Organiser une conférence de donateurs sans rien laisser au hasard

Une conférence de donateurs se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et le programme, puis les intervenants, les invitations et la logistique d’accueil. Prévoyez plusieurs points de contrôle, car les oublis apparaissent souvent après les inscriptions : besoins alimentaires, badges, présentations ou stationnement. La technique doit être testée dans la salle, pas seulement réservée sur le papier. Le jour venu, une équipe doit ouvrir le lieu assez tôt pour vérifier les tables, le son, les projections et le buffet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer le programme
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
2 personnes
5
Concevoir les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Envoyer un rappel
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier la liste des participants
2 personnes
11
Créer des badges nominatifs
2 personnes
12
Rassembler les présentations
13
Vérifier les présentations
2 personnes
14
Imprimer le programme
2 personnes
15
Faire les réservations
16
Commander le catering
2 personnes
17
Réserver la technique
18
Créer les informations de stationnement
19
Concevoir les panneaux d’orientation
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier la salle
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
29
Aménager la zone de podium
3 personnes
30
Brancher le projecteur
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Préparer les présentations
2 personnes
33
Vérifier l'éclairage
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Monter le buffet
4 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Vérifier le catering
2 personnes
39
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Accueillir les participants
2 personnes
42
Distribuer le programme
2 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Annoncer l’orateur
45
Animer la présentation
2 personnes
46
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
47
Servir la pause-café
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Accompagner les intervenants
2 personnes
50
Gérer la technique
2 personnes
51
Gérer les micros
52
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
53
Servir le dîner
5 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Afficher les informations sur les allergènes
57
Animer le cocktail networking
3 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Assurer le mot de remerciement final
60
Accompagner le départ
2 personnes

Suivi

61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Démonter le buffet
3 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Sécuriser les présentations
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Nettoyer la cuisine
3 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Table de loge

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 110
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 110
Cuillères à caféqté 110
Sets de couverts pour le dînerqté 110
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 10
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Bacs de maintien au chaudqté 6

Bureau

Badges nominatifsqté 110
Supports de badges nominatifsqté 110
Programmesqté 110
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 110
Dossier de présentation
Listes d'inscriptionqté 4
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3
Marqueursqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Fond de scène
Drapeauxqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Projecteurs LEDqté 4

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les intervenants, puis confirmez chaque participation par écrit au plus tard deux semaines avant la conférence. Cela vous laisse le temps d’ajuster le programme et les invitations.
Envoyez les invitations au moins quatre semaines à l’avance et programmez un rappel 5 à 7 jours avant. Fermez les inscriptions 3 jours avant afin de vérifier les participants, les badges et les besoins alimentaires.
Demandez les présentations au plus tard 48 heures avant l’événement et testez chaque fichier sur l’ordinateur portable avec le vidéoprojecteur. Gardez aussi une copie sur une clé USB et vérifiez le format des vidéos et des polices.
Réservez la technique, le catering et les tables de buffet dès que le nombre prévisionnel est connu. Pour l’accueil, installez la table d’inscription, les badges et les informations de stationnement à un endroit visible dès l’entrée.
Ouvrez la salle 2 heures avant l’arrivée des participants. Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les multiprises, puis refroidissez les boissons et préparez le café avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de donateurs ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour une conférence avec plusieurs intervenants et du catering. Commencez plutôt 8 à 10 semaines à l’avance si le lieu, la technique ou les inscriptions demandent une coordination importante.
Quand envoyer les invitations à une conférence de donateurs ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date retenue. Envoyez un rappel 5 à 7 jours avant, puis arrêtez les inscriptions environ 3 jours avant pour finaliser les badges, les repas et le plan de salle.
Quand confirmer les intervenants ?: Demandez une première réponse dès la prise de contact, puis obtenez une confirmation définitive au plus tard 2 semaines avant l’événement. Les titres des interventions et les présentations finales peuvent être contrôlés 48 heures avant.
À quelle heure faut-il arriver le jour de la conférence ?: Prévoyez l’ouverture du lieu 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les tables, de tester le son et la projection, de placer les panneaux et de préparer les boissons, le café et les en-cas.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.