Zo organiseer je een donorconferentie

Begin met de datum, locatie en het doel van de donorconferentie. Werk daarna het programma uit, leg sprekers vast en open de aanmeldingen. Zodra de eerste reacties binnenkomen, verzamel je dieetwensen en controleer je de deelnemerslijst. Plan uiterlijk een week vooraf een technische controle en verzamel alle presentaties. Op de dag zelf draait een goede ontvangst om een duidelijke registratietafel, naamkaartjes, routeborden en een zaal die vóór aankomst volledig is ingericht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma opstellen
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Herinnering versturen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst controleren
2 personen
11
Naamkaartjes maken
2 personen
12
Presentaties verzamelen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Programma afdrukken
2 personen
15
Reserveringen maken
16
Catering bestellen
2 personen
17
Techniek reserveren
18
Parkeerinformatie maken
19
Routeborden ontwerpen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Zaal controleren
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
29
Podiumgedeelte inrichten
3 personen
30
Projector aansluiten
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Presentaties klaarzetten
2 personen
33
Verlichting controleren
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Routeborden plaatsen
2 personen
36
Buffet opbouwen
4 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Catering controleren
2 personen
39
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Welkom heten
2 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Spreker aankondigen
45
Presentatie begeleiden
2 personen
46
Vragenronde begeleiden
2 personen
47
Koffiepauze serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Sprekers begeleiden
2 personen
50
Techniek bedienen
2 personen
51
Microfoons beheren
52
Dinerbuffet openen
3 personen
53
Diner serveren
5 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Allergeneninformatie tonen
57
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Laatste dankwoord verzorgen
60
Vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Buffet opruimen
3 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Presentaties veiligstellen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Keuken schoonmaken
3 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
2 personen
73
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4
Kleedkamertafel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 110
Koffielepelsaantal 110
Dinerbesteksetsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 10
Serveerplateausaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Warmhoudbakkenaantal 6

Kantoor

Naamkaartjesaantal 110
Naambadgehoudersaantal 110
Programma'saantal 110
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 110
Presentatiemap
Registratielijstenaantal 4
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Markeerstiftenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Podiumachterwand
Vlaggenaantal 8
Welkomstbord
Routebordenaantal 6
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
LED-spotsaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer per spreker tijd voor presentatie, vragen en wisselen; verzamel alle presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf op één laptop.
Stuur een eerste uitnodiging zodra datum, locatie en programmaonderdelen bekend zijn. Verstuur een herinnering 7 dagen vooraf en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de conferentie voor catering en naamkaartjes.
Controleer de techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook in combinatie: beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers. Test dit minimaal 2 uur vóór de eerste deelnemer arriveert.
Maak parkeerinformatie en routeborden onderdeel van de uitnodiging en ontvangst. Zet de registratietafel minstens 30 minuten vóór opening klaar met deelnemerslijst en naamkaartjes.
Bestel catering op basis van de gecontroleerde deelnemerslijst en houd dieetwensen apart zichtbaar voor de cateraar. Koel dranken vooraf en zet koffiezetapparaten en thermoskannen klaar voordat de zaal opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een donorconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Benader sprekers direct daarna, zodat je uiterlijk 6 weken vooraf uitnodigingen kunt versturen.
Wanneer moet je sprekers voor een donorconferentie bevestigen?: Bevestig sprekers uiterlijk 6 weken vóór de conferentie en vraag hun definitieve presentatie uiterlijk 3 dagen vooraf op. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste technische controle of briefing.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een donorconferentie?: Stuur de herinnering 7 dagen vóór de bijeenkomst. Vermeld daarin het programma, de route, parkeerinformatie en een uiterste termijn voor wijzigingen in dieetwensen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een donorconferentie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het controleren van de zaal, het opstellen van tafels en het testen van de techniek. Zet de registratie minstens 30 minuten vóór ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.