Organiser une course caritative sans rien laisser au hasard

Une course caritative se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme un événement sportif. Commencez par fixer la date, le parcours et le lieu d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité doivent être confirmés assez tôt, car ils conditionnent le balisage et le nombre de bénévoles. Ensuite, structurez les départs, les ravitaillements, l’accueil et la collecte des dons jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu et le terrain
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Sécuriser l’itinéraire pour la circulation
2 personnes
7
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Distribuer les packs de sponsoring
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les bénévoles de premiers secours
17
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
18
Répartir les groupes de départ
2 personnes
19
Imprimer les dossards
20
Imprimer les formulaires de sponsor
21
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Trier les numéros de départ par participant
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les fruits et le pain
3 personnes
27
Vérifier les prévisions météo
28
Confirmer le service des bénévoles

Événement

29
Inspecter le site
2 personnes
30
Tracer l’itinéraire
6 personnes
31
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Effectuer un contrôle du parcours
4 personnes
38
Inscrire les bénévoles
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes
40
Accueillir les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
4 personnes
42
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
43
Animer l'échauffement
2 personnes
44
Donner le coup de départ
2 personnes
45
Tenir le poste de route
8 personnes
46
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
47
Distribuer de l'eau
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
50
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
51
Annoncer les classements intermédiaires
52
Enregistrer les secours médicaux
2 personnes
53
Remercier les participants
2 personnes
54
Assurer la remise des prix
3 personnes
55
Collecter les données des dons
2 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Rassembler les panneaux de parcours
4 personnes

Suivi

60
Ranger le site
6 personnes
61
Démonter le mobilier
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Traiter les montants des sponsors
2 personnes
68
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
69
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Cônes de signalisationqté 40
Piquets de parcoursqté 30
Panneaux d’orientationqté 25
Ruban de balisageqté 8
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 2
Pistolet de départ
Tapis d’échauffementqté 20
Lacets de rechangeqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Chargeurs mobilesqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Imprimante
Piles de rechangeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 40

Décoration

Arche de départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières sponsorsqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Pots à crayonsqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Rouleaux de cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 20
Panneaux de signalisation pour les agents de circulationqté 8
Rouleaux de couverturesqté 4
Couvertures de survieqté 20

Catering

Courses
Carafes d’eauqté 12
Corbeilles à painqté 8
Bacs à glaceqté 12
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Boîtes de conservationqté 20
Pinces de cuisineqté 8
Corbeille à filtres à caféqté 3
Distributeurs de boissonsqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 10
Mugs isothermesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 6
Balais à mainqté 4

Conseils

Bloquez le parcours au moins 8 à 12 semaines avant la course. Vérifiez chaque croisement, prévoyez les panneaux d’orientation et indiquez précisément où les régulateurs de trafic devront se placer.
Dimensionnez l’équipe selon le parcours, pas seulement selon le nombre de coureurs : prévoyez au minimum un bénévole par point de circulation sensible, plus une équipe dédiée au départ, à l’arrivée et à l’inscription.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour imprimer les dossards, trier les numéros par participant et répartir les groupes de départ. Gardez une courte liste de corrections le matin même.
Recueillez les besoins alimentaires dès le formulaire d’inscription et faites les achats après avoir consolidé les réponses. Refroidissez les boissons la veille et prévoyez des glacières ainsi que des gobelets réutilisables sur les points de ravitaillement.
Organisez un briefing séparé pour les bénévoles de premiers secours et les régulateurs de trafic, idéalement 30 à 45 minutes avant l’ouverture au public. Donnez-leur le plan, les numéros d’urgence et la procédure à suivre en cas d’incident.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course avec parcours extérieur. Ce délai permet de confirmer les autorisations, l’assurance, la circulation, les bénévoles et les inscriptions sans tout régler dans les derniers jours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez-les quelques jours avant le départ afin d’avoir le temps d’imprimer les dossards, de traiter les besoins alimentaires et de former les groupes.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend surtout du parcours : comptez au minimum un bénévole pour chaque croisement à sécuriser, puis ajoutez des équipes pour l’accueil, les départs, l’arrivée, le ravitaillement et les premiers secours. Faites la répartition définitive 3 à 7 jours avant l’événement.
Quand préparer le plan de sécurité et les autorisations ?: Commencez le plan de sécurité dès que l’itinéraire est fixé, idéalement 8 semaines avant la course. Vérifiez les autorisations et l’assurance avant de publier largement l’événement ou d’engager des dépenses importantes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.