Organiser une course de bateaux modèles, étape par étape

Une course de bateaux modèles se prépare d’abord sur l’eau, mais les problèmes viennent souvent de l’administratif et de la logistique. Commencez par réserver le site, obtenir l’autorisation de compétition et informer le gestionnaire des eaux. Ensuite, fixez les catégories, le règlement et les inscriptions avant de construire le parcours et le planning des départs. Les derniers jours servent surtout à vérifier les participants, la météo, les batteries et les rôles de chacun.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Informer le gestionnaire des eaux
4
Vérifier l’assurance
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Définir les catégories de course
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Afficher la promotion
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Vérifier les données des participants
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Planifier les bénévoles
2 personnes
14
Confirmer les jurés
15
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
16
Tracer le parcours
2 personnes
17
Établir l’ordre de départ
18
Attribuer les numéros de course
19
Commander les prix et médailles
20
Commander le catering
21
Vérifier les prévisions météo
22
Informer à nouveau les participants
23
Faire les courses
2 personnes
24
Vérifier les bateaux et les batteries
3 personnes
25
Recharger les batteries
2 personnes
26
Préparer les prix
27
Composer le pack participant
2 personnes
28
Stocker le catering au frais
2 personnes
29
Charger le matériel
3 personnes
30
Inspecter le site
2 personnes
31
Balisage du parking
2 personnes
32
Installer les tentes de fête
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Balisage du parcours
4 personnes
35
Mettre les bouées dans l’eau
3 personnes
36
Installer les lignes de départ et d'arrivée
3 personnes
37
Installer la table du jury
2 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
39
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Installer le matériel de sécurité
3 personnes
46
Exposer les bateaux
2 personnes

Événement

47
Ouvrir le comptoir d'inscription
2 personnes
48
Accueillir les participants
3 personnes
49
Faire l’inspection technique des bateaux
3 personnes
50
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
51
Autoriser le départ du circuit
3 personnes
52
Lancer les courses
3 personnes
53
Enregistrer les temps au tour
3 personnes
54
Sortir les bateaux de l'eau
3 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Informer le public
2 personnes
60
Annoncer les finalistes
61
Nage finale
4 personnes
62
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
63
Assurer la remise des prix
3 personnes
64
Faire ses adieux aux participants
2 personnes
65
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

66
Retirer les bouées de l’eau
3 personnes
67
Éteindre le matériel de course
2 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter le matériel de tente
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Charger les bateaux et les batteries
3 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
76
Retourner le matériel loué
2 personnes
77
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Caisses de rangementqté 12
Pieds de parasolqté 6

Équipement

Horloges de chronométrageqté 4
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateur portable
Imprimante
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 12

Matériel de sport

Maquettes de bateauxqté 20
Hélices de rechangeqté 30
Batteries de secoursqté 20
Bouées de compétitionqté 12
Drapeaux de départqté 3
Drapeau d'arrivée
Autocollants de dossardqté 30
Lignes de bouéesqté 12
Mètre rubanqté 2
Mallettes de rangement étanchesqté 6
Supports pour maquettes de bateauxqté 20
Télécommandes de rechangeqté 3
Boîtes à outilsqté 3

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 3
Lignes de lancerqté 3
Gilets de sauvetageqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de poche étanchesqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Panneaux d'avertissementqté 8
Gilets de sécuritéqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Affiches du matchqté 10
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le plan d’eau et lancez les demandes d’autorisation plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez aussi l’assurance et les règles imposées par le gestionnaire des eaux avant de publier l’inscription.
Fermez les inscriptions à une date précise, puis contrôlez les coordonnées, les catégories et les besoins alimentaires. Préparez ensuite les numéros de course et l’ordre de départ pour éviter les changements au dernier moment.
Tracez le parcours avant le jour de la course et repérez les zones interdites au public. Prévoyez les bouées, les lignes de bouées, les drapeaux de départ et d’arrivée, ainsi qu’une solution claire pour signaler un incident.
Attribuez les postes des bénévoles au moins une semaine avant l’événement : inscription, jury, chronométrage, sécurité et assistance technique. Confirmez les jurés séparément et distribuez les talkies-walkies avant le premier départ.
Ne rechargez pas les batteries uniquement le matin de la compétition. Vérifiez chaque bateau et chaque télécommande la veille, puis regroupez les chargeurs, batteries de secours, hélices et pièces de rechange dans des mallettes étanches.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de bateaux modèles ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le site, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions, confirmer les jurés et commander les récompenses.
Quand faut-il fermer les inscriptions à la course ?: Fermez-les environ 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les données, attribuer les numéros, établir l’ordre de départ et informer les participants.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de bateaux modèles ?: Contrôlez les bateaux, les batteries, les télécommandes, les chronomètres et le système de sonorisation. Vérifiez aussi les prévisions météo et rechargez toutes les batteries nécessaires avant l’arrivée du public.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course de bateaux modèles ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’inscription, 2 au chronométrage et au jury, et 1 responsable de la sécurité sur l’eau. Ajoutez 1 ou 2 personnes pour l’installation et l’assistance technique selon le nombre de participants.

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