Cómo organizar una contrarreloj por equipos

Una contrarreloj por equipos necesita mucho más que marcar una salida y una meta. Empieza cerrando el recorrido y la fecha, y después tramita los permisos y el plan de tráfico antes de abrir las inscripciones. Mientras se forman los equipos, tendrás que coordinar cronometristas, voluntarios, patrocinadores y participantes. La última semana se centra en imprimir dorsales y mapas, preparar los kits de salida y comprobar que radios, baterías y sistemas de cronometraje funcionan.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar el recorrido y la fecha
2 personas
2
Solicitar permiso
3
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
4
Reservar agentes de tráfico
5
Reservar el lugar de salida
6
Comprobar la electricidad y el agua
2 personas
7
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Contactar con los patrocinadores
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Elaborar el orden de salida
2 personas
14
Enviar información a los participantes
15
Programar a los cronometristas
16
Programar voluntarios
2 personas
17
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Imprimir los contactos de emergencia
20
Imprimir los dorsales
21
Imprimir mapas de ruta
22
Hacer la compra
3 personas
23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
24
Preparar el catering
3 personas
25
Preparar kits de inicio
3 personas
26
Llevar el material al lugar
4 personas
27
Comprobar la seguridad del recorrido
3 personas
28
Colocar señales de tráfico
4 personas
29
Colocar vallas a lo largo de la ruta
5 personas
30
Montar el arco de salida y meta
4 personas
31
Delimitar la salida
3 personas
32
Montar la zona de meta
4 personas
33
Montar la mesa de inscripción
2 personas
34
Montar el puesto de catering
3 personas
35
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
36
Probar el equipo de cronometraje
3 personas
37
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
38
Inscribir voluntarios
2 personas
39
Dar la briefing a todos los puestos
3 personas

Evento

40
Repartir dorsales
3 personas
41
Registrar a los participantes
3 personas
42
Comprobar bicicletas y cascos
2 personas
43
Explicar las normas del recorrido
2 personas
44
Dar la sesión informativa de apertura
2 personas
45
Anunciar el orden de salida
46
Guiar a los equipos al área de salida
3 personas
47
Hacer que los equipos comiencen
2 personas
48
Registrar los tiempos parciales
4 personas
49
Regular el tráfico en los cruces
8 personas
50
Asegurar el recorrido durante el trayecto
4 personas
51
Registrar los pasos por la meta
3 personas
52
Recibir a los participantes
3 personas
53
Repartir agua
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir bocadillos y fruta
3 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
59
Comprobar las horas de cierre
3 personas
60
Preparar la entrega de premios
2 personas
61
Anunciar a los ganadores
62
Entregar premios
3 personas
63
Mantener libre la zona de meta
2 personas
64
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

65
Retirar los cortes de tráfico
5 personas
66
Despejar completamente el recorrido
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Desmontar el catering
3 personas
69
Lavar la vajilla
2 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Empaquetar el equipo de cronometraje
2 personas
73
Comprobar el material de primeros auxilios
74
Procesar definitivamente los resultados
2 personas
75
Enviar los resultados a los participantes
76
Devolver los materiales
3 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Guardar la catering sobrante
2 personas
79
Separar los materiales dañados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Papeleracant. 12
Vallas de control de multitudescant. 80
Percheros para camerinoscant. 4

Material deportivo

Arco de salida y meta
Chalecos con número de dorsalcant. 120
Conoscant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Flechas de rutacant. 30
Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
Timbres para bicicletascant. 2
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Soportes para bicicletascant. 12

Equipo

Cronómetros manualescant. 8
Tablets para el registro de tiempocant. 4
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Equipo de sonido móvil
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátilcant. 2
Impresora

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10

Seguridad

Conos de tráficocant. 40
Señales de tráficocant. 24
Chalecos reflectantescant. 30
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 10
Guantes de nitrilocant. 2
Linternascant. 8
Extintorescant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Banners de salida y llegadacant. 4
Banners de patrocinadorescant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Bloques de podiocant. 3
Premioscant. 12

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido antes de anunciar la prueba. Con esa decisión podrás solicitar los permisos, reservar agentes de tráfico y preparar un plan de desvíos con tiempo suficiente.
Abre las inscripciones solo cuando el reglamento esté listo. Incluye horarios, composición de los equipos, normas de la prueba y una fecha límite clara para comunicar preferencias dietéticas.
Prepara el orden de salida con varios días de margen y envía la información a cada participante. Indica la hora de llegada, el tiempo entre salidas, el punto de encuentro y qué debe llevar cada equipo.
Asigna funciones concretas a los voluntarios y reúne a los reguladores de tráfico antes del día de la prueba. Cada cruce debe tener una persona responsable, un chaleco identificable y un canal de comunicación.
Haz una prueba completa del cronometraje el día anterior. Comprueba tablets, cronómetros manuales, walkie-talkies, baterías externas, impresora y cables; lleva también cámaras de aire, bombas y timbres de repuesto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una contrarreloj por equipos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar el recorrido, conseguir permisos, reservar agentes de tráfico y abrir las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo debo solicitar el permiso para una contrarreloj ciclista?: Solicítalo en cuanto el recorrido y la fecha estén cerrados, idealmente 8 semanas antes. El plan de tráfico y la reserva de agentes dependen de esa información.
¿Cuándo se prepara el orden de salida de los equipos?: Ciérralo entre 5 y 7 días antes de la prueba, cuando las inscripciones estén revisadas. Envía el horario definitivo y los mapas al menos 3 días antes.
¿Qué material de cronometraje hace falta para una contrarreloj por equipos?: Prepara tablets para el registro, cronómetros manuales como respaldo y baterías externas cargadas. Lleva al menos una solución manual completa por punto de control para poder continuar si falla la tecnología.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.