Organiser un contre-la-montre par équipes, étape par étape

Un contre-la-montre par équipes se prépare d’abord comme une épreuve réglementée, puis comme un événement d’accueil. Commencez par fixer l’itinéraire et la date, obtenez les autorisations et construisez le plan de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez l’ordre de passage, le chronométrage et les équipes de bénévoles. Les dernières heures servent surtout à vérifier les parcours, les dossards, les moyens de communication et l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la date
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Réserver des agents de circulation
5
Réserver le lieu avant le départ
6
Vérifier l’électricité et l’eau
2 personnes
7
Établir le règlement du concours
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir l'ordre de passage
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Planifier les chronométreurs
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Imprimer les contacts d’urgence
20
Imprimer les dossards
21
Imprimer les cartes d'itinéraire
22
Faire les courses
3 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Composer les kits de démarrage
3 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
27
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
28
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
29
Installer des barrières le long du parcours
5 personnes
30
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
31
Balisage du sas de départ
3 personnes
32
Aménager la zone d'arrivée
4 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Monter le stand de restauration
3 personnes
35
Tester le son et le micro
2 personnes
36
Tester l’équipement de chronométrage
3 personnes
37
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
38
Inscrire les bénévoles
2 personnes
39
Faire le briefing pour tous les postes
3 personnes

Événement

40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
43
Expliquer les règles du parcours
2 personnes
44
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
45
Annoncer l’ordre de départ
46
Guider les équipes vers la zone de départ
3 personnes
47
Faire partir les équipes
2 personnes
48
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
49
Réguler la circulation aux intersections
8 personnes
50
Sécuriser le parcours en route
4 personnes
51
Enregistrer les passages à l'arrivée
3 personnes
52
Accueillir les participants
3 personnes
53
Distribuer de l'eau
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des sandwichs et des fruits
3 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
59
Vérifier les heures de fin
3 personnes
60
Préparer la remise des prix
2 personnes
61
Annonce des gagnants
62
Remettre les prix
3 personnes
63
Maintenir la zone d'arrivée dégagée
2 personnes
64
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

65
Retirer les barrières de circulation
5 personnes
66
Dégager entièrement le parcours
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter le service traiteur
3 personnes
69
Faire la vaisselle
2 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Emballer le matériel de chronométrage
2 personnes
73
Vérifier le matériel de premiers secours
74
Saisir les résultats définitivement
2 personnes
75
Envoyer les résultats aux participants
76
Rapporter le matériel
3 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Stocker la restauration restante
2 personnes
79
Mettre les matériaux endommagés à part

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 12
Barrières de fouleqté 80
Portants de logeqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Dossards de départqté 120
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 12
Flèches de directionqté 30
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Sonnettes de véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Supports à vélosqté 12

Équipement

Chronomètres manuelsqté 8
Tablettes pour le chronométrageqté 4
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Sécurité

Cônes de signalisationqté 40
Panneaux de signalisationqté 24
Gilets de sécuritéqté 30
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Gants en nitrileqté 2
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Bannières sponsorsqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Blocs de podiumqté 3
Prixqté 12

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire et les autorisations avant toute invitation. Prévoyez au moins 4 semaines pour obtenir les accords nécessaires et réserver les agents de circulation.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir l’ordre de passage. Envoyez aux participants leur horaire, leur carte d’itinéraire et les consignes au moins 7 jours avant l’épreuve.
Doublez le chronométrage : prévoyez un chronomètre manuel par point de mesure et une tablette ou un ordinateur pour la saisie. Testez chaque appareil la veille et chargez toutes les batteries externes.
Briefez les bénévoles et les régulateurs de trafic sur un plan unique. Organisez un briefing de 30 minutes avant l’arrivée des équipes et distribuez les contacts d’urgence imprimés.
Préparez les kits de départ, les dossards, les flèches et le ruban de balisage la veille. Gardez aussi des chambres à air, une pompe et des supports à vélos accessibles près du départ et de l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un contre-la-montre par équipes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de valider l’itinéraire, demander les autorisations, réserver les agents de circulation, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez-les au moins 7 jours avant le départ, avec l’ordre de passage, l’horaire, la carte d’itinéraire et le règlement. Renvoyez un rappel 24 heures avant si la météo ou la circulation impose une modification.
Combien de chronométreurs faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 2 personnes pour le chronométrage : une personne à l’arrivée et une personne chargée de la saisie ou du contrôle. Ajoutez une personne de remplacement pour couvrir une pause ou une panne.
Que faut-il préparer la veille d’un contre-la-montre par équipes ?: Installez ou regroupez les dossards, les kits de départ, les cartes, les cônes et les flèches. Testez aussi la sonorisation, les talkies-walkies, l’éclairage et les appareils de chronométrage au moins 2 heures avant la fermeture du site.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.