Cómo organizar una carrera de barcos modelo

Una carrera de barcos modelo necesita más coordinación de la que parece: hay que asegurar el recinto y el permiso, informar al gestor del agua y dejar claras las reglas. Empieza por definir las categorías, el recorrido y el sistema de puntuación antes de abrir las inscripciones. Después organiza voluntarios, jurado, seguridad, cronometraje y la zona de registro. La revisión de barcos, controles y baterías debe hacerse antes del día de la carrera, no durante la llegada de los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Solicitar permiso de competición
3
Informar al gestor del agua
4
Comprobar el seguro
5
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
6
Definir las categorías de la carrera
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Colocar la promoción
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Comprobar los datos de los participantes
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Programar voluntarios
2 personas
14
Confirmar al jurado
15
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
16
Trazar el recorrido
2 personas
17
Crear el orden de salida
18
Asignar números de competición
19
Encargar premios y medallas
20
Pedir el catering
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Volver a informar a los participantes
23
Hacer la compra
2 personas
24
Comprobar los barcos y las baterías
3 personas
25
Cargar baterías
2 personas
26
Preparar los premios
27
Preparar el paquete de participantes
2 personas
28
Guardar el catering en frío
2 personas
29
Cargar el material
3 personas
30
Inspeccionar el recinto
2 personas
31
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
32
Montar carpas
4 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Delimitar el recorrido
4 personas
35
Colocar las boyas en el agua
3 personas
36
Colocar la línea de salida y meta
3 personas
37
Preparar la mesa del jurado
2 personas
38
Montar el mostrador de registro
2 personas
39
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
40
Probar el sistema de sonido
2 personas
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar aperitivos
3 personas
44
Preparar café y té
2 personas
45
Colocar el material de seguridad
3 personas
46
Exponer los barcos
2 personas

Evento

47
Abrir el mostrador de registro
2 personas
48
Recepción de participantes
3 personas
49
Inspeccionar técnicamente los barcos
3 personas
50
Dar la charla de seguridad
2 personas
51
Liberar la pista
3 personas
52
Iniciar las carreras
3 personas
53
Registrar los tiempos por vuelta
3 personas
54
Sacar los barcos del agua
3 personas
55
Servir las bebidas
3 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Informar al público
2 personas
60
Anunciar a los finalistas
61
Remar la final
4 personas
62
Comprobar a los ganadores
2 personas
63
Gestionar la entrega de premios
3 personas
64
Despedir a los participantes
2 personas
65
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

66
Sacar las boyas del agua
3 personas
67
Apagar el equipo de carrera
2 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar el material de la tienda
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Cargar los barcos y las baterías
3 personas
74
Inventariar el material
2 personas
75
Limpiar y secar el material
3 personas
76
Devolver el material de alquiler
2 personas
77
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesas altascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Bases para sombrillascant. 6

Equipo

Relojes de cronometrajecant. 4
Cronómetroscant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Portátil
Impresora
Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadores de bateríacant. 12

Material deportivo

Barcos a escalacant. 20
Hélices de repuestocant. 30
Baterías de repuestocant. 20
Boyas de competicióncant. 12
Banderas de salidacant. 3
Bandera de meta
Pegatinas con número de dorsalcant. 30
Cabos de amarrecant. 12
Cinta métricacant. 2
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 6
Soportes para barcos modelocant. 20
Controles de reservacant. 3
Maletines de herramientascant. 3

Seguridad

Boyas de rescatecant. 3
Cuerdas de lanzamientocant. 3
Chalecos salvavidascant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternas impermeablescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Vallas de separacióncant. 20
Señales de advertenciacant. 8
Chalecos reflectantescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Pósters del concursocant. 10
Mantelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto, los permisos y el seguro antes de publicar la inscripción. Informa también al gestor del agua y confirma por escrito qué zonas pueden utilizarse.
Define las categorías, las reglas y el recorrido antes de enviar invitaciones. Indica la hora de registro, el orden de salida y qué ocurre si un barco abandona el circuito.
Prepara el orden de salida y los números de competición al menos 24 horas antes. Imprime una copia para el registro, otra para el jurado y una tercera para la persona que anuncia las salidas.
Comprueba cada barco, control y batería antes de la carrera y carga las baterías con antelación. Ten hélices, controles y baterías de repuesto separados en cajas impermeables.
Revisa el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes y vuelve a informar a los participantes si cambia el plan. En el recinto, prueba los walkie-talkies, el cronometraje, el micrófono y las conexiones eléctricas antes de abrir el registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de barcos modelo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, solicitar permisos, comprobar el seguro y publicar la inscripción. Deja la última semana para cerrar el orden de salida, confirmar voluntarios y revisar el material.
¿Qué permisos hacen falta para una carrera de barcos modelo?: Como mínimo debes comprobar el permiso de competición y avisar al gestor del agua. Hazlo antes de anunciar la fecha; el plazo depende del recinto y de la autoridad responsable, así que confirma los requisitos por escrito.
¿Cuándo hay que cargar las baterías de los barcos modelo?: Comprueba los barcos, los controles y las baterías el día anterior, y carga las baterías antes de que lleguen los participantes. Lleva baterías de repuesto y cargadores para evitar interrupciones entre mangas.
¿Cómo se organiza el orden de salida?: Cierra las inscripciones y verifica los datos de los participantes al menos 24 horas antes. Después asigna los números, agrupa las categorías y publica un orden con la hora de registro y la salida de cada manga.

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