Cómo organizar una entrega de premios sin imprevistos
Una entrega de premios se organiza en tres frentes: decidir quién compite, preparar la ceremonia y coordinar la recepción de los invitados. Empieza por las categorías y las nominaciones, y deja cerrados cuanto antes la sala, el catering, los trofeos y los presentadores. Después protege la lista de ganadores, prepara el programa y comprueba el sonido, las presentaciones y cada entrega. El día del evento, separa el montaje de la sala, el registro, el buffet y la ceremonia para que nada se solape.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir las categorías de premios
2 personas
- 2
Recopilar nominaciones
2 personas
- 3
Comprobar nominados
2 personas
- 4
Reservar la sala y el catering
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar inscripciones
- 9
Pedir premios y trofeos
- 10
Redactar certificados
- 11
Proteger las listas de ganadores
2 personas
- 12
Crear el programa y el horario
- 13
Confirmar presentadores
- 14
Informar a los ganadores
- 15
Reunir música y presentaciones
- 16
Comprobar las entregas
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Preparar certificados y premios
2 personas
- 19
Preparar tarjetas de nombre
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Preparar las partes del buffet
3 personas
- 23
Marcar la distribución de la sala
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Montar la mesa de registro
2 personas
- 26
Montar mesas de buffet
3 personas
- 27
Montar el rincón de presentación
2 personas
- 28
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 29
Probar presentaciones y micrófono
2 personas
- 30
Colgar la decoración y la señalización
2 personas
- 31
Ordenar los sobres de los ganadores
2 personas
Evento
- 32
Gestionar la recepción y el registro
3 personas
- 33
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 34
Servir aperitivos
2 personas
- 35
Encargarse de la apertura y la bienvenida
- 36
Presentar a los nominados
2 personas
- 37
Entregar premios y certificados
3 personas
- 38
Fotografiar la entrega de premios
- 39
Abrir y supervisar el bufé
3 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Recoger vajilla y residuos
2 personas
- 42
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Seguimiento
- 43
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 44
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 45
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 46
Retirar la decoración
2 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Separar y desechar los residuos
2 personas
- 49
Limpiar la sala y la cocina
3 personas
- 50
Inventariar materiales
2 personas
- 51
Devolver el material prestado
2 personas
- 52
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Tijerascant. 3
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Decoración
- Fondo
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Troféos de premiocant. 10
- Carpetas para certificadoscant. 10
- Sobres de premioscant. 10
Oficina
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 4
- Cinta de pintorcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cepillos y recogedorescant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las categorías y el sistema de nominación antes de enviar invitaciones. Comprueba los nombres de todas las personas nominadas y reserva al menos 7 días para corregir errores en certificados y trofeos.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Usa ese número final para ajustar el catering, los platos, los vasos y las mesas del buffet, en lugar de calcular solo con la lista inicial de invitados.
- Prepara un guion con horarios, nombres completos, presentadores, música y presentaciones. Haz una prueba técnica antes de abrir el registro: comprueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, el proyector, la pantalla y todos los cables.
- Mantén protegida la lista de ganadores hasta el momento indicado y avisa por separado a cada ganador sobre cuándo debe subir al escenario. Coloca certificados, premios y tarjetas de nombre en el orden exacto de entrega para evitar búsquedas durante la ceremonia.
- Planifica el montaje hacia atrás desde la hora de inicio. Reserva al menos 2 horas para colocar mesas y sillas, marcar la distribución, montar el registro, enfriar las bebidas y preparar aperitivos, buffet y material de presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de premios?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá nominaciones, catering y trofeos. Deja cerrados los nominados, las inscripciones y los pedidos al menos 2 semanas antes, y reserva la última semana para confirmaciones y ensayos.
- ¿Cuándo hay que pedir los trofeos y preparar los certificados?
- Pide los trofeos como mínimo 3 semanas antes de la ceremonia, especialmente si llevan nombres grabados. Redacta los certificados 7 días antes, comprueba la ortografía y ordénalos según el programa de entregas.
- ¿Cómo se prepara el guion de una entrega de premios?
- Calcula entre 3 y 5 minutos por categoría, incluyendo la presentación, los nominados, el anuncio y la fotografía. Añade 10 minutos de margen por cada hora de ceremonia y marca quién controla la música, las diapositivas y el micrófono.
- ¿Cuándo se confirma el número de invitados y el catering?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento y confirma entonces el número final con el catering. Guarda aparte las preferencias dietéticas y prepara las mesas, vajilla, bebidas y buffet según ese recuento.
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