Cómo organizar una conferencia de donantes sin dejar cabos sueltos
Organiza la conferencia en este orden: primero fija la fecha y el lugar, después cierra el programa y confirma a los ponentes. Cuando el contenido esté definido, abre las inscripciones y prepara la logística de asistentes, catering, aparcamiento y señalización. La parte técnica necesita una prueba completa, no solo reservar un proyector. El día anterior, deja listas las acreditaciones, las presentaciones, las bebidas y el material de la sala para que el registro empiece a la hora prevista.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Elaborar el programa
2 personas
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Confirmar ponentes
2 personas
- 5
Diseñar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Enviar recordatorio
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Comprobar la lista de participantes
2 personas
- 11
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 12
Recopilar las presentaciones
- 13
Revisar las presentaciones
2 personas
- 14
Imprimir el programa
2 personas
- 15
Hacer reservas
- 16
Pedir el catering
2 personas
- 17
Reservar técnica
- 18
Crear información de aparcamiento
- 19
Diseñar carteles de ruta
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Comprobar la sala
2 personas
- 25
Montar mesas
4 personas
- 26
Colocar las sillas
4 personas
- 27
Montar la mesa de registro
2 personas
- 28
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 29
Preparar la zona del escenario
3 personas
- 30
Conectar el proyector
2 personas
- 31
Probar los micrófonos
2 personas
- 32
Preparar las presentaciones
2 personas
- 33
Comprobar la iluminación
2 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Colocar señales de ruta
2 personas
- 36
Montar el buffet
4 personas
- 37
Montar el punto de café
2 personas
- 38
Comprobar el catering
2 personas
- 39
Briefing del equipo de recepción
3 personas
Evento
- 40
Registrar a los participantes
3 personas
- 41
Dar la bienvenida
2 personas
- 42
Repartir el programa
2 personas
- 43
Dar el discurso de apertura
- 44
Anunciar al ponente
- 45
Coordinar la presentación
2 personas
- 46
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 47
Servir la pausa para el café
4 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 50
Operar la técnica
2 personas
- 51
Gestionar micrófonos
- 52
Abrir el bufé de la cena
3 personas
- 53
Servir la cena
5 personas
- 54
Reponer el bufé
3 personas
- 55
Rellenar las bebidas
2 personas
- 56
Mostrar información sobre alérgenos
- 57
Guiar el cóctel de networking
3 personas
- 58
Servir aperitivos
3 personas
- 59
Encargarse de las palabras finales de agradecimiento
- 60
Acompañar la salida
2 personas
Seguimiento
- 61
Recoger la vajilla
3 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Recoger el buffet
3 personas
- 64
Apagar el equipo
2 personas
- 65
Asegurar las presentaciones
- 66
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 67
Retirar la decoración
3 personas
- 68
Limpiar el lugar
4 personas
- 69
Limpiar la cocina
3 personas
- 70
Inventariar materiales
2 personas
- 71
Devolver el material alquilado
2 personas
- 72
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 73
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 100
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillas para ponentescant. 4
- Mesa de camerino
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soporte de micrófono
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentación
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 110
- Platos de postrecant. 110
- Tazas de cafécant. 110
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 110
- Cucharillas de cafécant. 110
- Juegos de cubiertos para cenacant. 110
- Cucharonescant. 12
- Pinzas para servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 2
- Jarras de aguacant. 10
- Bandejas para servircant. 12
- Cuencoscant. 16
- Bandejas para mantener calientecant. 6
Oficina
- Tarjetas de nombrecant. 110
- Portanombrescant. 110
- Programascant. 110
- Bolígrafoscant. 120
- Bloc de notascant. 110
- Carpeta de presentación
- Listas de registrocant. 4
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
- Rotuladores fosforescentescant. 6
Decoración
- Mantelescant. 16
- Arreglos floralescant. 8
- Fondo de escenario
- Banderascant. 8
- Cartel de bienvenida
- Señales de rutacant. 6
- Números de mesacant. 12
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
- Focos LEDcant. 4
Limpieza
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Papeleracant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de diseñar y enviar las invitaciones. Pide a cada ponente una confirmación definitiva y recopila su presentación como mínimo 3 días antes para revisarla en el portátil y comprobar los vídeos o enlaces.
- Abre las inscripciones con una fecha límite clara, idealmente 7 días antes de la conferencia. Usa la lista final para preparar las tarjetas con nombres y separar las preferencias dietéticas antes de hacer la reserva del catering.
- Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de recibir al primer asistente: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables HDMI, alargadores y clic de presentación.
- Calcula las pausas desde el programa, no improvises el servicio. Prepara mesas de buffet, platos, cubiertos, vasos, copas, pinzas y cucharones; enfría las bebidas con antelación y deja las máquinas de café y los termos listos antes de abrir la sala.
- Asigna una persona al registro y otra a la sala durante la llegada. Coloca la mesa de registro, imprime el programa, revisa las sillas y mesas, y coloca la información de aparcamiento y los carteles de ruta antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de donantes?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas catering y equipos técnicos. Deja cerrados el programa, los ponentes y el lugar durante las primeras 2 semanas.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones a la conferencia?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y manda un recordatorio 2 o 3 días antes con el horario, la dirección y la información de aparcamiento.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final al proveedor entre 5 y 7 días antes. Añade algunas raciones de margen si la asistencia no está completamente cerrada.
- ¿Cuánto dura la preparación de la sala el día del evento?
- Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada de los asistentes. La comprobación de la sala y del equipo puede ocupar 60 minutos, y el resto se necesita para montar mesas, colocar acreditaciones y preparar el catering.
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