Cómo organizar una carrera solidaria sin dejar cabos sueltos

Una carrera solidaria se organiza en dos líneas paralelas: el recorrido y la operación del día. Empieza fijando fecha, ruta, recinto y permisos; después abre las inscripciones y busca voluntarios con tiempo. La seguridad, los cortes de tráfico y los primeros auxilios deben quedar cerrados antes de promocionar el evento. En las últimas semanas, el trabajo pasa a dorsales, grupos de salida, señalización, material y bebidas frías.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Reservar el recinto y el terreno
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
6
Hacer segura la ruta para el tráfico
2 personas
7
Preparar la distribución de salida y meta
2 personas
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Distribuir paquetes de patrocinio
2 personas
11
Abrir el formulario de inscripción
12
Publicar promoción en redes sociales
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
16
Confirmar a los voluntarios de primeros auxilios
17
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
18
Dividir los grupos de salida
2 personas
19
Imprimir los dorsales
20
Imprimir formularios de patrocinio
21
Preparar los carteles de ruta
2 personas
22
Comprobar la lista de la compra
23
Hacer la compra
2 personas
24
Ordenar los números de salida por participante
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar fruta y pan
3 personas
27
Comprobar el pronóstico del tiempo
28
Confirmar el turno de voluntariado

Evento

29
Inspeccionar el recinto
2 personas
30
Trazar la ruta
6 personas
31
Montar el arco de salida y meta
3 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
34
Preparar el buffet de catering
3 personas
35
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
36
Probar el sistema de sonido
2 personas
37
Realizar el control de ruta
4 personas
38
Inscribir voluntarios
2 personas
39
Instruir a los voluntarios
3 personas
40
Recepción de participantes
4 personas
41
Repartir dorsales
4 personas
42
Recoger los formularios de patrocinio
2 personas
43
Guiar el calentamiento
2 personas
44
Encargarse del disparo de salida
2 personas
45
Atender el puesto de ruta
8 personas
46
Registrar la meta
3 personas
47
Repartir agua
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir fruta y aperitivos
3 personas
50
Encargarse de la música y los anuncios
2 personas
51
Anunciar los resultados provisionales
52
Registrar la asistencia médica
2 personas
53
Agradecer a los participantes
2 personas
54
Gestionar la entrega de premios
3 personas
55
Recopilar los datos de donación
2 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Recoger los carteles de ruta
4 personas

Seguimiento

60
Limpiar el recinto
6 personas
61
Desmontar el mobiliario
4 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Limpiar el recinto
4 personas
65
Inventariar materiales
2 personas
66
Devolver el material prestado
2 personas
67
Procesar los importes de los patrocinadores
2 personas
68
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
69
Publicar los ingresos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas de buffetcant. 6
Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 12
Percheroscant. 2

Material deportivo

Dorsalescant. 250
Imperdiblescant. 500
Conos de señalizacióncant. 40
Puntos de rutacant. 30
Carteles de rutacant. 25
Cinta de balizamientocant. 8
Cronómetroscant. 6
Cintas métricascant. 2
Pistola de salida
Colchonetas de calentamientocant. 20
Cordones de repuestocant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Portátilescant. 2
Cargadores móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 10
Baterías externascant. 6
Impresora
Baterías de repuestocant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 40

Decoración

Arco de salida y meta
Guirnaldascant. 12
Banners de patrocinadorescant. 10
Carteles direccionalescant. 20
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 6
Portalápicescant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Rollos de cuerdacant. 4
Bridascant. 200

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Señales para reguladores de tráficocant. 8
Rollos de mantascant. 4
Mantas de emergenciacant. 20

Catering

Compras
Jarras de aguacant. 12
Cestas de pancant. 8
Cuencos fríoscant. 12
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Recipientes herméticoscant. 20
Pinzas de cocinacant. 8
Bandeja para filtros de cafécant. 3
Dispensadores de bebidascant. 6
Alfombrillas de refrigeracióncant. 10
Vasos térmicoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 6
Escobas de manocant. 4

Consejos

Cierra la ruta y los permisos antes de publicar la inscripción. Reserva al menos 8 semanas para comprobar el seguro, preparar el plan de seguridad y coordinar la circulación en cada tramo.
Calcula los puestos a partir del recorrido, no solo del número de corredores. Coloca puntos de ruta, conos, cinta de balizamiento y carteles, y asigna a cada voluntario una posición y un horario concretos.
Abre las inscripciones cuando ya tengas definida la salida y la meta. Pide las preferencias dietéticas desde el formulario para no descubrir la última semana que faltan opciones de avituallamiento.
Haz una lista separada para corredores, voluntarios y organización. Los dorsales, imperdibles, cronómetros, micrófonos, cables, regletas y cargadores suelen olvidarse porque no se compran en la misma categoría.
Ordena los dorsales por participante y divide los grupos de salida entre 3 y 5 días antes. El día anterior deja preparadas las mesas de inscripción, enfría las bebidas y prueba el equipo de sonido con los micrófonos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera solidaria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar permisos, seguro, ruta, patrocinadores, voluntarios e inscripciones sin concentrar toda la coordinación en los últimos días.
¿Cuándo se deben solicitar los permisos para una carrera solidaria?: Solicítalos en cuanto estén fijadas la fecha y la ruta, idealmente 8 semanas antes. Los cortes de tráfico y el uso de un recinto pueden requerir revisiones o documentación adicional.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una carrera?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada puesto de ruta, más 2 o 3 para inscripción, 2 para salida y meta y un equipo de primeros auxilios confirmado. Ajusta la cifra después de dividir el recorrido en tramos.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales y los grupos de salida?: Imprime los dorsales y ordénalos por participante entre 3 y 5 días antes. Divide los grupos de salida cuando el registro esté prácticamente cerrado, y deja una pequeña reserva para cambios de última hora.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.