Eine Preisverleihung strukturiert organisieren

Bei einer Preisverleihung müssen Auszeichnungen, Ablauf, Technik und Bewirtung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit den Kategorien und Nominierungen, bevor du Einladungen und Programm festlegst. Danach sicherst du Zusagen, Gewinnerlisten, Trophäen und Zertifikate und klärst die Versorgung der Gäste. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lieferungen, Präsentationen, Mikrofone, Sitzordnung und die Ausgabe der Preise.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Awardkategorien festlegen
2 Personen
2
Nominierungen sammeln
2 Personen
3
Nominierte überprüfen
2 Personen
4
Saal und Catering reservieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Anmeldungen bestätigen
9
Preise und Trophäen bestellen
10
Zertifikate ausstellen
11
Gewinnerlisten sichern
2 Personen
12
Programm und Zeitplan erstellen
13
Moderatoren bestätigen
14
Preisträger informieren
15
Musik und Präsentationen sammeln
16
Lieferungen überprüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Zertifikate und Preise bereitlegen
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
20
Getränke kalt stellen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Buffetkomponenten vorbereiten
3 Personen
23
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
26
Buffettische einrichten
3 Personen
27
Präsentationsecke einrichten
2 Personen
28
Tontechnik anschließen
2 Personen
29
Präsentationen und Mikrofon testen
2 Personen
30
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
31
Gewinnerumschläge ordnen
2 Personen

Event

32
Empfang und Registrierung übernehmen
3 Personen
33
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
34
Snacks servieren
2 Personen
35
Begrüßung und Eröffnung übernehmen
36
Nominierte vorstellen
2 Personen
37
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
38
Preisverleihung fotografieren
39
Buffet eröffnen und betreuen
3 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
42
Abschied und Dankesrede halten

Nachbereitung

43
Tonanlage ausschalten
2 Personen
44
Reste sicher verpacken
2 Personen
45
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
46
Dekoration entfernen
2 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
49
Saal und Küche reinigen
3 Personen
50
Materialien inventarisieren
2 Personen
51
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
52
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
Registrierungstisch
Rednertisch
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
ScherenAnz. 3

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
Aktive LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4

Dekoration

Rückwand
TischläuferAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 8
PreistrophäenAnz. 10
ZertifikatsmappenAnz. 10
PreisumschlägeAnz. 10

Büro

NamensschilderAnz. 70
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
MarkerAnz. 4
AbdeckbandAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrschaufelAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Awardkategorien fest, bevor du Nominierungen sammelst. Prüfe jede Nominierung anschließend und sichere die Gewinnerlisten an mindestens zwei getrennten Orten.
Reserviere Saal und Catering frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. Bestätige Anmeldungen spätestens eine Woche vor der Veranstaltung, damit die Personenzahl für das Buffet belastbar ist.
Plane das Programm mit festen Zeitblöcken und bestätige die Moderatoren mindestens 14 Tage vorher. Sammle Musik und Präsentationen spätestens drei Tage vor der Preisverleihung und teste sie in der vorgesehenen Reihenfolge.
Bestelle Preise, Trophäen und Zertifikate nicht erst nach der Gewinnerentscheidung. Lege am Veranstaltungstag alle Auszeichnungen in der Übergabereihenfolge bereit und kontrolliere Namen und Schreibweise ein zweites Mal.
Plane die Technik als eigenen Aufbau ein: Funkmikrofone, aktive Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Leinwand sollten vor Einlass getestet werden. Stelle Verlängerungskabel bereit und prüfe Ton sowie Bild mit dem tatsächlichen Präsentationsmaterial.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Preisverleihung organisieren?: Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Kategorien, Nominierungen, Saal und Catering. Einladungen sollten ungefähr vier bis sechs Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte man die Gewinner einer Preisverleihung informieren?: Informiere die Preisträger nach der finalen Prüfung der Gewinnerliste, idealerweise sieben bis zehn Tage vor der Veranstaltung. So können Namen, Anwesenheit und die Übergabe ohne Überraschungen geklärt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Preisverleihung?: Plane mindestens drei Stunden für Raumaufteilung, Tische, Stühle, Registrierung, Buffet und Technik ein. Für einen vollständigen Mikrofon-, Ton- und Beamer-Test sollten zusätzlich 45 bis 60 Minuten reserviert werden.
Wann muss das Catering für eine Preisverleihung bestätigt werden?: Bestätige die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche fünf bis sieben Tage vorher. Getränke kannst du am Veranstaltungstag kalt stellen, Snacks und Buffetkomponenten sollten jedoch rechtzeitig vor dem Einlass vorbereitet sein.

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