Cómo organizar una conferencia de gestión sin perder el control
Organizar una conferencia de gestión exige cerrar primero el programa y la fecha, y después coordinar lugar, ponentes, asistentes y medios técnicos. El trabajo se complica cuando las presentaciones llegan tarde, faltan datos dietéticos o nadie prueba los micrófonos antes de abrir las puertas. Sigue un orden claro: define el contenido, confirma recursos, abre las inscripciones y termina con una revisión presencial del espacio. Este plan te ayuda a convertir esas decisiones en tareas concretas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar el catering
- 4
Confirmar ponentes
2 personas
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Abrir el formulario de inscripción
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Reservar habitaciones de hotel
- 11
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
- 12
Recopilar las presentaciones
- 13
Definir el programa final
2 personas
- 14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 15
Imprimir la lista de participantes
- 16
Enviar briefing a los ponentes
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 19
Comprobar los espacios
2 personas
- 20
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 21
Colocar las sillas
3 personas
- 22
Montar mesas
3 personas
- 23
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
- 24
Conectar el proyector
2 personas
- 25
Probar los micrófonos
2 personas
- 26
Probar presentaciones
2 personas
- 27
Preparar el material de registro
2 personas
- 28
Montar el punto de café
2 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Evento
- 31
Recibir a los ponentes
2 personas
- 32
Registrar a los participantes
3 personas
- 33
Servir café de bienvenida
2 personas
- 34
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
- 35
Vigilar el horario
- 36
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Servir la pausa para el café
3 personas
- 39
Repartir materiales de trabajo
2 personas
- 40
Pasar los micrófonos
2 personas
- 41
Recoger preguntas del público
- 42
Montar el bufé de cena
4 personas
- 43
Servir la cena
4 personas
- 44
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
- 45
Montar el aperitivo de networking
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Dirigir la presentación final
2 personas
- 48
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 49
Apagar el equipo
2 personas
- 50
Recoger la vajilla
3 personas
- 51
Recoger la basura
3 personas
- 52
Recoger los espacios
4 personas
- 53
Limpiar superficies
2 personas
- 54
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 55
Inspección final del recinto
2 personas
- 56
Devolver los materiales
2 personas
- 57
Devolver el equipo prestado
- 58
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 59
Enviar mensaje de agradecimiento
- 60
Compartir las presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 14
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Escenario
Vajilla
- Platos de cenacant. 90
- Platos de postrecant. 90
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cuchillos de cenacant. 100
- Tenedores de cenacant. 100
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soporte de micrófono
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Bandejas de bufécant. 10
- Pinzascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Portanombrescant. 90
- Números de mesacant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 6
Artículos de oficina
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Folletos del programacant. 100
- Bolígrafoscant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Rotuladorescant. 12
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Notas adhesivascant. 12
- Ganchos para acreditacionescant. 100
- Sobrescant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa provisional y el lugar antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas entre el cierre de inscripciones y la versión final del programa para incorporar cambios de asistentes y ponentes.
- Pide las presentaciones y el briefing de cada ponente con 7 días de antelación. Guarda una copia en el portátil y prueba cada archivo con el proyector y los cables HDMI que usarás el día de la conferencia.
- Cierra las preferencias dietéticas al terminar las inscripciones y envíaselas al catering en un único documento. Calcula las habitaciones de hotel con la lista confirmada, no con el número inicial de invitaciones.
- Reserva una franja de montaje de al menos 2 horas antes de la llegada de los participantes. En ese tiempo revisa las sillas, mesas, escenario, mesa de registro, proyector, pantalla y micrófonos inalámbricos.
- Prepara las tarjetas de nombre y la lista impresa de participantes el día anterior. Monta el mostrador de registro con bolígrafos y materiales de apoyo, y lleva baterías externas, regletas, alargadores y adaptadores HDMI de repuesto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de gestión?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá ponentes, catering y habitaciones de hotel. Reserva el lugar y confirma la fecha en las primeras 2 semanas; deja las últimas 2 para cerrar inscripciones, presentaciones y montaje.
- ¿Cuándo se debe abrir la inscripción para una conferencia?
- Ábrela cuando la fecha, el lugar y el programa provisional estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes para confirmar catering, tarjetas de nombre y habitaciones.
- ¿Cuándo hay que enviar el briefing a los ponentes?
- Envíalo al menos 7 días antes, con horarios, duración de la intervención, formato de la presentación y necesidades técnicas. Pide también la presentación definitiva para poder probarla antes del montaje.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Reserva como mínimo 2 horas para colocar sillas, mesas, escenario y registro, y conectar proyector y micrófonos. Haz una prueba completa de sonido e imagen al menos 30 minutos antes de recibir a los asistentes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!