Zo organiseer je een managementconferentie

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je een locatie of catering vastlegt. Werk daarna de deelnemersregistratie, sprekers, hotelkamers en techniek uit. Bij een managementconferentie ontstaan de meeste problemen wanneer dieetwensen, presentaties of adapters pas op de laatste dag worden verzameld. Plan daarom een aparte controle voor ruimtes, registratiebalie, stoelen, catering en audiovisuele apparatuur. Gebruik het plan hieronder als werkvolgorde en stem elke deadline af op het definitieve programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Hotelkamers reserveren
11
Techniekbehoeften inventariseren
2 personen
12
Presentaties verzamelen
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Sprekersbriefing versturen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen naar locatie brengen
2 personen
19
Ruimtes controleren
2 personen
20
Registratiebalie opbouwen
2 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
24
Projector aansluiten
2 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Presentaties testen
2 personen
27
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

31
Sprekers ontvangen
2 personen
32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Welkomstkoffie serveren
2 personen
34
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
35
Tijdschema bewaken
36
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Koffiepauze serveren
3 personen
39
Werkvormmaterialen uitdelen
2 personen
40
Microfoons doorgeven
2 personen
41
Vragen uit de zaal verzamelen
42
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
43
Diner serveren
4 personen
44
Tafels afruimen
3 personen
45
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
46
Borrelhapjes serveren
3 personen
47
Afsluitende presentatie begeleiden
2 personen
48
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Servies verzamelen
3 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Ruimtes opruimen
4 personen
53
Oppervlakken schoonmaken
2 personen
54
Meubilair terugplaatsen
3 personen
55
Locatie eindinspecteren
2 personen
56
Materialen terugbrengen
2 personen
57
Geleende apparatuur retourneren
58
Overgebleven catering opruimen
2 personen
59
Bedankbericht versturen
60
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Spreektafel
Podium

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Buffetbakkenaantal 10
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 90
Tafelnummersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6

Kantoorartikelen

Naamkaartjesaantal 90
Programmafoldersaantal 100
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Stiftenaantal 12
Flip-overblokkenaantal 4
Plakbriefjesaantal 12
Badgeclipsaantal 100
Enveloppenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per onderdeel de starttijd, eindtijd, spreker en ruimte, zodat deelnemers weten waarvoor ze zich aanmelden en de catering op het juiste moment kan worden ingepland.
Vraag dieetwensen direct op het aanmeldformulier uit en sluit deze inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de conferentie. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetlijst daarna door aan de cateraar.
Verzamel presentaties en technische wensen minimaal 3 werkdagen vooraf. Controleer per laptop of presentatie of de juiste HDMI-kabel of adapter beschikbaar is en zet een reserve-exemplaar klaar.
Richt de registratiebalie minstens 60 minuten voor de ontvangst in. Leg naamkaartjes en de afgedrukte deelnemerslijst klaar en test tegelijk de microfoons, projector, het scherm en de presentatieklikker.
Controleer de zaal vóór binnenkomst van de deelnemers op opstelling en aansluitingen. Zet stoelen, tafels, podium en spreektafel volgens het programma klaar en bundel verlengkabels en stekkerdozen buiten de looproute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een managementconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open de aanmeldingen zodra deze onderdelen vaststaan en maak het programma uiterlijk 7 dagen voor de conferentie definitief.
Wanneer moet je de catering voor een managementconferentie reserveren?: Reserveer de catering zodra de datum en locatie vastliggen, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef het verwachte aantal deelnemers door en bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst.
Wanneer test je de techniek voor een managementconferentie?: Verzamel presentaties en technische wensen minimaal 3 werkdagen vooraf. Test projector, scherm, microfoons, laptop, HDMI-kabels, adapters en presentatieklikker nogmaals op locatie voordat de registratie opent.
Hoeveel tijd heb je nodig om een managementconferentie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van registratiebalie, stoelen, tafels, podium en techniek. Laat de registratiebalie vervolgens 60 minuten voor de ontvangst gereed zijn, zodat je aansluitingen en naamkaartjes nog kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.