Managementkonferenz organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einer Managementkonferenz entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Legen Sie zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor Sie Referenten, Catering und Einladungen verbindlich koordinieren. Danach folgen Anmeldung, Hotelzimmer, Ernährungswünsche und die technische Planung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerliste, Raumkontrolle und einen vollständigen Techniktest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Catering reservieren
- 4
Referenten bestätigen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Hotelzimmer reservieren
- 11
Technikbedarf erfassen
2 Personen
- 12
Präsentationen sammeln
- 13
Programm finalisieren
2 Personen
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Teilnehmerliste ausdrucken
- 16
Sprecherbriefing versenden
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 19
Räume kontrollieren
2 Personen
- 20
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 24
Projektor anschließen
2 Personen
- 25
Mikrofone testen
2 Personen
- 26
Präsentationen testen
2 Personen
- 27
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 28
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Event
- 31
Referenten empfangen
2 Personen
- 32
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 33
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 34
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 35
Zeitplan überwachen
- 36
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 39
Materialien für die Arbeitsformen verteilen
2 Personen
- 40
Mikrofone weitergeben
2 Personen
- 41
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 42
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 43
Abendessen servieren
4 Personen
- 44
Tische abräumen
3 Personen
- 45
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Abschließende Präsentation begleiten
2 Personen
- 48
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 49
Geräte ausschalten
2 Personen
- 50
Geschirr sammeln
3 Personen
- 51
Abfall sammeln
3 Personen
- 52
Räume aufräumen
4 Personen
- 53
Oberflächen reinigen
2 Personen
- 54
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 55
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
- 56
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 57
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
- 58
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 59
Dankesnachricht versenden
- 60
Präsentationen teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 14
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- Bühne
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 90
- DesserttellerAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- DinnermesserAnz. 100
- EsstischgabelnAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- BuffetbehälterAnz. 10
- ZangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 90
- TischnummernAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Willkommensschild
- Programmatische PosterAnz. 6
Büromaterial
- NamensschilderAnz. 90
- ProgrammhefteAnz. 100
- StifteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 100
- StifteAnz. 12
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- KlebezettelAnz. 12
- Badge-ClipsAnz. 100
- UmschlägeAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- PutzlappenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Fixieren Sie Datum, Programm und Veranstaltungsort zuerst. Reservieren Sie das Catering erst, wenn die Agenda und die voraussichtliche Teilnehmerzahl feststehen, damit Mahlzeiten und Sitzordnung zusammenpassen.
- Bestätigen Sie Referenten spätestens 4 Wochen vorher und verschicken Sie danach ein klares Sprecherbriefing. Lassen Sie Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Konferenz einsammeln und auf dem Veranstaltungs-Laptop öffnen.
- Öffnen Sie das Anmeldeformular früh und erfassen Sie neben Namen auch Ernährungswünsche sowie den Bedarf an Hotelzimmern. Prüfen Sie die Anmeldungen täglich in der letzten Woche und geben Sie die finale Zahl spätestens 3 Tage vorher an das Catering weiter.
- Planen Sie den Techniktest nicht erst am Veranstaltungsmorgen. Testen Sie Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Präsentationsklicker und jedes Funkmikrofon mindestens 2 Stunden vor Beginn mit dem tatsächlichen Laptop.
- Bauen Sie Registrierungstresen, Bühne, Rednerpult, Tische und Stühle am Vortag auf, wenn der Veranstaltungsort das erlaubt. Drucken Sie die Teilnehmerliste und bereiten Sie Namensschilder vor; diese beiden Dinge werden besonders häufig bis zum Einlass vergessen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Managementkonferenz organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Veranstaltungsort, Referenten, Catering, Einladungen und Hotelzimmer noch ohne Zeitdruck koordinieren.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Managementkonferenz verschicken?
- Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließen Sie die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher oder sobald die Raum- und Cateringkapazität erreicht ist.
- Wie viele Tage vorher müssen die Präsentationen vorliegen?
- Fordern Sie alle Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Konferenz an. Öffnen und testen Sie jede Datei anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop, nicht erst beim Eintreffen des Referenten.
- Wann sollte man die Technik bei einer Managementkonferenz testen?
- Führen Sie den vollständigen Test mindestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfen Sie dabei Bild, Ton, HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Mikrofonständer und Präsentationsklicker im aufgebauten Raum.
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