Organiser une remise des prix, étape par étape

Une remise des prix réussie repose sur un enchaînement précis : définir les catégories, sécuriser les nominations, puis préparer la cérémonie et l’accueil. Commencez par les éléments qui prennent le plus de temps, comme la réservation de la salle, les inscriptions et la commande des trophées. Dans les derniers jours, vérifiez les gagnants, les livraisons, les présentateurs et le matériel technique. Le jour même, gardez une marge pour l’installation, les boissons et les changements de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir les catégories de prix
2 personnes
2
Collecter les nominations
2 personnes
3
Vérifier les nommés
2 personnes
4
Réserver la salle et le service traiteur
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les inscriptions
9
Commander les prix et les trophées
10
Rédiger les certificats
11
Sécuriser les listes des gagnants
2 personnes
12
Établir le programme et le planning
13
Confirmer les présentateurs
14
Informer les gagnants
15
Rassembler la musique et les présentations
16
Vérifier les livraisons
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Préparer les certificats et les prix
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer les éléments du buffet
3 personnes
23
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Installer les tables de buffet
3 personnes
27
Aménager le coin présentation
2 personnes
28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
29
Tester les présentations et le micro
2 personnes
30
Suspendre la décoration et la signalisation
2 personnes
31
Ranger les enveloppes des gagnants
2 personnes

Événement

32
Assurer l’accueil et l’enregistrement
3 personnes
33
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
2 personnes
35
Assurer l’ouverture et l’accueil
36
Présenter les nominés
2 personnes
37
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
38
Photographier la remise des prix
39
Ouvrir et encadrer le buffet
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
42
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement

Suivi

43
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
44
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
45
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
49
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
50
Inventorier le matériel
2 personnes
51
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
52
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Ciseauxqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 2
Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Décoration

Fond de scène
Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Trophéesqté 10
Classeurs de certificatsqté 10
Enveloppes pour les prixqté 10

Bureau

Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Marqueursqté 4
Ruban de masquageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les catégories et les nominations : prévoyez une date limite de collecte, puis vérifiez chaque nom avant d’annoncer les finalistes. Une liste validée évite de corriger les certificats ou les trophées la veille.
Réservez la salle et le traiteur avant d’envoyer les invitations. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et envoyez une confirmation finale quelques jours avant la cérémonie.
Commandez les prix et les trophées assez tôt pour pouvoir contrôler la livraison. Préparez les certificats, les badges et les récompenses dans l’ordre du programme, avec un exemplaire de secours pour les erreurs d’impression.
Établissez un déroulé minuté et confirmez les présentateurs avant la dernière semaine. Prévoyez les transitions entre discours, musique, présentations et remise des prix : ce sont elles qui font souvent déborder la cérémonie.
Installez la salle avant l’arrivée des invités : tables, chaises, accueil, buffet, prises électriques, microphones et vidéoprojecteur doivent être testés ensemble. Mettez les boissons au frais et préparez le café avant l’ouverture des portes, pas pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand faut-il commander les trophées pour une remise des prix ?: Commandez-les dès que les catégories sont arrêtées, idéalement plusieurs semaines avant la cérémonie. Gardez ensuite au moins 3 jours pour vérifier la livraison et signaler une erreur de nom ou de quantité.
Combien de temps prévoir pour une remise des prix ?: Prévoyez généralement 90 minutes à 2 heures pour la cérémonie, selon le nombre de catégories et de discours. Ajoutez 30 minutes avant l’ouverture pour les tests techniques et l’installation finale.
Quand confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant l’événement. Envoyez la confirmation définitive au traiteur et aux participants au plus tard 5 jours avant la remise des prix.
Comment éviter les erreurs dans la liste des gagnants ?: Faites valider la liste finale par au moins deux personnes avant d’imprimer les certificats. Bloquez les modifications au minimum 48 heures avant la cérémonie, sauf correction indispensable signalée à l’équipe d’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.