisons du stand
4 personnes
23
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
24
Dégager les voies de circulation
2 personnes
25
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
26
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
28
Installer la signalisation
2 personnes
29
Vérifier l'éclairage
2 personnes
30
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Mettre en place le point café
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Vérifier les toilettes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
38
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

39
Ouvrir l’entrée
3 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Soutenir les exposants
2 personnes
43
Distribuer les plans
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
48
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
49
Vérifier les toilettes entre-temps
50
Vérifier les stocks
51
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
52
Faire l'annonce de clôture
53
Encadrer la sortie
2 personnes
54
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

55
Démonter le matériel du stand
4 personnes
56
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
57
Retirer la décoration
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Nettoyer le point café
2 personnes
61
Nettoyer les sols
3 personnes
62
Nettoyer les toilettes
2 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
64
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
65
Rapporter le matériel
3 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Ranger les restes
2 personnes
68
Contacter les exposants après l’événement
69
Relancer les visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 70
Bureau d’information
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Chariots de transportqté 2
Panneaux de standqté 16
Nappesqté 24
Supports de présentationqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Carafeqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 12
Glacièresqté 4

Décoration

Affiches de chevauxqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Bottes de paille décorativesqté 6
Compositions floralesqté 6
Pancartes de tableqté 24
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 300
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 24
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 50
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Papier d’impressionqté 3

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de lancer les invitations. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, recueillir leurs besoins et confirmer leur participation.
Fermez les inscriptions des visiteurs plusieurs jours avant le salon. Imprimez ensuite la liste des exposants, les badges nominatifs et le plan avec une marge d’au moins 48 heures.
Attribuez les emplacements avant l’arrivée du matériel. Numérotez chaque stand et préparez un plan lisible : les exposants ne doivent pas découvrir leur emplacement au comptoir d’entrée.
Organisez le montage par zones et faites un briefing de 15 minutes à l’équipe. Installez d’abord les tables, chaises, cloisons et voies de circulation, puis les supports de présentation et l’accueil.
Testez l’électricité et l’accueil avant l’ouverture. Vérifiez les rallonges, multiprises, goulottes de câbles, ordinateurs, imprimantes et terminaux de paiement, puis gardez des talkies-walkies et des lampes de poche pour les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du cheval ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, attribuer les stands et préparer le matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon du cheval ?: Confirmez-les au plus tard 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous pourrez ainsi finaliser les emplacements, recueillir les besoins alimentaires et imprimer le plan sans précipitation.
Quand fermer les inscriptions des visiteurs ?: Fermez l’enregistrement 3 à 7 jours avant le salon, selon votre mode d’accueil. Gardez ensuite au moins 48 heures pour imprimer les listes, préparer les badges et aménager le comptoir d’entrée.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon du cheval ?: Contrôlez les courses, les badges, le plan, les numéros de stand et tout le matériel transporté sur le site. Faites aussi un test de 30 minutes des branchements, de l’imprimante et des terminaux de paiement avant l’arrivée des visiteurs.

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