Zo organiseer je een sponsorloop zonder last-minute problemen

Begin een sponsorloop niet met de promotie, maar met de datum, route en locatie. Controleer daarna vergunningen, verzekering en verkeersveiligheid voordat je deelnemers uitnodigt. Open vervolgens de aanmelding en verspreid sponsorpakketten, terwijl je vrijwilligers en EHBO vastlegt. In de laatste week draait alles om een duidelijke start- en finishindeling, routebordjes, startnummers en gekoelde dranken. Zo voorkom je dat belangrijke zaken pas op de ochtend zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Route verkeersveilig maken
2 personen
7
Start- en finishindeling maken
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsorpakketten verspreiden
2 personen
11
Aanmeldformulier openen
12
Promotie op sociale media plaatsen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
16
EHBO-vrijwilligers bevestigen
17
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
18
Startgroepen indelen
2 personen
19
Startnummers afdrukken
20
Sponsorformulieren afdrukken
21
Routebordjes voorbereiden
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Startnummers per deelnemer sorteren
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Fruit en brood voorbereiden
3 personen
27
Weersverwachting controleren
28
Vrijwilligersdienst bevestigen

Event

29
Terrein inspecteren
2 personen
30
Route uitzetten
6 personen
31
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
EHBO-punt inrichten
2 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Routecontrole uitvoeren
4 personen
38
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Startnummers uitdelen
4 personen
42
Sponsorformulieren innemen
2 personen
43
Warming-up begeleiden
2 personen
44
Startschot verzorgen
2 personen
45
Routepost bemannen
8 personen
46
Finish registreren
3 personen
47
Water uitdelen
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Fruit en snacks serveren
3 personen
50
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
51
Tussenstanden bekendmaken
52
Medische hulp registreren
2 personen
53
Deelnemers bedanken
2 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Donatiegegevens verzamelen
2 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Buffet aanvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Routebordjes verzamelen
4 personen

Nazorg

60
Terrein opruimen
6 personen
61
Meubilair afbreken
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Sponsorbedragen verwerken
2 personen
68
Bedankberichten versturen
2 personen
69
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Markeerkegelsaantal 40
Routepionnenaantal 30
Routebordjesaantal 25
Afzetlintaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 2
Startpistool
Warming-upmattenaantal 20
Reservevetersaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Laptopsaantal 2
Mobiele opladersaantal 8
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Printer
Reservebatterijenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 40

Decoratie

Start-finishboog
Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Prikbordenaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Pennenbakkenaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Touwrollenaantal 4
Tie-wrapsaantal 200

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 20
Verkeersregelaarsbordenaantal 8
Dekenrollenaantal 4
Nooddekensaantal 20

Catering

Boodschappen
Waterkannenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Koelkommenaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Vershoudbakkenaantal 20
Keukentangenaantal 8
Koffiefilterschaalaantal 3
Drankdispensersaantal 6
Koelmattenaantal 10
Thermosbekersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 6
Handvegersaantal 4

Tips

Leg de route minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer kruisingen, smalle stukken en plekken waar verkeersregelaars nodig zijn voordat je de route publiceert.
Maak één aanmeldformulier waarin je contactgegevens, startgroep en dieetwensen verzamelt. Sluit de inschrijving uiterlijk 5 dagen voor de sponsorloop, zodat je startnummers per deelnemer kunt sorteren.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Bevestig EHBO-vrijwilligers en verkeersregelaars uiterlijk 1 week vooraf en geef hen een korte instructie met hun post, telefoonnummer en taak.
Werk de start- en finishindeling minstens 3 dagen vooraf uit. Reserveer aparte plekken voor inschrijving, startnummers, sponsorformulieren, EHBO en de geluidsinstallatie; dat voorkomt opstoppingen bij de start.
Zet routebordjes, routepionnen en afzetlint op de dag zelf ruim vóór de eerste start klaar. Koel dranken minstens 4 uur vooraf en leg herbruikbare bekers, thermoskannen en opladers op vaste tafels klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route reserveren, vergunningen controleren, vrijwilligers werven en sponsorpakketten verspreiden. Houd de laatste week vrij voor startnummers en veiligheidscontroles.
Wanneer moet ik de vergunning voor een sponsorloop regelen?: Controleer de vergunningseisen direct nadat datum en route zijn vastgesteld, dus ongeveer 8 tot 12 weken voor het evenement. De termijn verschilt per gemeente; wacht niet tot de promotie al is gestart.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per belangrijk routepunt en daarnaast op mensen voor inschrijving, start, finish en EHBO. Voor een kleine sponsorloop zijn vaak 10 tot 15 vrijwilligers nodig; maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een sponsorloop?: Sluit de inschrijving ongeveer 5 dagen voor de start. Dan heb je tijd om startnummers af te drukken, deelnemers per startgroep in te delen en dieetwensen of andere praktische informatie te verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.