Cómo organizar un mercado navideño de creadores

Organizar un mercado navideño de creadores empieza mucho antes de montar los puestos. Primero fija la fecha, confirma el lugar y revisa permisos, seguro, electricidad y accesos. Después define las dimensiones de cada puesto, abre las inscripciones y selecciona participantes que encajen con el espacio disponible. En las semanas finales tendrás que cerrar la distribución, enviar instrucciones claras y coordinar pagos, voluntarios, iluminación y seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
5
Fijar las dimensiones del puesto
6
Invitar a los creadores
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Escribir texto promocional
9
Publicar el evento en línea
10
Repartir flyers
3 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Seleccionar creadores
2 personas
13
Confirmar participantes
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Asignar la distribución de los puestos
2 personas
16
Enviar información a los participantes
2 personas
17
Reservar proveedores
18
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
19
Probar la iluminación
2 personas
20
Definir el método de pago
21
Redactar el procedimiento de caja
22
Programar a los voluntarios
2 personas
23
Registrar contacto de primeros auxilios
24
Crear instrucciones de seguridad
2 personas
25
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Comprar provisiones
3 personas
28
Recoger los materiales
3 personas
29
Preparar la caja y el cambio
2 personas
30
Clasificar las compras
3 personas
31
Preparar café y té
2 personas
32
Preparar aperitivos
3 personas
33
Enfriar las bebidas
2 personas
34
Cerrar el recinto
2 personas
35
Montar puestos y carpas
6 personas
36
Colocar mesas y sillas
4 personas
37
Tender la electricidad y los cables
2 personas
38
Colgar la iluminación
3 personas
39
Colgar la decoración navideña
3 personas
40
Recibir a los creadores
3 personas
41
Asignar los puestos a los creadores
2 personas
42
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
43
Colgar listas de precios
2 personas
44
Montar el buffet de catering
3 personas
45
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
46
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
47
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

48
Abrir la caja
2 personas
49
Recibir a los visitantes
3 personas
50
Atender el punto de información
2 personas
51
Poner música navideña
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños
58
Revisar los puestos y los pasillos
2 personas
59
Apoyar a los creadores con preguntas
2 personas
60
Cerrar la caja
2 personas
61
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
62
Ayudar a los makers a desmontar
3 personas

Seguimiento

63
Desmontar carpas y puestos
6 personas
64
Recoger el mobiliario
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Retirar la iluminación
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
69
Barrer y limpiar el recinto
4 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver el material prestado
3 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Registrar objetos perdidos
74
Recopilar facturas y recibos
75
Gestionar la fianza y los pagos
76
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 18
Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Taburetescant. 12
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 4
Pesos para carpascant. 36

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 60
Vasos para aguacant. 60
Platos de postrecant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Micrófono de mano
Altavoz Bluetoothcant. 2
Cajas registradorascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cajas de cambiocant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Mantelescant. 18
Manteles para puestoscant. 18
Tarjetas de nombrecant. 30
Listas de precioscant. 24
Señales de orientacióncant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cubiterascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Paños de limpiezacant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Postes de delimitacióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Dibuja la distribución antes de confirmar a los creadores. Define el ancho y fondo de cada puesto, deja pasillos transitables y reserva espacio para buffet, café, primeros auxilios y almacenamiento.
Cierra las inscripciones con al menos 3 semanas de margen. Así puedes seleccionar participantes, confirmar sus datos y asignar puestos sin rehacer el plano a última hora.
Comprueba la electricidad en el lugar, no solo sobre el papel. Prueba la iluminación y calcula la longitud de los cables antes del montaje; lleva regletas y enrollacables para evitar conexiones improvisadas.
Envía a cada participante una hoja con su puesto, horario de montaje, ruta de llegada, aparcamiento y método de pago. Incluye también una fecha límite para comunicar preferencias dietéticas o necesidades especiales.
Programa a los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrega instrucciones de seguridad por escrito. Ten identificado el contacto de primeros auxilios antes de abrir y comprueba que las carpas estén bien sujetas con pesos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de creadores?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, las reservas y la captación de creadores suelen requerir más tiempo del previsto; deja las 2 últimas semanas para confirmar detalles y preparar el montaje.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los creadores?: Ábrelas aproximadamente 6 semanas antes y ciérralas 3 semanas antes del mercado. Ese margen permite revisar solicitudes, seleccionar participantes y enviar la asignación definitiva de los puestos.
¿Cuánto espacio hay que dejar entre los puestos del mercado?: Define primero las dimensiones de cada puesto y deja pasillos de al menos 1,5 metros donde esperes circulación continua. Añade espacio extra delante de los puestos de comida, café o productos que puedan formar cola.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un mercado navideño?: Revisa la distribución, electricidad, iluminación, pesos de las carpas, mesas, sillas, señalización y medios de pago. También confirma los turnos de voluntarios y vuelve a enviar la información de llegada al menos 24 horas antes.

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